Guide de l’utilisateur de la gestion financière pour les entrepreneurs spécialisés

Ensuite, commencez à découvrir les outils de gestion des changements de Procore. Vous pouvez créer deux types d’ordres de service dans Procore. Il existe deux options pour configurer ces outils : (1) Ordres de service avec Événements de changement ou (2) Ordres de service sans Événements de changement.

Ordres de service avec Événements de changement

La création d’un événement de changement vous permet de vous préparer à l’impact du changement avant qu’il ne devienne un coût réel, ce qui constitue une partie importante de la stratégie de gestion des contrats d’une entreprise spécialisée lors de l’embauche de sous-traitants externes pour effectuer des tâches.

Après avoir créé un événement de changement, vous pouvez ensuite créer une DDD (Demande de devis), qui sera envoyée aux sous-traitants appropriés pour tarification. Lorsque les DDD sont créées et que les sous-traitants assignés y répondent, les ordres de service peuvent être créés en fonction du devis soumis.

• Configurez vos paramètres de niveau d’ordre de service. Vous pouvez choisir entre un paramètre d’ordre de service à un (1), deux (2) et trois (3) niveaux. Chaque niveau ajoute une couche au flux de travail global de gestion du changement de votre équipe. Un nombre inférieur de niveaux offre le flux de travail le plus simple. Un nombre accru de niveaux offre à votre équipe un flux de travail plus complexe, mais donne à votre équipe plus de contrôle sur les changements. Les paramètres les plus courants parmi les utilisateurs de Procore sont d’utiliser le paramètre à un (1) ou deux (2) niveaux.

  Exemple

  Un exemple courant de cas d’utilisation d’un contrat client (2) niveaux est lorsque vous souhaitez imiter le regroupement des ordres de service de votre entreprise générale dans votre compte Procore. Si vous avez tendance à émettre des ordres de service immédiatement et à les facturer un par un (quel que soit le lot d’approbation), un paramètre d’ordre de service à 1 (1) niveau peut être le meilleur choix. Pour en savoir plus, voir Quels sont les différents niveaux d’ordre de service ?

  Une fois que vous avez choisi quel paramètre de niveau utiliser, vous pouvez configurer le nombre de niveaux d’ordre de service de l’engagement.

• Créer des événements de changement. Sur un projet de construction, un événement de changement est tout changement qui affecte (ou affecte potentiellement) le périmètre des travaux initial d’un projet de construction. Il existe de nombreuses façons de créer des événements de changement dans Procore. En plus d’utiliser l’outil Événements de changement (voir Créer un événement de changement), vous pouvez également utiliser l’une des options disponibles dans les outils Procore pris en charge ou à l’aide de l’mobile plateforme de Procore. Pour plus de détails sur ces options, voir Quels outils Procore puis-je utiliser pour créer un événement de changement ?

• Créer des DDD à partir d’Événements de changement et réviser les réponses aux DDD. Si vous devez créer une DDD pour que vos sous-traitants soumettent une tarification, voir Créer des DDD à partir d’un événement de changement. Vous pouvez ensuite examiner les devis de votre sous-traitant pour déterminer si vous souhaitez aller de l’avant avec la création d’un ordre de service. Voir Réviser les réponses aux DDD.

• Créer des ordres de service. Vous pouvez créer deux types d’ordres de service dans Procore :

  • Un ordre de service de l’engagement (OSE) peut être créé avant ou après l’envoi d’une réponse à une DDD. Voir Créer un OSE à partir d’un événement de changement.

  • Un ordre de service potentiel (OSP) peut être créé avant ou après l’envoi d’une réponse à une DDD. Voir Créer un OSP à partir d’un événement de changement.

Pour savoir ce que vous pouvez faire d’autre avec l’outil Événements de changement, voir Événements de changement.

Ordres de service sans Événements de changement

Lorsque l’outil Événements de changement est désactivé, votre équipe crée les modifications à l’aide des outils Engagements et Contrats clients. La plupart des ordres de service commencent par un ordre de service potentiel qui serait généré dans l’outil Contrats clients. Vous trouverez ci-dessous une description du processus lorsque les trois (3) niveaux sont activés pour les ordres de service au contrat client.

• Créez un ordre de service potentiel. Créez un ordre de service potentiel pour décrire tout changement potentiel de coûts qui affecterait le contrat. Lorsque vous remplissez une ventilation des coûts (VDC) pour un ordre de service potentiel, vous avez la possibilité de sélectionner un code budgétaire et d’entrer le montant en dollars. Idéalement, il s’agira d’un code budgétaire déjà présent dans le budget, afin que vous puissiez voir l’augmentation du budget dans l’onglet Budget.

• Créer un ordre de service de l’engagement. Après avoir créé un ordre de service potentiel, vous pouvez créer un ordre de service de l'engagement qui fait office de demande de devis auprès du sous-traitant qui sera responsable du périmètre des travaux décrit dans l’ordre de service potentiel. Vous pouvez comparer l'ordre de service de l'engagement à l'ordre de service potentiel correspondant et afficher votre écart entre les deux.

• Créez une demande d’ordre de service. Une fois que vous avez créé des ordres de service potentiels, vous pouvez les transformer en demandes d’ordre de service. Les demandes d'ordre de service sont généralement les documents soumis pour approbation et peuvent être utilisées pour soumettre des ordres de service potentiels individuels ou pour regrouper des ordres de service potentiels afin de rationaliser la révision et le processus d'approbation.

• Créez un ordre de service au contrat client. Les ordres de service dont le statut est défini sur « En attente » s’affichent dans la colonne « Changements budgétaires en attente » de l’outil Budget du projet. Les OSCC approuvés peuvent être ajoutés aux factures au maître d’ouvrage. Une fois que vous avez marqué l'ordre de service au contrat client comme approuvé, le changement de montant total en dollars sera reflété dans la colonne « OC approuvés » de l’outil Budget.

• Créer un ordre de service de l’engagement. Un ordre de service de l'engagement décrit les variations de coûts qui ont une incidence sur le contrat entre le entreprise contractant et un fournisseur ou sous-traitant. Une fois que vous avez marqué l'ordre de service de l'engagement comme approuvé, le changement en dollars sera reflété dans la colonne « Coûts engagés » de l’outil Budget. Les engagements et les ordres de service d’engagement potentiels dont le statut est « En attente » s’affichent dans la colonne « Changements de coûts en attente » de l’outil Budget. Voir Créer un ordre de service de l’engagement.

Pour savoir ce que vous pouvez faire d’autre avec l’outil Ordres de service, voir Ordres de service.