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Un contrat général est un accord juridique entre les parties contractées. Dans un contrat général unique à deux parties, le maître d'ouvrage qui finance le projet de construction est appelé le client ou le mandant. La partie payée pour assurer l'achèvement des travaux est appelée l'entreprise générale. Dans Procore, vous pouvez soit créer un contrat général unique pour un projet de construction, soit répartir le périmètre des travaux d'un seul projet entre plusieurs contrats généraux.
est un accord juridique entre les parties contractées. Dans un contrat unique à deux parties, la partie qui finance le projet de construction est appelée le client, le maître d’ouvrage ou le mandant. La partie payée pour assurer l’achèvement des travaux est appelée l’entrepreneur général,principal ou principal.
Dans Procore, vous pouvez gérer un projet avec un ou plusieurs accords. S’il s’agit d’un projet de grande envergure, s’il a plusieurs sources de financement ou s’il implique plusieurs clients, divisez la portée des travaux en plusieurs ententes.
Si votre entreprise a acheté Procore pour gérer vos projets de construction, vous pouvez créer un (1) ou plusieurs contrats pour chaque nouveau projet de construction.
Exemples
Quand créer un contrat général unique ?
La plupart des clients qui gèrent leurs projets de construction dans Procore créent un seul contrat pour un seul projet. Par exemple, si vous êtes un sous-traitant, la création d’un contrat unique est le moyen le plus simple de gérer un projet de construction lorsqu’il a un seul maître d’ouvrage et une seule source de financement. Si vous êtes un maître d'ouvrage/promoteur ou un sous-traitant général interne avec une exigence d’approbation en amont, vous pouvez choisir de créer un contrat général unique pour gérer le contrat en amont et les factures.
Quand créer plusieurs contrats principaux ?
Si un projet a plusieurs maîtres d’ouvrage, clients, sources de financement et/ou méthodes de livraison de projet, vous pouvez également choisir de créer plusieurs contrats pour un même projet. Si vous choisissez de créer plusieurs contrats dans un seul projet Procore, il existe certaines limitations. Pour plus de détails, voir Existe-t-il des limitations système lorsque les projets comportent plusieurs contrats principaux ? Les raisons de créer plusieurs contrats sont les suivantes :
Plusieurs clients et sources de financement. Un projet peut avoir plusieurs sources de financement ou plusieurs clients. Par exemple, un sous-traitant peut choisir de créer un contrat général distinct pour chaque client. Ou encore, votre entreprise de construction a peut-être été engagée pour effectuer des travaux sur un projet avec plus d’une source de financement, comme un donateur privé, une subvention publique, une autorité publique, des obligations, des subventions, des prêts ou une combinaison de tous ces exemples. Voir Configurer les paramètres avancés : Contrats généraux.
Plusieurs étapes. Un projet peut être divisé en étapes. Par exemple, vous pourriez avoir besoin de contrats distincts pour le avant-projet, le cours de la construction et l’entretien/la maintenance.
Plusieurs phases. Un projet peut être divisé en phases. Par exemple, vous pourriez avoir besoin de contrats distincts pour les fondations, la plomberie, le CVC, etc.
Contrats à prix maximum garanti (PMG). Un projet peut être accéléré ou un projet GMP par étapes. Par exemple, vous pourriez avoir besoin de contrats multiples pour chaque lot de périmètre des travaux établi.
Modes de livraison du conducteur des travaux en tant que conseiller (conducteur des travaux en tant que conseiller). Un sous-traitant opérant en tant que conducteur des travaux en tant que conseiller peut avoir besoin de gérer des contrats multiples entre un maître d’ouvrage et divers sous-traitants.
Le planning des coûts du contrat est-il similaire aux postes du budget du projet ? Si c’est le cas, Procore recommande de créer le budget du projet avant le contrat. Pour éliminer la saisie de données répétitive, vous pouvez utiliser la fonction d’importation de l’outil Contrats généraux pour créer la ventilation des coûts du contrat général à partir du budget du projet.
Éléments à prendre en compte
Autorisations utilisateur requises :
Autorisations de niveau « Admin » dans l’outil Contrats principaux du projet. OU
Au vu du caractère sensible des données contractuelles, Procore n’envoie PAS de notifications automatiques par e-mail aux utilisateurs ou aux listes de distribution. Au lieu de cela, voir Envoyer un contrat général par e-mail.
S’il s’agit du premier contrat du projet, cliquez sur Créer un contrat général sur la page « Créer un contrat général pour démarrer ». OU
Si vous avez déjà créé au moins un (1) contrat général, cliquez sur Créer en haut à droite de la page.
Passez aux étapes suivantes :
Ajout des informations de base du contrat
Mettre à jour les informations générales sur le contrat général
Mettre à jour l’accès au contrat pour le contrat général
Mettre à jour les dates de contrat pour le contrat général
Ajout des inclusions et des exclusions au contrat général
Définir la méthode comptable pour le contrat général
Mettre à jour la ventilation des coûts du contrat général
Ajouter des postes à la ventilation des coûts du contrat général
Importer des postes dans la VDC du contrat général à partir d’un fichier CSV
Joindre des fichiers au contrat général
Ajout des informations de base du contrat
Mettez à jour les informations de base du contrat comme suit :
Remarques
Il n’y a pas de chantiers obligatoires lors de l’ajout des informations de base du contrat.
Si vous cliquez sur le bouton Créer sans terminer la saisie de données, Procore enregistre le contrat général, vous répertorie comme créateur et le place automatiquement au statut Ébauche .
Nombre Pour numéroter vos contrats, choisissez parmi ces options :
Si vous numérotez vos contrats à l’aide d’un système de numérotation séquentielle, vous pouvez saisir n’importe quelle combinaison de caractères alphanumériques dans cette case. Pour les contrats suivants, Procore applique automatiquement la numérotation consécutive dans l’ordre croissant.
Exemple
Les exemples ci-dessous vous montrent comment fonctionne la numérotation consécutive ascendante de Procore :
Si le contrat précédent était 1, les contrats suivants sont 2, 3, et ainsi de suite.
Si le contrat précédent était CP-0001, les contrats suivants sont CP-0002, CP-0003, etc.
Si le contrat précédent était DCA00010-12-G-0001, les contrats suivants sont DCA00010-12-G-0002, DCA00010-12-G-0003, etc.
Si vous ne numérotez PAS vos contrats à l’aide de la numérotation séquentielle, vous pouvez saisir manuellement un numéro unique pour chaque contrat général. Pour ce faire, écrasez l’entrée existante dans la zone Numéro . Les numéros de contrat dupliqués ne sont PAS autorisés.
Entreprise sous-traitante Sélectionnez le nom de l’entreprise qui exécute les travaux ou fournit les matériaux pour ce contrat. Pour que l’option apparaisse dans la liste, voir Ajouter une entreprise à l’annuaire du projet.
Titre Saisissez un nom descriptif pour le contrat.
Mettre à jour les informations générales sur le contrat général
Mettez à jour le contrat avec des informations plus générales :
Statut Procore attribue automatiquement aux contrats le statut « Par défaut ». Pour sélectionner un autre statut, choisissez l’une des étiquettes de statut dans la liste déroulante. Vous avez le choix entre les options suivantes : Ébauche, Envoyé pour appel d’offres, Envoyé pour signature, Approuvé, Terminé et Résilié.
Remarque
Pour créer des ordres de service au contrat général (OSCG) et des factures au maître d’ouvrage, le statut de votre contrat général doit être défini sur Approuvé ou Terminé.
Exécuté Cochez cette case si le contrat a été entièrement exécuté. Un contrat entièrement exécuté est un accord juridiquement efficace qui a été signé par les représentants autorisés de chaque partie.
Retenue de garantie par défaut Saisissez un nombre qui représentera le pourcentage qui sera retenu à titre de retenue de garantie sur les postes de la ventilation des coûts du contrat. Par exemple, si vous prévoyez de retenir dix (10) pour cent de la valeur du poste, saisissez 10 %.
Entrepreneur Sélectionnez le « Sous-traitant » dans cette liste déroulante. Il s’agit de l’entreprise que votre équipe a engagée pour effectuer le travail. Pour que l’option apparaisse dans la liste, consultez « Ajouter une entreprise à l’annuaire du projet ».
Architecte/Ingénieur Sélectionnez l’architecte ou l’ingénieur responsable du projet dans cette liste déroulante. Pour que l’option apparaisse dans cette liste, l’entreprise doit disposer d’un enregistrement dans l’annuaire du projet.
Description Saisissez une description plus détaillée du contrat général. Vous pouvez appliquer les options de la barre d’outils de mise en forme à votre texte.
Mise à jour de « l’accès au contrat » pour le contrat général
Par défaut, les contrats principaux sont visibles pour tous les utilisateurs disposant des autorisations de niveau « Lecture seule » ou plus sur l’outil Contrats principaux du projet. Pour modifier les autorisations d’accès, procédez comme suit sur la carte « Accès au contrat » :
Optionnel: Déplacez le curseur Limiter la visibilité de ce contrat aux seuls administrateurs du projet et sélectionner les utilisateurs non-admin vers la gauche ou la droite pour activer ou désactiver la restriction. Procore active ce paramètre par défaut.
Remarques
Le curseur est BLEU lorsque les restrictions sont activées.
Le curseur est GIS lorsque les restrictions sont désactivées.
Optionnel: Pour permettre aux utilisateurs disposant des autorisations de niveau « Lecture seule » ou « Standard » sur l’outil Contrats principaux du projet d’accéder au contrat, sélectionnez le nom de la personne dans la liste déroulante Accès pour les utilisateurs non-admin . Pour que l’option apparaisse dans la liste, l’utilisateur doit disposer d’un profil dans l’annuaire du projet. Optionnel: Pour permettre aux utilisateurs de la liste « Accès pour les utilisateurs non-administrateurs » d’afficher la ventilation des coûts, cochez la case Autoriser ces utilisateurs non-administrateurs à afficher les éléments de la ventilation des coûts .
Mettre à jour les dates de contrat pour le contrat général
Pour mettre à jour le contrat général avec les dates importantes, procédez comme suit :
Date de début Sélectionnez la date officielle de début du projet de construction.
Date d’achèvement estimée Sélectionnez la date d’achèvement estimée du projet de construction dans le contrôle du calendrier.
Date d’achèvement substantiel Sélectionnez la date d’achèvement substantiel du projet de construction dans le contrôle du calendrier.
Pointe
Si le champ « Date d’achèvement substantielle » est disponible sur votre projet, gardez à l’esprit que Procore met automatiquement à jour la « Date d’achèvement substantielle » pour qu’elle corresponde à la « Date d’achèvement substantielle révisée » de chaque ordre de service au contrat général (OSCG ) lorsque chaque ordre de service est « Approuvé ».
Date du contrat Sélectionnez la date du contrat dans le calendrier.
Date de réception du contrat signé Sélectionnez la date dans le contrôle du calendrier. Le contrat signé reçu représente la date à laquelle le contrat exécuté a été reçu.
Date d’exécution Sélectionnez la date dans le contrôle du calendrier. La date d’exécution représente la date à laquelle l’accord a été signé par les représentants autorisés de toutes les parties au contrat.
Date d’émission Sélectionnez la date dans le contrôle du calendrier. La date d’émission représente la date à laquelle l’accord contractuel a été délivré aux deux parties.
Date de retour Sélectionnez la date dans le contrôle du calendrier. La date de retour est la date à laquelle le contrat a été retourné.
Date de résiliation du contrat Sélectionnez la date dans le contrôle du calendrier. Une date de résiliation de contrat est une date indiquée dans le contrat principal à laquelle toutes les parties ont rempli toutes les obligations et conditions contractuelles.
Date de livraison Sélectionnez la date dans le contrôle du calendrier.
Ajout des inclusions et des exclusions au contrat général
Les inclusions et exclusions du contrat varient d’un projet à l’autre. Cependant, l’intention est de définir exactement ce qui est inclus et NON inclus dans le prix et la portée des travaux du contrat. Pour mettre à jour la carte « Inclusions et exclusions » du contrat, procédez comme suit :
Inclusions Ajoutez les inclusions du contrat dans cette case. Vous pouvez appliquer les options de la barre d’outils de mise en forme à votre texte.
Exclusions Ajoutez les exclusions du contrat dans cette case. Vous pouvez appliquer les options de la barre d’outils de mise en forme à votre texte.
Définir la méthode comptable
La première étape lors de la mise à jour d’une ventilation des coûts consiste à définir la méthode comptable du contrat. La méthode que vous choisissez s’applique également à tous les ordres de service et/ou factures pour ce contrat. La méthode comptable ne peut être modifiée qu’AVANT d’ajouter des postes à une ventilation des coûts. Procore ne vous permet PAS de modifier la méthode comptable d’un contrat après l’ajout de postes.
La méthode comptable du contrat s’applique-t-elle automatiquement aux événements de changement d’un contrat ? Non. Si vous souhaitez que votre équipe saisisse des montants d’unité/quantité sur les événements de changement, vous devez cocher la case « Afficher les colonnes Unité de mesure, Qté de revenu, Coût unitaire de revenu, Qté unitaire de ODG et Coût unitaire de ODG » dans la page Configurer les paramètres de l’outil Événements de changement. Voir Configurer les paramètres : Modifier les événements.
La méthode comptable du contrat est-elle automatiquement appliquée aux ordres de service et aux factures d’un contrat ? Oui. Si vous choisissez un contrat basé sur le montant, Procore génère des ordres de service et des factures basés sur le montant. De même, un contrat basé sur l’unité/la quantité produit des ordres de service et des factures basés sur l’unité/la quantité.
Le fichier d’exportation PDF d’un contrat reflète-t-il la méthode comptable du contrat ? Oui. Si vous choisissez un contrat basé sur le montant, le fichier d’exportation PDF est basé sur le montant. De même, un fichier basé sur une unité/quantité génère un fichier d’exportation PDF basé sur une unité/quantité. Si vous avez un contrat basé sur le montant et que vous souhaitez inclure des informations sur l’unité/la quantité dans le fichier d’exportation PDF, l’administrateur Procore de votre entreprise doit demander les services de l’équipe des solutions personnalisées.
Pour définir la méthode comptable sur Unité/Quantité, cliquez sur le bouton Passer à l’unité/quantité .
Pour redéfinir la méthode comptable sur Basé sur le montant, cliquez sur le bouton Passer à Basé sur le montant.
Mettre à jour la ventilation des coûts du contrat général
Par défaut, vous pouvez saisir des postes sur la VDC du contrat à tout moment, tant que le contrat n’a pas le statut « Approuvé ».
Remarque
Votre équipe de projet peut choisir d’activer un paramètre de contrat, qui permet aux utilisateurs disposant d’autorisations de modification de la VDC d’apporter des modifications à la VDC à tout moment. Pour en savoir plus sur ce paramètre, voir Qu’est-ce que le paramètre « Activer le Planning des coûts toujours modifiable » ?
Ajouter des postes à la ventilation des coûts du contrat général
Pour ajouter manuellement des postes à la VDC du contrat général :
Choisissez parmi ces options :
Si la VDC est vide, cliquez sur Ajouter une ligne sous « Vous n’avez pas encore de postes ». OU
Si vous avez des postes existants, cliquez sur Ajouter une ligne. Procore crée de nouveaux postes commençant par le chiffre « 1 ». Les lignes suivantes sont créées dans l’ordre numérique.
Attribuez un code budgétaire pour le nouveau poste. Vous avez les options suivantes :
Pour assigner un code budgétaire existant au poste, commencez à saisir un code dans la zone de recherche et sélectionnez le code correspondant dans la liste. OU
Pour créer un nouveau code budgétaire pour le poste, cliquez sur le bouton Créer un code budgétaire . Ensuite, sélectionnez les éléments de segment appropriés dans la ou les listes déroulantes pour répondre aux exigences de modèle de code budgétaire de votre projet. Cliquez ensuite sur Créer.
En fonction de la méthode comptable que vous utilisez, choisissez les étapes appropriées pour ajouter un poste :
Pour un contrat basé sur le montant : Une ventilation des coûts basée sur le montant nécessite la saisie des données suivantes :
Description Saisissez une description pour le poste. Par exemple, saisissez : Frais de service mensuels
Montant Saisissez le montant total du poste.
Facturé à ce jour Plus tard, lorsque vous créerez des factures, cette colonne affichera automatiquement le montant qui a déjà été facturé à ce jour.
Montant restant Plus tard, lorsque vous créerez des factures, cette colonne affichera automatiquement le montant qui n’a PAS encore été facturé à ce jour.
Pour un contrat basé sur une unité/quantité : Une ventilation des coûts basée sur l’unité/la quantité nécessite la saisie de données suivante :
Coût unitaire Entrez le coût unitaire dans cette case. Vous remarquerez que la valeur de cette colonne contient quatre (4) décimales (par exemple, 0,0000 $) pour vous permettre d’entrer la valeur spécifique requise pour calculer une tarification précise.
Exemple
Si vous achetez 50 000 unités pour 1 006 625,00 $, Vous devez saisir un prix unitaire de 20,1325 $.
Montant Le système calcule automatiquement le sous-total pour vous, en fonction des entrées Qté, UdM et Coût unitaire .
Facturé à ce jour Plus tard, lorsque vous créerez des factures, cette colonne affichera automatiquement le montant qui a déjà été facturé à ce jour.
Montant restant Plus tard, lorsque vous créerez des factures, cette colonne affichera automatiquement le montant qui n’a PAS encore été facturé à ce jour.
Optionnel: Répétez les étapes ci-dessus pour ajouter autant de postes que nécessaire.
Cliquez sur Enregistrer. Procore enregistre les postes sur la VDC du contrat.
Importer des postes dans la VDC du contrat général à partir d’un fichier CSV
Dans la carte « Ventilation des coûts », cliquez sur le bouton Importer la VDC à partir d’un fichier CSV .
Cliquez sur le bouton Télécharger le modèle CSV et choisissez l’une de ces options :
Modèle vierge. Cliquez sur cette option pour télécharger un modèle vierge. OU
Modèle avec des postes existants. Cliquez sur cette option pour télécharger un modèle qui inclut toutes les données de poste existantes du budget de votre projet.
Remarque
Procore télécharge un fichier modèle CSV dans le lieu de téléchargement des fichiers de votre navigateur Web.
Le nom du fichier est : Contrat général VDC Template.csv
Ouvrez le modèle que vous avez téléchargé sur votre ordinateur.
Saisissez les données que vous souhaitez charger directement dans le modèle.
Important
Ne PAS modifier ou réorganiser les en-têtes de colonne dans le fichier modèle.
Après avoir saisi les données de votre poste, assurez-vous d’enregistrer vos mises à jour de fichiers au format de fichier « Valeurs séparées par des virgules ».
Revenez à Procore. Ensuite, dans la section « Fichier CSV », choisissez l’une de ces options :
Cliquez sur Charger un fichier. OU
Utilisez une opération de glisser-déposer pour déplacer le modèle que vous venez de mettre à jour dans la section « Fichier CSV ».
Choisissez l’une de ces options :
Ajoutez des postes supplémentaires. Choisissez cette option si vous souhaitez créer de nouveaux postes en utilisant les données de votre modèle. OU
Remplacer les postes existants. Choisissez cette option si vous souhaitez effacer tous les postes existants du contrat général et les remplacer par les données de votre modèle.
Cliquez sur Importer.
Joindre des fichiers au contrat général
Pour ajouter des pièces jointes à un contrat général :
Sur la carte « Pièces jointes », cliquez sur Modifier.
Cliquez sur Joindre des fichiers.
Dans la boîte de dialogue Joindre des fichiers , mettez en surbrillance l’emplacement de stockage des fichiers à charger. Les options sont les suivantes :
Mon ordinateur. Cliquez sur Charger des fichiers pour ouvrir le finder de votre ordinateur. Sélectionnez les fichiers à charger et cliquez sur Ouvrir.
Des photos. Si l’outil Photos est actif sur le projet, choisissez le lieu dans la liste Sélectionner un album, puis recherchez le(s) fichier(s) à charger.
Dessins. Si l’outil Plans est actif sur le projet, choisissez la zone dans la liste Sélectionner une zone, puis recherchez le(s) fichier(s) à charger.
Formulaires. Si l’outil Formulaires est actif sur le projet, choisissez le modèle dans la liste Sélectionner un modèle, puis recherchez le(s) fichier(s) à charger.
Des documents. Si l’outil Documents est actif sur le projet, accédez au dossier stockant le(s) fichier(s) à charger, puis mettez-les en surbrillance.
Cliquez sur Joindre. Un indicateur de progression vous indique l’état du chargement.
Cliquez sur l’icône Fermer (X) dans la boîte de dialogue Joindre des fichiers.
Créer plusieurs contrats principaux
Répétez les étapes de la section Créer un contrat général unique ci-dessus pour chaque nouveau contrat général.
