Mettre à jour la ventilation des coûts d’un contrat général

Après avoir créé un Contrat général, vous pouvez choisir parmi trois (3) méthodes pour mettre à jour des postes vers la VDC :

• Ajouter des postes au VDC Si le
  VDC de votre contrat ne comporte que quelques postes ou si vous souhaitez ajouter manuellement de nouveaux postes au VDC, utilisez le bouton Ajouter un poste pour saisir manuellement chaque VDC poste.

• Créer la VDC à partir du Budget du projet
  Si vous souhaitez structurer la VDC de votre contrat pour qu’elle corresponde à vos postes budgétaires, Procore vous offre la possibilité d’importer vos postes VDC directement depuis l’outil Budget de Procore. Cette méthode crée automatiquement la VDC du contrat pour vous en utilisant les postes budgétaires de votre projet comme source de données.

• Importer la VDC à partir d’un fichier CSV
  Si vous préférez créer le VDC de votre contrat à l’aide d’un tableur, tel que Microsoft Excel, vous pouvez télécharger un modèle vierge qui correspond à la structure du tableau de votre contrat, ajouter vos postes VDC à la feuille de calcul, enregistrer le fichier au format de fichier CSV (valeurs séparées par des virgules), puis importer vos postes. Vous pouvez également utiliser le processus d’importation pour remplacer tous les postes existants sur la VDC de votre contrat ou vous pouvez conserver tous les postes existants et en ajouter d’autres.

• Autorisations utilisateur requises :

  • Autorisations de niveau 'Admin' dans l’outil Contrats principaux du projet.

     Note

    Pour empêcher les utilisateurs Procore d’afficher les données de votre contrat, configurez la fonctionnalité d’autorisations granulaires lors de l’application des modèles d’autorisation. Voir Modifier un modèle d’autorisations de projet.

• Informations complémentaires :

  • Pour effectuer les étapes ci-dessous, le contrat devra avoir le statut «Ébauche». Cependant, si le paramètre 'Activer le planning des valeurs toujours modifiable' est activé dans cet outil, les utilisateurs disposant de l’autorisation utilisateur requise pour modifier les contrats principaux peuvent modifier le planning des valeurs lorsqu’un contrat est dans n’importe quelle statut. En savoir plus, voir Qu’est-ce que le paramètre « Activer le planning toujours modifiable » ?

     Note

    Si vous avez des postes entrants de l’outil Budget du projet et que les montants de ces postes sont inférieurs aux montants facturés sur ces postes dans une facture EG/client, une facture de financementou facture au maître d’ouvrage, un message d’erreur vous informe que les postes ne peuvent pas être importés à partir du budget du projet.

• Limitations:

  • Si vous avez créé plusieurs contrats généraux, vous pouvez importer des postes budgétaires dans la ventilation des coûts d’un contrat général. Cependant, vous ne pouvez PAS choisir les postes budgétaires à importer. Pour en savoir plus, voir Existe-t-il des limitations du système lors de la création de plusieurs contrats généraux ?

• Créez un contrat avec le statut «Ébauche». Voir Créer des contrats principaux.

• Définissez la méthode comptable sur le contrat. Voir Comment définir la méthode comptable d’un contrat ou d’un financement ? et Modifier les paramètres avancés d’un contrat général.

• Si vous devez créer une VDC de contrat à partir du budget du projet comme décrit ci-dessous, assurez-vous que la VDC de votre contrat est vide. Vous ne pouvez utiliser les étapes ci-dessous que lorsque la VDC d’un contrat comporte zéro (0) poste. Vous devez également :

  • Créez le budget de votre projet. Voir Configurer un budget.

  • Verrouillez le budget de votre projet. Voir Verrouiller un budget.

Il existe plusieurs façons d’ajouter et de mettre à jour des postes sur la VDC d’un contrat :

• Définir la méthode comptable sur un nouveau contrat général

• Ajouter des postes à la VDC

• Créer la VDC à partir du Budget du projet

• Importer la VDC à partir d’un fichier CSV

Définir la méthode comptable sur un nouveau contrat général

Par défaut, les nouveaux contrats principaux sont configurés pour utiliser la méthode comptable « basée sur les montants ». Les utilisateurs peuvent définir cette option sur « Basé sur la quantité unitaire » en cliquant sur le bouton Passer à la quantité unitaire. Dans Procore, la méthode comptable d’un contrat ou d’un financement détermine la manière dont les postes sont traités sur les factures. La comptabilité basée sur le montant utilise des montants forfaitaires pour les postes, tandis que la comptabilité basée sur la quantité unitaire utilise les quantités et les prix unitaires pour calculer les totaux. Une fois que la méthode comptable d’un contrat est définie et que les postes sont créés, elle ne peut pas être modifiée

Ajouter des postes à la VDC

1. Accédez à l’outil Contrats principaux du projet.

2. Localisez le contrat à mettre à jour et cliquez sur son lien Numéro .

3. Cliquez sur l’onglet Ventilation des coûts .

4. Cliquez sur Ajouter une ligne.

5. Saisissez les données comme suit :

   1. Code budgétaire
      Sélectionnez un code budgétaire ou cliquez sur Créer un code budgétaire. Voir Qu’est-ce qu’un code budgétaire dans la SDP de Procore ?

   2. Description
      Saisissez une description pour le poste. Par exemple, saisissez : Frais de service mensuels

   3. Qté
      Entrez le nombre d’unités.

   4. Unité de mesure
      Sélectionnez une unité de mesure (UOM) dans la liste déroulante. Pour en savoir plus sur les sélections par défaut de cette liste, voir Quelles unités de mesure sont incluses dans la liste principale de Procore ? et Ajouter une unité de mesure à la liste principale des unités de mesure.

   5. Coût unitaire
      Entrez le coût par unité dans cette case. Vous remarquerez que la valeur de cette colonne contient quatre (4) décimales (par exemple, 0,0000 $) pour vous permettre d’entrer la valeur spécifique requise pour calculer une tarification précise.

      Exemple

      Si vous achetez 50 000 unités pour 1 006 625,00 $, Vous devez saisir un prix unitaire de 20,1325 $.

   6. Montant
      Le système calcule automatiquement le sous-total pour vous, en fonction des entrées Qté, UdM et Coût unitaire .

6. Répétez les étapes ci-dessus pour tous les postes.

    Pointe

   Vous souhaitez organiser les postes de votre planning des coûts en groupes ? Cliquez sur le menu Ajouter un groupe et sélectionnez les options de regroupement souhaitées. Les options par défaut incluent Code de coût, Type de coût, Sous-projet (si activé), ainsi que tous les segments personnalisés qui ont été ajoutés pour votre entreprise ou votre projet. Voir Que sont les segments et les éléments de segment.

7. Choisissez l’une de ces options :

   • Cliquez sur Enregistrer
     OU

   • Cliquez sur Enregistrer et envoyer par e-mail.

Créer la VDC à partir du Budget du projet

1. Accédez à l’outil du Contrats principaux projet.

2. Localisez le contrat à mettre à jour. Cliquez ensuite sur son lien Numéro .

3. Cliquez sur l’onglet Ventilation des coûts .

4. ​Sous le tableau Ventilation des coûts , cliquez sur Importer. Choisissez ensuite VDC dans le budget dans le menu déroulant.
   

5. Dans la fenêtre Importer la ventilation des coûts à partir du budget ? , cliquez sur Importer.

   • Si la VDC est vide, le message suivant apparaît.
     

   • Si la VDC comporte des postes existants, tous les postes existants seront remplacés par les postes du budget.
     
     Procore remplace tous les postes existants de la ventilation des coûts par les postes actuels du budget du projet. Cela peut prendre plusieurs minutes. Une fois l’importation terminée, une bannière VERTE apparaît pour indiquer la réussite de l’action et les postes apparaissent dans le tableau de « ventilation des coûts ».

Importer la VDC à partir d’un fichier CSV

• Download a CSV Template

• Add Line Items to a CSV Template

• Import the Completed CSV Template to Procore

Download a CSV Template

1. Navigate to the Prime Contracts tool.

2. In the table, click a Number link to open the contract.

3. Under the General tab, click Schedule of Values.

4. In the Schedule of Values card, click Edit.
   This places the SOV into edit mode

5. Below the table, click Import and choose SOV from CSV .
   This opens the Import Schedule of Values from CSV window.
   

6. Expand Customize CSV Delimiter.

7. Choose a delimiter for the template file: Comma or Semicolon.
   The system's default option is Comma.

8. Click Download CSV Template and choose: Blank Template or Template with Existing Line Items.
   The downloads the selected template to your web browser's configured location.

Add Line Items to a CSV Template

1. Open the downloaded template in a spreadsheet editor.

2. Enter the line item data using the appropriate accounting method for the prime contract. See How do I set the accounting method for a contract or funding?

• Comment saisir des données pour la comptabilité basée sur les montants : Afficher/Masquer

  • Pour importer un contrat général en utilisant la méthode comptable basée sur les montants, saisissez les données comme suit :
    
    

  • Sous-projet. Saisissez un code de sous-projet pour le poste. Cela n’apparaît que lorsque les sous-projets sont activés. Voir Activer les sous-projets pour la SDP et Quels systèmes ERP intégrés prennent en charge le concept de sous-projet ?

  • Code de coût. Saisissez un code de coût pour le poste. Pour en savoir plus, voir Quels sont les codes de coût par défaut de Procore ?

  • Type de coût. Saisissez un type de coût pour le poste. Voir Quels sont les types de coût par défaut de Procore ?

     Informations importantes sur les types de coûts

    • Si vous laissez cette cellule vide, Procore la classe comme Autre.

    • Cette liste peut être personnalisée en fonction de votre entreprise. Voir Ajouter des types de coûts d’entreprise ou demandez à l’administrateur de votre entreprise une liste des types de coûts valides.

    • La saisie des données est requise si votre système ERP intégré synchronise les données avec Procore. Voir Quels systèmes ERP intégrés prennent en charge le concept de « type de coût » ?

  • La description. Saisissez une déclaration pour décrire le poste.

  • Code des impôts. Saisissez le code fiscal du poste.

     Informations importantes sur les codes fiscaux

    • Cette liste peut être personnalisée en fonction de votre entreprise. Voir Configurer les paramètres des codes fiscaux ou demander à l’administrateur de votre entreprise une liste des codes fiscaux valides.

  • Montant. Saisissez un montant numérique sans virgule ni signe dollar (par exemple, 15 000) ; Saisissez « 0,00 » s’il n’y a pas de montant en dollars, car les cellules vides ne sont pas acceptées.

• Comment saisir des données pour la comptabilité par unité/quantité : Afficher/Masquer

  • Pour importer un contrat général en utilisant la méthode comptable basée sur les montants, saisissez les données comme suit :
    
    

  • Sous-projet. Saisissez un code de sous-projet pour le poste. Cela n’apparaît que lorsque les sous-projets sont activés. Voir Activer les sous-projets pour la SDP et Quels systèmes ERP intégrés prennent en charge le concept de sous-projet ?

  • Code de coût. Saisissez un code de coût pour le poste. Pour en savoir plus, voir Quels sont les codes de coût par défaut de Procore ?

  • Type de coût. Saisissez un type de coût pour le poste. Voir Quels sont les types de coût par défaut de Procore ?

     Informations importantes sur les types de coûts

    • Si vous laissez cette cellule vide, Procore la classe comme Autre.

    • Cette liste peut être personnalisée en fonction de votre entreprise. Voir Ajouter des types de coûts de l’entreprise.

    • La saisie des données est requise si votre système ERP intégré synchronise les données avec Procore. Voir Quels systèmes ERP intégrés prennent en charge le concept de « type de coût » ?

  • La description. Saisissez une déclaration pour décrire le poste.

  • Quantité. Entrez une valeur numérique représentant la quantité de l’unité.

  • Unité de mesure. Entrez une abréviation d’unité de mesure. Voir Quelles unités de mesure figurent sur la liste principale de Procore ?

  • Prix unitaire. Saisissez le prix unitaire du poste.

  • Sous-total. Saisissez le sous-total du poste.

  • Remplacer. Vous avez ces options, choisissez une (1) option :

    • Pour remplacer le calcul automatique du sous-total, saisissez une valeur ici et laissez les champs Quantité, Description de l’unité et Prix unitaire vides.
      OU

    • Pour utiliser le calcul automatique de Procore, saisissez des valeurs dans les champs Quantité, Description de l’unité et Prix unitaire , en laissant le champ Remplacer vide.

       Informations importantes sur le calcul automatique

      • Si votre système ERP intégré synchronise les données avec Procore, la saisie des données dans les champs Quantité, Description de l’unité et Prix unitaire est requise. Voir Quels systèmes ERP intégrés prennent en charge le concept de « type de coût » ?

  • Code des impôts. Saisissez le code fiscal du poste. Voir Configurer les paramètres des codes fiscaux.

Import the Completed CSV Template to Procore

1. Navigate to the Prime Contracts tool.

2. In the table, click a Number link to open the contract.

3. Under the General tab, click Schedule of Values.

4. In the Schedule of Values card, click Edit.
   This places the SOV into edit mode.

5. Below the table, click Import and choose SOV from CSV.
   This opens the Import Schedule of Values from CSV window.
   

6. Upload the file as follows:

   • Click Upload File and select the completed template to upload.
     OR

   • Drag-and-drop the completed template to the CSV File area.

7. Depending on the state of your prime contract, choose the appropriate option:

   • To add more line items to the prime contract, select Add Additional Line Items, then click Import.

   • To replace all existing line items on the prime contract with the template, select Replace Existing Line Items, then click Import.

Procore imports the template and displays a success banner. If you see an error message, click Show Error to learn why the import failed.