Finaliser un ordre de service potentiel pour un contrat général avec DocuSign®

Si vous disposez d’un compte DocuSign®, vous pouvez connecter les ordres de service potentiels de votre projet pour un contrat général à DocuSign® pour gérer le processus de signature. Les parties au contrat disposent ainsi d’un moyen de recevoir, de réviser et de renvoyer leurs signatures pour l’ordre de service en ligne, à tout moment et à partir de tout appareil connecté à Internet.

Si vous n’avez pas activé DocuSign®, consultez Activer l’intégration DocuSign® sur un projet.

• Autorisations utilisateur requises :

  • Autorisations de niveau « Admin » dans l’outil Contrats principaux du projet.

• Informations complémentaires :

  • Une fois connecté à votre compte DocuSign de Procore, vous n’aurez ® PAS besoin de vous reconnecter jusqu’à l’expiration du jeton de connexion. Une fois expirée, la bannière « Réauthentification requise » apparaît dans Procore. Pour en savoir plus, voir Que signifient les différentes bannières DocuSign® dans Procore ?

• Activer l’intégration DocuSign® sur le compte Procore de votre entreprise

• Activer l’intégration DocuSign® sur un projet

• Pour demander des signatures à l’aide de l’intégration Procore + DocuSign®, vous devez disposer d’un compte DocuSign® actif. Pour plus de détails, voir :

  • Ai-je besoin d’un compte DocuSign© ?

  • Comment puis-je obtenir un compte DocuSign® ?

• Créer des contrats principaux

• Créer un ordre de service potentiel pour un contrat général

• Ouvrez l’ordre de service potentiel pour le contrat général dans Procore

• Connectez-vous à DocuSign^®

• Préparer l^{® enveloppe} DocuSign

Ouvrez l’ordre de service potentiel pour le contrat général dans Procore

Les étapes que vous utilisez pour ouvrir l’ordre de service potentiel dépendent de l’ajout ou non de l’outil Événements de changement au projet. Voir Ajouter et supprimer des outils de projet.

• Utilisation de l’outil Ordres de service
  OU

• Utilisation de l’outil Contrats principaux

Utilisation de l’outil Ordres de service

1. Accédez à l’outil Ordres de changement du projet.

2. Dans l’onglet Contrat général, localisez le contrat général avec l’ordre de service potentiel.

3. Cliquez sur le lien Contrat pour l’ouvrir.

4. Cliquez sur l’onglet Ordres de service .

5. Faites défiler jusqu’au tableau Ordres de service potentiels .

6. Recherchez l’ordre de service potentiel que vous souhaitez envoyer à la signature.

7. Cliquez sur le lien Numéro de l’ordre de service.

8. Cliquez sur Modifier.
   
   
   

9. Cliquez sur Compléter avec DocuSign® en bas de la page.
   
   

Utilisation de l’outil Contrats principaux

1. Accédez à l’outil Contrats principaux du projet.

2. Recherchez le contrat général avec lequel travailler. Développez ensuite son lien Numéro .

3. Sous Ordre de service potentiel, cliquez sur le lien pour l’ouvrir.
   
   
   

4. Cliquez sur Compléter avec DocuSign® en bas de la page.
   
   
   

Connectez-vous à DocuSign^®

Si vous n’êtes PAS connecté à votre compte DocuSign®lorsque vous lancez l’application DocuSign® de Procore :

1. Sur la page de connexion DocuSign®, saisissez votre adresse e-mail dans la zone E-mail :
   

2. Cliquez sur Suivant.

3. Entrez votre mot de passe.

4. Cliquez sur Connexion.

Préparer l^{® enveloppe} DocuSign

Une fois que vous êtes connecté, la page « Charger un document et ajouter un destinataire d’enveloppe » apparaît. Procédez comme suit :

• Ajouter des documents à l’enveloppe

• Ajouter des destinataires à l’enveloppe

• Ajouter un message à tous les destinataires

• Prévisualiser les champs de signature et envoyer l’enveloppe

Ajouter des documents à l’enveloppe

Les informations Procore suivantes remplissent automatiquement l^{® enveloppe} DocuSign :

• Une copie PDF de l’ordre de service potentiel est automatiquement ajoutée à la section « Ajouter des documents à l’enveloppe ».

• Les cases de signature requises pour chaque « rôle » du contrat associé à l’ordre de service potentiel. Par exemple, l’architecte, l’entrepreneur général et le maître d’ouvrage qui sont parties au contrat général. Cela inclut le Nom et l’Adresse e-mail de chaque utilisateur. Pour plus d’informations, voir Ajouter des destinataires à l’enveloppe ci-dessous.

Vous avez la possibilité d’ajouter d’autres documents comme suit :

1. Optionnel: Si vous souhaitez ajouter des documents supplémentaires à l’enveloppe, choisissez l’une des options disponibles dans la section « Ajouter des documents à l’enveloppe
   
   

    Remarque

   Les options disponibles dans la section « Ajouter Documents à l’enveloppe » sont développées et maintenues par DocuSign^®. Pour apprendre à utiliser DocuSign®}, Procore recommande de consulter le contenu sur support.docusign.com.

   1. Télécharger

   2. Utiliser un modèle

   3. Obtenir à partir du cloud

Ajouter des destinataires à l’enveloppe

Pour ajouter des destinataires à l’enveloppe :

1. Sous « Ajouter des destinataires à l’enveloppe », conservez les blocs de destinataire par défaut, leurs noms et leurs adresses e-mail. Ces données sont ajoutées automatiquement à l’enveloppe par l’intégration Procore+DocuSign^®. Si les données ont été spécifiées dans Procore, les valeurs des champs « Nom » et « Adresse e-mail » des blocs destinataires correspondent à ces champs dans Procore :

• Architecte. Il s’agit de la personne désignée dans le champ « architecte/ingénieur » du contrat général.

• Entreprise générale. Il s’agit de la personne désignée dans le champ « contact principal » du Annuaire du projet pour l’entreprise désignée dans le champ « entrepreneur » du contrat général.

• Propriétaire. Il s’agit de la personne désignée comme « Propriétaire/Client » dans le contrat général.

   Conseils

  • Vous ne voyez pas l’un des blocs destinataire dans DocuSign^®}? Si votre entreprise a engagé l’équipe Solutions personnalisées Procore pour ajouter des champs personnalisés à l’outil Contrats généraux ou si votre entreprise a implémenté l’un des dictionnaires de langue ou de point de vue de Procore, le destinataire Les blocs de votre environnement peuvent être différents. Vérifiez auprès de l’administrateur Procore de votre entreprise si votre outil comporte des champs personnalisés. Pour en savoir plus, voir Quelles sont les langues disponibles dans Procore ? et Quels sont les noms et termes d’outils différents dans Procore pour les entreprises générales, les maîtres d’ouvrage et les entrepreneurs spécialisés ?

  • Vous ne voyez pas de « Nom » ou d'« Adresse e-mail » dans un bloc de destinataire ? Si données n’a pas été renseigné dans l’un des champs du contrat avant que vous n’envoyiez le élément à DocuSign®}, il n’était pas données de le transférer vers DocuSign ®. Vous devrez retourner à Procore, saisir le données dans le champ approprié et renvoyer l’enveloppe à DocuSign^®.

Ajouter un message à tous les destinataires

1. Dans la section « Message à tous les destinataires », procédez comme suit :

   • Objet de l’e-mail
     saisissez une ligne d’objet pour l’e-mail sortant.

   • E-mail
     Saisissez la copie pour le corps de l’e-mail sortant.

2. Cliquez sur Suivant.

Prévisualiser les champs de signature et envoyer l’enveloppe

Ensuite, prévisualisez les champs de signature du PDF. Chaque champ de signature correspond au titulaire de signature autorisé tel que désigné dans le contrat général de Procore. Ces champs correspondent également aux destinataires de l^{® enveloppe} DocuSign.

• Architecte. Il s’agit de la personne désignée comme « architecte/ingénieur » dans le contrat général de Procore.

• Entreprise générale. Il s’agit de la personne désignée comme « Contact principal » dans l’annuaire du projet pour l’entreprise désignée comme « Sous-traitant » dans le contrat général de Procore.

• Propriétaire. Il s’agit de la personne désignée comme « maître d’ouvrage/client » dans le contrat général de Procore.

1. Faites défiler jusqu’en bas du PDF pour afficher les champs signature. Un exemple est illustré ci-dessous.
   
   
   

2. Conservez les champs signature existants. Ces champs sont automatiquement remplis par Procore et en les conservant dans leurs positions par défaut, il est garantit que le flux de travail de signature de l’application Procore fonctionne comme prévu.

3. Optionnel: Ajoutez vos « champs standard » au formulaire comme vous le souhaitez.

    Remarque

   Les options de l’superficie « Champs standard » sont développées et maintenues par DocuSign^®. Pour apprendre à utiliser DocuSign®}, Procore recommande de consulter le contenu sur support.docusign.com.

4. Lorsque vous êtes prêt à collecter les signatures spécifiées, cliquez sur Envoyer.
   DocuSign ® envoie l’enveloppe aux destinataires spécifiés. Les destinataires peuvent ensuite passer à l’étape suivante. Une fois que toutes les signatures sont collectées et appliquées au document, Procore définit le statut de l’ordre de service potentiel sur « Approuvé ». Vous avez également la possibilité de mettre à jour le statut manuellement.

• Signer un document Procore avec DocuSign^®