Outils de gestion du changement
Ensuite, commencez à découvrir les outils de gestion des changements de Procore. Il existe deux options pour configurer ces outils : (1) Activer les outils Ordres de service et Événements de changement ou (2) Activer uniquement l’outil Ordres de service.
Ordres de service avec Événements de changement
Les événements de changement sont créés pour tout ce qui, sur un projet, semble pouvoir générer un coût supplémentaire. La création d’un événement de changement vous permet de vous préparer au coût d’un changement avant qu’il ne devienne un coût réel. Après avoir créé un événement de changement, vous pouvez ensuite créer une DDD (Demande de devis), qui sera envoyée aux sous-traitants appropriés pour tarification. Lorsque les DDD sont créées et que les sous-traitants assignés y répondent, les ordres de service peuvent être créés en fonction du devis soumis.
Configurez vos paramètres de niveau d’ordre de service. Vous pouvez choisir entre un paramètre d’ordre de service à un (1), deux (2) et trois (3) niveaux. Chaque niveau ajoute une couche au flux de travail global de gestion du changement de votre équipe. Un nombre inférieur de niveaux offre le flux de travail le plus simple. Un nombre accru de niveaux offre à votre équipe un flux de travail plus complexe, mais donne à votre équipe plus de contrôle sur les changements. Les paramètres les plus courants parmi les utilisateurs de Procore sont d’utiliser le paramètre à un (1) ou deux (2) niveaux. En savoir plus, voir Quels sont les différents paramètres de niveau d’ordre de service dans Finances du projet ? Une fois que vous avez décidé, vous pouvez configurer le nombre de niveaux d’ordre de service au contrat général et configurer le nombre de niveaux d’ordre de service de l'engagement.
Créer des événements de changement. Sur un projet de construction, un événement de changement est tout changement qui affecte le périmètre des travaux initial d’un projet de construction. Il existe de nombreuses façons de créer des événements de changement dans Procore. En plus d’utiliser l’outil Événements de changement (voir Créer un événement de changement), vous pouvez également utiliser l’une des options disponibles dans l’outil Procore pris en charge ou à l’aide de l’mobile plateforme de Procore. Pour plus de détails sur ces options, voir Quels outils Procore puis-je utiliser pour créer un événement de changement ?
Créer des DDD à partir d’Événements de changement et réviser les réponses aux DDD. Si vous devez créer une DDD pour que vos sous-traitants soumettent une tarification, voir Créer des DDD à partir d’un événement de changement. Vous pouvez ensuite examiner les devis de votre sous-traitant pour déterminer si vous souhaitez aller de l’avant avec la création d’un ordre de service. Voir Réviser les réponses aux DDD.
Créer des ordres de service. Vous pouvez créer deux types d’ordres de service dans Procore :
Un ordre de service de l’engagement peut être créé avant ou après l’envoi d’une réponse à une DDD. Voir Créer un ordre de service de l’engagement à partir d’un événement de changement.
Un ordre de service potentiel au contrat principal peut être créé avant ou après l’envoi d’une réponse à une DDD. Voir Créer un ordre de service potentiel au contrat principal à partir d’un événement de changement.
Pour savoir ce que vous pouvez faire d’autre avec l’outil Événements de changement, voir Événements de changement.
Ordres de service sans Événements de changement
Si votre équipe décide de ne pas activer l’outil Événements de changement, vous pouvez toujours utiliser l’outil Ordres de service pour tenir compte des coûts supplémentaires. Pour la plupart des clients Procore, ce flux de travail de gestion des changements commence par la création d’un ordre de service potentiel.
Créez un ordre de service potentiel. Utilisez un ordre de service potentiel pour gérer les coûts supplémentaires affectant le contrat général. Lors de la création d’un ordre de service potentiel, vous ne pouvez saisir qu’un montant en dollars. Plus tard, lorsque vous mettrez à jour la ventilation des coûts (VDC) pour l’ordre de service potentiel, vous aurez la possibilité de sélectionner un code budgétaire. Idéalement, l’ordre de service potentiel affectera un code budgétaire déjà présent dans le budget du projet. Cela vous permet de voir l’augmentation du budget dans l’outil Budget du projet. Voir Créer un ordre de service potentiel pour un contrat général.
Créez un ordre de service de l’engagement. Une fois l'ordre de service potentiel créé, vous passez à la création d’un ordre de service de l'engagement. L'ordre de service de l'engagement agit comme une demande de devis auprès de l’sous-traitant qui sera responsable de l’exécution des périmètre des travaux que vous avez décrites dans le ordre de service potentiel. Vous pouvez comparer l'ordre de service de l'engagement au ordre de service potentiel correspondant et afficher votre écart entre les deux. Pour en savoir plus, voir Créer un ordre de service de l’engagement à partir d’un ordre de service au contrat général.
Créez une demande d’ordre de service. Une fois que vous avez créé des ordres de service potentiels, vous pouvez lot un ou plusieurs ordres de service potentiels dans des demandes d’ordre de service. Les demandes d'ordre de service sont généralement les documents soumis pour approbation et peuvent être utilisées pour soumettre des ordres de service potentiels individuels ou pour regrouper des ordres de service potentiels afin de rationaliser la révision et le processus d'approbation. Voir Créer une demande d’ordre de service (DOS).
Créez un ordre de service au contrat général. Ensuite, vous pouvez commencer à créer des ordres de service. Notez que lorsque vous définissez le statut d’un ordre de service sur En attente, il apparaît dans la colonne « Changements budgétaires en attente » de l’outil Budget. Une fois que l’ordre de service au contrat général est défini sur Approuvé, le changement de montant total en dollars est reflété dans la colonne « OC approuvés » de l’outil Budget. Les ordres de service approuvés peuvent être ajoutés aux factures au maître d’ouvrage. Pour plus de détails, voir Créer un ordre de service au contrat général.
Créer un ordre de service de l’engagement. Un ordre de service de l'engagement indique les variations de coûts qui affectent le contrat entre l’entrepreneur général entreprise et un fournisseur ou sous-traitant. Une fois que vous avez marqué l'ordre de service de l'engagement comme approuvé, le changement en dollars est reflété dans la colonne « Coûts engagés » de l’outil Budget. Les engagements et les ordres de service de l'engagement potentiels dont le statut est « En attente » s’affichent dans la colonne « changement de coût en attente » de l’outil budget. Voir Créer un ordre de service de l’engagement.
Pour savoir ce que vous pouvez faire d’autre avec l’outil Ordres de service, voir Ordres de service