Créer un ordre de service potentiel pour un contrat client à partir d’un événement de changement

Si votre entreprise a activé l’outil Événements de changement et configuré votre projet pour utiliser une structure d’ordre de service à deux (2) niveaux, le processus d’événement de changement vous oblige à créer un ordre de service potentiel. Ensuite, vous créerez l’ordre de service au contrat client à partir de l’outil Contrats clients. Pour plus d’informations sur les niveaux, voir Quels sont les différents paramètres de ordre de service niveaux dans Finances ?
Remarque: Procore vous recommande de créer un ordre de service potentiel uniquement pour les éléments d’événement de changement qui sont hors périmètre des travaux et doivent être soumis au client/maître d'ouvrage pour approbation.

Lorsque vous créez un ordre de service potentiel, la ventilation des coûts (VDC) est renseignée avec les valeurs de l’ODG approximatif des revenus. Si vous avez masqué la fonctionnalité ODG approximatif des revenus, la valeur dépend de la portée de l’événement de changement. Pour les événements de changement de portée Dans la portée ou À déterminer, l’OSP est renseigné avec 0 $. Pour les événements de changement hors de la portée , l’OSP sera renseigné à partir de la DDD si le statut de cette DDD est En attente d’approbation finale. S’il n’y a pas de DDD avec ce statut, elle sera renseignée à partir de l’ODG approximatif de coût. Pour plus d’informations sur les statuts de DDD, voir Quels sont les différents statuts de DDD et comment affectent-ils les montants des coûts et des ordres de changement ?

• Autorisations utilisateur requises :

  • Autorisations de niveau « Standard » ou supérieures dans l’outil Événements de changement du projet.
    ET

  • Autorisations de niveau « Standard » dans l’outil Contrats clients du projet et le paramètre de configuration « Autoriser les utilisateurs de niveau standard à créer des OSP » doivent être activés dans l’outil Contrats clients.

• Informations complémentaires :

  • Selon le paramètre de configuration du niveau d’ordre de service configuré pour l’outil Contrats clients, les ordres de service potentiels peuvent être transformés en l’un (1) des éléments suivants :* Pour les ordres de service à deux (2) niveaux, un Ordre de service au contrat client.* Pour les ordres de service à trois (3) niveaux, un Demande d'ordre de service.* Pour en savoir plus, voir Quels sont les différents paramètres de niveau d’ordre de service dans Finances du projet ?

• L’outil Événements de changement doit être activé sur le projet. Voir Ajouter et supprimer des outils de projet.

• Les paramètres de configuration de l’ordre de service à deux (2) niveaux doivent être activés dans l’outil Contrats clients.

• Le contrat client du projet doit avoir le statut « Approuvé ».

1. Accédez à l’outil Événements de changement du projet.

2. Dans le tableau, cochez les cases correspondant à un (1) ou plusieurs postes d’événement de changement à inclure dans le nouvel ordre de service potentiel.

    Note

   Procore crée la ventilation des coûts (VDC) de l’ordre de service potentiel en utilisant le(s) poste(s) de l’événement de changement sélectionné(s).

3. Cliquez sur le menu Actions en masse et choisissez l’option Créer un ordre de changement potentiel au contrat client . Choisissez ensuite l’option de contrat appropriée dans le sous-menu.

4. Dans la page « Nouvel ordre de service potentiel », saisissez les données suivantes :

   • Signer avec DocuSign

      Pointe

     Comment collecter des signatures avec DocuSign ? Une fois la saisie des données de l’élément terminée, Procore recommande de changer le statut de l’élément en « Envoyé pour signature » avant de cliquer sur le bouton Compléter avec DocuSign pour lancer l’application DocuSign®. Si vous ne vous êtes pas déjà connecté, vous serez invité à vous connecter à DocuSign®. Une fois que vous êtes connecté, vous pouvez préparer l’enveloppe DocuSign_ ®_ pour les signatures. Une fois le processus de signature terminé, Procore change automatiquement le statut de l’élément en « Approuvé » et marque l’élément comme « Exécuté ». Pour en savoir plus, consultez DocuSign®.

   • Nombre

      Remarques

     • Procore attribue automatiquement à l’élément un nouveau numéro dans l’ordre séquentiel. Par exemple ; 001, 002, 003, etc.

     • Pour utiliser un schéma de numérotation personnalisé, saisissez n’importe quel ensemble de caractères alphanumériques. Procore attribue automatiquement les nouveaux numéros dans l’ordre séquentiel en utilisant votre schéma personnalisé.

   • Date de création

   • Révision

   • Entreprise sous-traitante - Ordre de service

   • Contrat - Ordre de service

   • Titre

   • Statut

   • Ordre de service au contrat client – Ordre de service

   • Motif du changement – Nouvel ordre de service potentiel à partir d’un événement de changement

   • Privé

   • Description

   • Exécuté

   • Date de réception de l’ordre de service signé – Ordre de service

   • Demande reçue de - Ordre de service

   • Emplacement

   • Impact sur le planning

   • Changement sur le terrain – Ordre de service

   • Référence – Ordre de service

   • Payé en totalité – Ordre de service

   • Pièces jointes

      Note

     Si la fonction Demande de devis (DDD) est activée, vous pouvez configurer l’outil Événements de changement pour inclure toutes les pièces jointes ajoutées à la réponse à la DDD d’un réviseur. Pour obtenir des directives, voir Configurer les paramètres : Événements de changement.

5. Cliquez sur Créer.

    Notes

   • La liste déroulante Poste associé n’apparaît que si le compte Procore de votre entreprise est intégré à un système ERP intégré et que l’outil Contrats principaux est actif sur le projet.

   • Lorsque vous ajoutez des postes à la ventilation des coûts de l’ordre de service, vous devez sélectionner un poste associé pour chaque nouveau poste. Vous pouvez désigner un (1) poste associé ou utiliser le même poste associé pour plusieurs postes.