Créer un ordre de changement potentiel pour un contrat principal

Lorsqu’un changement à la portée des travaux ou au montant initial du contrat principal survient au cours d’un projet de construction, le processus de gestion des changements commence. Vous pouvez créer un OCP si l’administrateur Procore de votre entreprise configure l’outil Contrats principaux avec le paramètre de configuration d’ordre de changement à deux (2) ou trois (3) niveaux. Voir Quels sont les différents paramètres de niveau d’ordre de changement dans Finances ?

• Autorisations utilisateur requises :

  • Autorisations de niveau « Admin » dans l’outil Ordres de changement du projet.

     Important

    Ne suivez pas les étapes ci-dessous dans les cas suivants:

    • L’outil Événements de changement est activé sur les projets. Procédez plutôt comme suit : Créer un ordre de changement potentiel au contrat principal à partir d’un événement de changement.

    • L’outil Contrats principaux est configuré avec le paramètre de configuration d’ordre de changement à un (1) niveau. Suivez plutôt les étapes suivantes : Créer un ordre de changement au contrat principal.

• Informations complémentaires :

  • Après l’approbation d’un OCP, l’étape suivante dépend du paramètre de configuration des ordres de changement de l’outil Contrats principaux :

    • Pour le paramètre d’ordre de changement à deux (2) niveaux, continuez avec ces étapes : Créer un ordre de changement potentiel au contrat principal

    • Pour le paramètre d’un ordre de changement à trois (3) niveaux, continuez avec ces étapes : Créer une demande d’ordre de changement pour un contrat principal

• Pour les entreprises utilisant l’outil Intégrations ERP : Afficher/Masquer

  • Toutes les intégrations ERP ne prennent pas en charge la synchronisation des ordres de changement. Pour ceux qui le font, les exigences, limitations et considérations supplémentaires varient en fonction du système ERP auquel le compte de votre entreprise est intégré. Voir Choses à savoir sur votre intégration ERP pour plus de détails.

• Il est recommandé de configurer l’outil Contrats principaux avec le paramètre de configuration d’ordre de changement à 2 niveaux. Le paramètre à 3 niveaux est également pris en charge. Voir Quels sont les différents paramètres de niveau d’ordre de changement dans Finances ?

• Créer un ordre de changement potentiel

• Ajouter une ventilation des coûts à un ordre de changement potentiel

Créer un ordre de changement potentiel

1. Accédez à l’outil Contrats principaux du projet.

2. Recherchez le contrat principal avec lequel travailler. Cliquez ensuite sur son lien Numéro .

3. Cliquez sur l’onglet Ordres de changement .

4. Cliquez sur Créer un OC potentiel.
   

5. Renseignez les champs suivants :

   • Numéro
     Procore attribue automatiquement un numéro séquentiel au nouveau OCP. Vous pouvez modifier ce numéro si vous le souhaitez.

   • Date de création
     Affiche la date et l’heure de création. Cette valeur ne peut pas être modifiée.

   • Révision
     affiche le numéro de révision. La première version est zéro (0), les révisions suivantes sont attribuées dans un ordre séquentiel. Un OCP peut avoir plusieurs révisions, en fonction des commentaires de son réviseur/approbateur.

   • Créé par
     Affiche l’utilisateur Procore qui a créé l’OCP. Cette valeur ne peut pas être modifiée.

   • Entreprise sous-traitante
     Affiche le nom de l’entreprise responsable de l’exécution des travaux prévus dans le contrat.

   • Contrat
     si vous avez reçu des autorisations d’accès à l’outil Contrats principaux, cliquez sur ce lien pour ouvrir le contrat.

   • Titre
     Saisissez un titre pour l’OCP dans cette case.

   • Ordre de changement au contrat principal
     Sélectionnez un Ordre de changement au contrat principal (OCCP) dans la liste pour le lier au OCP.

   • Statut
     Sélectionnez l’état actuel de l’OCP. Pour en savoir plus, voir Quels sont les statuts par défaut des ordres de changement dans Procore ?

   • Motif du changement
     Sélectionnez le motif de l’OCP. Cela peut être Demande du client, Développement de la conception, Allocation, Condition existante, Frais de dédommagement, ou toute option supplémentaire créée par l’administrateur Procore de votre entreprise pour votre environnement spécifique. Voir Définir les configurations par défaut de la gestion des changements.

   • Demande d’ordre de changement

      Remarque

     Le paramètre Demande d’ordre de changement (DOC) n’est requis que lorsque l’outil Contrats principaux utilise le paramètre de configuration d’ordre de changement à 3 niveaux. Voir Quels sont les différents paramètres de niveau d’ordre de changement dans Finances ?

     • Aucune. Un OCP peut être lié à une DOC ultérieurement.

     • Ajouter à l’existant. Liez l’OCP à une DOC existante.

     • Créer un nouveau. Créez une nouvelle DOC. Vous avez également la possibilité de créer un nouvel OCCP en même temps.

   • Privé
     cochez cette case si vous souhaitez que l’ordre de changement potentiel soit visible uniquement pour les utilisateurs disposant d’autorisations « Admin » dans l’outil Contrats principaux.

   • Méthode comptable
     ce champ hérite de la méthode comptable spécifiée dans le contrat principal. Voir Comment définir la méthode comptable d’un contrat ou d’un financement ?

   • Description
     Entrez une description plus détaillée du motif de l’OCP.

   • Demande reçue de
     Sélectionnez l’utilisateur Procore pour lequel vous soumettez l’OCP.

   • Impact sur le planning
     Si connu, indiquez une estimation du nombre de jours supplémentaires nécessaires pour achever les travaux lorsque l’OCP est approuvé.

   • Lieu
     Utilisez cette liste déroulante pour sélectionner un lieu lié à l’OCP. Vous pouvez sélectionner un lieu existant ou ajouter un lieu à plusieurs niveaux à un élément.

   • Référence
     Ajoutez tout autre outil, matériel, plan ou document importants à utiliser comme référence pour l’OCP.

   • Changement sur le chantier
     Cochez cette case si l’OCP nécessite un changement sur le chantier.

   • Payé en totalité
     Cochez cette case pour indiquer que vous avez reçu le paiement pour ce changement.

   • Pièces jointes
     Sélectionnez et ajoutez tous les documents pertinents.

6. Cliquez sur Créer.

Ajouter une ventilation des coûts à un ordre de changement potentiel

Lorsque des coûts sont associés à un OCP, vous devez ajouter des postes à la ventilation des coûts.

1. Dans l’OCP, cliquez sur l’onglet Ventilation des coûts

    Remarques

   • Si les sous-projets sont activés (voir Activer les sous-projets sur les projets pour la SDP), la liste déroulante Sous-projets contient tous les sous-projets ajoutés au projet. Voir Ajouter des éléments de segment « Sous-projet » à un projet Procore.

   • Tous les codes de coût liés aux sous-projets apparaîtront dans le chantier suivant.

2. Sélectionnez le code de coût approprié dans la liste déroulante.

3. Saisissez une description pour le poste.

4. Sélectionnez le type de coût approprié. Si vous utilisez l’outil Budget, le type est prérempli au premier type associé à ce code de coût dans le budget. Vous ne devez sélectionner un type de poste « non budgété » que si vous souhaitez ajouter une nouvelle ligne dans le budget.

5. Cliquez sur le bouton + . Si la combinaison du sous-projet, du code de coût et du type de coût n’est pas budgétée, une fenêtre contextuelle s’affiche pour vous demander de confirmer que vous souhaitez ajouter ce poste au budget. Si vous cliquez sur OK, le poste est ajouté directement au budget avec un « ? » à côté du poste. Voir Ajouter un poste budgétaire partiel.

    Notes

   • The 'Associated Line Item' drop-down list only appears if your company's Procore account is integrated with Sage 300 CRE® and the Prime Contracts tool is active on the project.

   • When adding line items to the change order's SOV, you must select an associated line item for each new line item. You may designate one (1) associated line item or use the same associated line item for multiple line items.

6. Répétez les étapes ci-dessus pour ajouter de nouveaux postes.

7. Cliquez sur Enregistrer.

    Pointe

   Si l’OCP affecte également un bon de commande ou un contrat de sous-traitance, continuez comme suit :

   • Pour les contrats utilisant les paramètres de configuration d’ordre de changement à deux (2) ou trois (3) niveaux, cliquez sur Créer un OCPE. Voir Créer un ordre de changement potentiel de l’engagement ( OCPE ) à partir d’un événement de changement.

   • Pour les contrats utilisant le paramètre de configuration d’ordre de changement à un (1) niveau, cliquez sur Créer un OCE. Voir Créer un ordre de changement de l’engagement à partir d’un ordre de changement au contrat principal.

   Pour savoir comment associer une marge financière à des postes, voir Ajouter une marge financière à des ordres de changement au contrat principal.

• Créer un ordre de changement potentiel au contrat principal

• Créer une demande d’ordre de changement pour un contrat principal