Envoyer un contrat principal par e-mail

Après avoir créé un ou plusieurs contrats principaux, vous devrez peut-être partager ces informations avec d’autres personnes. Contrairement aux autres outils Procore qui envoient des notifications automatiques par e-mail aux membres d’un groupe ou d’une liste de distribution lorsque des éléments sont créés, mis à jour ou approuvés, un contrat principal contient des données financières sensibles. Pour protéger ces données, les contrats principaux doivent être explicitement envoyés aux individus.

• Autorisations utilisateur requises :

  • Pour envoyer un contrat principal par e-mail, autorisations de niveau « Standard » ou autorisations supérieures sur l’outil Contrats principaux du projet.

  • Pour être nommé comme destinataire dans le champ À ou CC, vous devez disposer d’un compte utilisateur dans l’Annuaire du projet.
    Remarque: tous les destinataires nommés dans le champ À ou CC peuvent afficher les données de votre contrat principal dans le PDF joint à l’e-mail.

  • Pour accéder à un contrat principal en cliquant sur le lien « Afficher ce contrat » ou « Afficher en ligne » dans l’e-mail:* autorisations de niveau « Admin » dans l’outil Contrats principaux du projet.
    OU * autorisations de niveau « Lecture seule » ou « Standard » dans l’outil Contrats principaux du projet ET votre nom doit être répertorié sous « Rendre visible seulement pour les administrateurs et les utilisateurs suivants ».

• Limitations:

  • Contrairement aux autres outils Procore, qui envoient des notifications automatiques par e-mail aux listes ou aux groupes de distribution, l’outil Contrats principaux vous oblige à suivre les étapes ci-dessous.

• Vos destinataires doivent avoir un compte utilisateur dans l’annuaire du projet de Procore. Voir Ajouter un compte utilisateur à l’annuaire du projet.

• Vous devez avoir un contrat principal pour l’envoi. Voir Créer des contrats principaux.

1. Accédez à l’outil Contrats principaux du projet.

2. Recherchez le contrat principal avec lequel travailler. Cliquez ensuite sur son lien Numéro .

3. Cliquez sur Envoyer le contrat par e-mail.
   

4. Renseignez les champs suivants :

   • À
     commencez à taper dans ce champ pour sélectionner les destinataires principaux dans une liste d’utilisateurs dans l’annuaire du projet. Voir Ajouter un compte utilisateur à l’annuaire du projet.

      Prudence

     Votre contrat contient-il des pièces jointes que les destinataires de l’e-mail ne veulent pas voir ? Si votre équipe de projet a ajouté des pièces jointes au contrat principal que vous envoyez par e-mail, assurez-vous de réviser toutes ces pièces jointes pour vous assurer que vous êtes d’accord pour les envoyer à vos destinataires. Vos destinataires pourront télécharger ces pièces jointes.

   • Cc
     commencez à taper dans ce champ pour sélectionner les destinataires secondaires dans une liste d’utilisateurs dans l’annuaire du projet. Voir Ajouter un compte utilisateur à l’annuaire du projet.

   • Privé
     cochez cette case si vous souhaitez empêcher les destinataires qui n’ont pas reçu l’autorisation « Admin » dans l’outil Contrats principaux d’accéder au contrat principal dans l’application Web Procore.

   • Objet
     ce champ se remplit automatiquement en fonction du nom du contrat principal, mais vous pouvez y apporter des modifications supplémentaires.

   • Pièces jointes
     joignez tous les fichiers ou documents associés.

   • Message
     incluez un message pour les destinataires.

5. Cliquez sur Envoyer.