Quickbooks® Bureau

Le connecteur Web QuickBooks (QBWC) est une application Intuit qui permet à des services Web comme Procore d’échanger des données avec QuickBooks Bureau via des applets personnalisés.

Ce guide décrit comment le QBWC facilite cet échange et fournit les bonnes pratiques pour s’assurer que l’information, y compris les engagements, les ordres de changement et le coût du projet Les données circulent avec précision et sans interruption. Pour maintenir une intégration réussie, le QBWC doit rester actif et se synchroniser sans erreur.

• Comment le connecteur Web QuickBooks envoie et reçoit les données

• Configuration requise et configuration

• Maintenance et support

• Interaction du connecteur Web avec Quickbooks® Bureau

• Configurations QBWC multiples

• Meilleures pratiques en matière de synchronisation
  

Toutes les communications entre Procore et QuickBooks reposent sur les demandes faites auprès de Procore. Pour chaque bouton sur lequel vous cliquez dans Procore à partir des pages d’Intégration ERP (Exporter vers QuickBooks, Mettre à jour les coûts du projet, Actualiser les projets, coût estimé jusqu'à l'achèvement), une demande est créée et stockée du côté Procore jusqu’à ce que le QBWC se connecte et demande ces demandes. Par conséquent, les données ne peuvent être synchronisées que si le QBWC s’exécute, en demandant les demandes en attente dans Procore. 

Avec les versions américaines de QuickBooks® Bureau: Le connecteur Web QuickBooks est automatiquement installé lorsque QuickBooks® Bureau est installé. 

Avec les versions canadiennes de QuickBooks® Bureau: L’application Connecteur Web QuickBooks devra être téléchargée et installée avant que l’application Procore puisse être installée. La solution peut être téléchargée directement auprès d’Intuit en cliquant sur ce lien.

Pour maintenir une connexion stable, votre environnement doit répondre aux cahier des charges suivantes :

• Session de l'utilisateur active : le connecteur Web s’exécute en tant qu’application plutôt qu’en tant que service d’arrière-plan. Le compte Windows utilisé pour installer le connecteur doit rester activement connecté au poste de travail ou au serveur pour que la synchronisation s’exécute.

• Autorisations : L’intégration doit être exécutée par un utilisateur QuickBooks avec un accès admin complet. L’utilisation d’un profil restreint entraîne des échecs de synchronisation « silencieuse » : alors que l’applet QBWC peut signaler une connexion réussie, des données spécifiques restreintes par les autorisations de votre profil sont ignorées sans déclencher de message d’erreur ou de notification visible.

• Compatibilité : Prend en charge les versions de QuickBooks Bureau jusqu’en 2024.

• Fichier Lieu : le fichier de Entreprise Données QuickBooks ne peut pas être stocké dans des dossiers de synchronisation dans le cloud tels que Dropbox ou OneDrive.

• Configuration unique : Un seul connecteur Web peut être configuré pour synchroniser les données de chaque entreprise Procore.

• Ratio de fichiers de l’entreprise : L’intégration est limitée à un (1) fichier d’entreprise QuickBooks par (1) entreprise Procore. Plusieurs fichiers d’entreprise pour différents projets au sein d’un seul site Procore ne sont pas pris en charge.

• Modifications du chemin d’accès au fichier : L’intégration est liée à un chemin de fichier spécifique établi lors de votre configuration initiale. Si vous prévoyez de déplacer votre fichier d’entreprise ou de migrer vers un nouveau serveur, contactez d’abord le support techniquepour mettre à jour manuellement la connexion.

• Mises à jour manuelles : Pour une synchronisation immédiate des données, vous pouvez exécuter manuellement le connecteur à tout moment en sélectionnant l’application Procore et en cliquant sur Mettre à jour la sélection.

• Dépannage : Si vous rencontrez des erreurs de synchronisation, cliquez sur le bouton Afficher le journal pour ouvrir l’historique. Enregistrez ce fichier et joignez-le à votre demande d’assistance pour une résolution plus rapide.

• Ouverture du connecteur Web :

  1. Cliquez sur le menu déroulant Fichier .

  2. Passez la souris sur Gestion des applications pour développer le menu.

  3. Cliquez sur Mettre à jour les services Web.

Pour les versions canadiennes, l’applet QBWC doit être ouvert séparément de Quickbooks car il est installé indépendamment.

• Mise à jour/synchronisation du connecteur Web : 

  1. Ouvrez l’applet Web Connector.

  2. Cochez la case à côté de l’application Procore .

  3. Cliquez sur Mettre à jour les éléments sélectionnés.

  4. La barre de progression de l’application doit être comprise entre 0 % et 100 %.

  5.  OK vert apparaît à côté du dernier résultat une fois l’opération terminée avec succès :

Si Procore est utilisé avec plusieurs fichiers d’entreprise QuickBooks, la fonction d’exécution automatique de QBWC doit être configurée pour s’exécuter à des intervalles différents afin de garantir une synchronisation indépendante pour chaque entreprise. Cela permet d’éviter les conflits, en veillant à ce que les opérations QuickBooks d’une entreprise n’interfèrent pas avec celles d’une autre.

• Synchronisations multi-entreprises échelonnantes : Si vous synchronisez plusieurs fichiers d’entreprise QuickBooks, vous devez définir les intervalles d’exécution automatique sur des fréquences différentes. Cette « stagnation » permet d’éviter les conflits et de s’assurer que la synchronisation d’une entreprise n’interfère pas avec une autre.

• Gestion du statut « En attente » : si le statut indique « En attente... Un autre service est en train de se mettre à jour », le connecteur attend simplement la fin d’un processus en cours avant de démarrer le suivant. Si cela se produit fréquemment, augmentez la durée de l’intervalle d’exécution automatique .

• Opération en arrière-plan : Pour que l’intégration reste active sans encombrer votre bureau, utilisez les boutons Masquer ou Réduire.