Modifier un contrat de sous-traitance (ancien)

Après avoir créé un contrat de sous-traitance, vous pouvez le modifier à tout moment.

• Autorisations utilisateur requises :

  • Autorisations de niveau Admin dans l’outil Engagements du projet.
    OU

  • Autorisations de niveau Lecture seule ou Standard sur l’outil Engagements du projet avec les autorisations granulaires «Mettre à jour le contrat d'ordre de travail» activées sur votre modèled’autorisation .

• Pour les entreprises utilisant l’outil Intégrations ERP : Afficher/Masquer

  • Si vous modifiez un contrat de sous-traitance qui n’a PAS encore été synchronisé avec le système ERP intégréde votre entreprise , vous pouvez suivre les étapes ci-dessous. Pour déterminer si un contrat de sous-traitance a été synchronisé avec un système ERP, voir Que signifient les icônes ERP ?

  • Si vous modifiez un contrat de sous-traitance qui a déjà été synchronisé avec le système ERP intégré de votre entreprise, voir Modifier un engagement synchronisé avec le système ERP.

• Créer un contrat de sous-traitance

1. Accédez à l’outil Engagements du projet.

2. Sous l’onglet Contrats, localisez le contrat de sous-traitance.

3. Cliquez sur le lien Numéro pour ouvrir le contrat de sous-traitance.

4. Dans l’onglet Général , modifiez les éléments suivants :

   • Signer avec DocuSign®
     Si vous avez activé l’intégration Procore + DocuSign® (voir Activer ou désactiver l’intégration DocuSign® sur un projet Procore), une coche apparaît dans cette case par défaut. Si vous ne souhaitez PAS collecter de signatures avec DocuSign®, supprimez la marque.

      Pointe

     Comment collecter des signatures avec DocuSign ? Une fois la saisie des données de l’élément terminée, Procore recommande de changer le statut de l’élément en « Envoyé pour signature » avant de cliquer sur le bouton Compléter avec DocuSign pour lancer l’application DocuSign®. Si vous ne vous êtes pas déjà connecté, vous serez invité à vous connecter à DocuSign®. Une fois que vous êtes connecté, vous pouvez préparer l’enveloppe DocuSign_ ®_ pour les signatures. Une fois le processus de signature terminé, Procore change automatiquement le statut de l’élément en « Approuvé » et marque l’élément comme « Exécuté ». Pour en savoir plus, consultez DocuSign®.

   • #
     Saisissez ou validez l’identifiant unique du contrat de sous-traitance. Si vous créez le premier engagement d’un projet, Procore numérote automatiquement l’engagement dans un ordre séquentiel. Par exemple, ES-01-001, ES-01-002, etc.

      Notes

     • Si votre entreprise a implémenté l’outil Intégrations ERP, votre système ERP intégré peut imposer une limite maximale de caractères. Voir Quelle est la longueur maximale des caractères pour le « Numéro (#) » d’un engagement ?

     • Lorsqu’un engagement est exporté vers l’Intégration par Ryvit, il doit avoir un numéro d’engagement unique. Vous pouvez personnaliser le schéma de numérotation des engagements de votre projet. en savoir plus, voir Puis-je personnaliser le système de numérotation des objets financiers dans Procore ?

   • Titre
     Saisissez un titre descriptif pour le contrat de sous-traitance.

      Notes

     • Si votre entreprise a activé l’outil Intégrations ERP, sachez que certains systèmes ERP intégrés imposent des limites de caractères au champ « Titre » lorsque les données exportées depuis Procore sont importées dans leur système.

     • Pour plus de détails sur les limites de caractères, voir Quelle est la longueur maximale des caractères pour le « titre » d’un engagement ?

   • Entreprise sous-traitante
     Sélectionnez l’entreprise responsable de l’exécution des travaux dans le contrat de sous-traitance (par exemple, American Construction Co.).
     Remarques:

     • Pour apparaître dans cette liste en tant que sélection, ajoutez l’entreprise à l’Annuaire du projet. Pour plus de détails, voir Ajouter une entreprise à l’annuaire du projet ou Importer des utilisateurs et des fournisseurs dans votre outil Annuaire au niveau projet (Procore Imports).

     • Vous devez sélectionner une entreprise sous-traitante avant de pouvoir nommer un contact de facturation.

   • Contacts de facturation
     Sélectionnez un (1) ou plusieurs employés de l’entreprise sous-traitante à désigner comme contact de facturation. Après avoir enregistré le contrat de sous-traitance, tous les utilisateurs ajoutés ici seront ajoutés à la liste Privé (e). Vous devez sélectionner une entreprise sous-traitante avant de pouvoir sélectionner les contacts de facturation.

      Note

     Il est important de toujours ajouter au moins un « contact de facturation » sur un bon de commande ou un contrat de sous-traitance. Cela garantit que les invitations par e-mail importantes et les notifications automatiques par e-mail sont envoyées au contact approprié. Pour en savoir plus sur l’importance d’inclure des contacts de facturation dans vos engagements, consultez Ajouter des contacts de facture à un bon de commande ou à un contrat de sous-traitance et Qu’est-ce qu’un contact de facturation ?

   • Statut
     Assignez un statut au contrat de sous-traitance. Pour en savoir plus sur les statuts disponibles et quels statuts d’engagement reflètent les montants des contrats dans le budget de votre projet, voir Quels sont les statuts d’engagement par défaut dans Procore ?

   • Exécuté.
     Cochez cette case pour indiquer que le contrat de sous-traitance a été entièrement signé et exécuté.

      Notes

     • De nombreux utilisateurs de Procore choisissent de cocher la case Exécuté lorsqu’ils placent l’engagement dans le statut « Approuvé » ou « Terminé ».

     • L’heure à laquelle votre équipe de projet coche la case Exécuté doit toujours être alignée sur le processus métier propre à votre projet.

   • Privé
     Choisissez parmi ces options :

     • Rendre visible uniquement pour les administrateurs et les utilisateurs suivants
       Cochez cette case à cocher pour limiter la visibilité du contrat de sous-traitance aux utilisateurs disposant des autorisations Admin dans l’outil Engagements et aux utilisateurs spécifiés dans la liste déroulante Sélectionner une personne.

     • Autoriser ces utilisateurs à voir les éléments de VDC
       Cochez cette case à cocher pour permettre aux utilisateurs sélectionnés dans la liste déroulante Sélectionner une personne de voir l’onglet Ventilation des coûts sur le contrat de sous-traitance.

        Important

       Lorsque l’option « Autoriser ces utilisateurs à voir VDC éléments » est activée, l’onglet « Ventilation des coûts » n’est visible et disponible que pour les utilisateurs disposant d’autorisations de niveau Admin dans l’outil Engagements du projet et pour les personnes nommées dans l’option « Sélectionner une personne » liste déroulante.

     • Sélectionner une personne
       Sélectionnez une ou plusieurs personnes dans la liste. Vous pouvez autoriser les utilisateurs non-administrateurs à afficher le contrat de sous-traitance, si vous le souhaitez. En outre, vous pouvez autoriser certains utilisateurs non administrateurs à avoir un accès en lecture seule aux postes individuels sous l’onglet VDC.

   • Par défaut Retenue de garantie
     Spécifiez le pourcentage de retenue de garantie à retenir sur la première facture de sous-traitant. Par exemple, il est courant d’entrer 5 ou 10 % dans ce champ.

      Notes

     • Le montant de la « retenue de garantie par défaut » fixé sur le contrat de sous-traitance ne portera que sur le montant de la première facture du sous-traitant.

     • La modification de cette valeur après la création de la première facture de sous-traitant n’affectera PAS le montant de la retenue de garantie sur les factures suivantes.

     • Pour définir ou débloquer le montant de la retenue sur une facture ultérieure, suivez les étapes de la section Activer la retenue de garantie sur un engagement. Ensuite, utilisez l’un de ces outils Procore pour définir ou libérer la retenue de garantie sur cette facture :

       • Engagements. Définir ou libérer une retenue de garantie sur une facture de sous-traitant.

       • Facturation. Définir ou libérer une retenue de garantie sur une facture de sous-traitant.

     • Si vous souhaitez configurer règles de rétention qui ajustent automatiquement les montants retenus sur vos factures de sous-traitant, voir Activer les règles de rétention à échelle mobile sur les factures d’un Engagement.

   • Description
     Fournissez des informations supplémentaires, si nécessaire.

5. Sous Dates du contrat, procédez comme suit :

   • Date de début. Sélectionnez la date à laquelle les travaux commenceront sur le site du projet.

   • Date d’achèvement estimée. Sélectionnez la date estimée à laquelle le périmètre des travaux sera terminé.

      En version bêta

     Note aux utilisateurs participant au programme bêta de version limitée « Achèvement estimé par le sous-traitant ». Lorsqu’un utilisateur place un ordre de changement avec le statut « Approuvé » et qu’il inclut une valeur dans le champ « Impact sur le planning » de l’ordre de changement, Procore met automatiquement à jour le champ « Date d’achèvement estimée » du contrat d’engagement du nombre de jours saisis.

   • Date de réception du contrat signé. Sélectionnez la date à laquelle le contrat de sous-traitance a été officiellement signé.

   • Date d’achèvement réelle. Sélectionnez la date à laquelle la portée des travaux a été jugée complète.

6. Sous Informations supplémentaires, procédez comme suit :

   • Inclusions. Divulguez toute inclusion qui pourrait ne pas être clairement indiquée dans les documents contractuels connexes.

   • Exclusions. Divulguez toute exclusion qui pourrait ne pas être clairement indiquée dans les documents contractuels connexes.

   • Pièces jointes. Joignez tous les documents connexes tels que les devis, reçus, bons de commande signés, etc. Vous pouvez joindre des fichiers qui ont été chargés dans votre projet ou faire glisser des fichiers depuis votre ordinateur local.

7. Cliquez sur l’un (1) de ces boutons :

   • Enregistrer et envoyer par e-mail. Cliquez sur ce bouton pour enregistrer les modifications et envoyer un e-mail au sous-traitant au contact de facturation. Une bannière VERTE apparaît en haut de la page pour confirmer que l’e-mail a été envoyé.

   • Sauvegarder. Cliquez sur ce bouton pour enregistrer les modifications.

   • Complet avec DocuSign®. Cliquez sur ce bouton pour enregistrer les modifications et utiliser l’intégration DocuSign® de Procore pour configurer l’enveloppe DocuSign® afin de collecter les signatures numériques. Voir DocuSign®.

• Envoyer un bon de commande ou un contrat de sous-traitance par e-mail