Créer un ordre de service de l’engagement à partir d’un événement de changement

Dans Procore, a est tout Événement de changementchangement qui influe sur la portée d’un projet de construction. Une fois qu’un événement de changement est enregistré dans Procore, les équipes de projet ont la possibilité de créer une demande de devis (DDD) pour obtenir des devis des sous-traitants responsables. Voir Créer des DDD à partir d’un événement de changement.

Vous pouvez créer un ordre de service de l’engagement à partir d’un événement de changement avant ou après la réponse ou la révision de la DDD associée. Toutefois, si vous attendez que la DDD ait été révisée et que le statut de la DDD soit défini sur « En attente d’approbation finale », la ventilation des coûts (VDC) de l’ordre de service se remplit automatiquement avec les montants de la DDD pendant le processus de création de l’ordre de service. Pour plus d’informations sur les statuts de DDD, voir Quels sont les différents statuts de DDD et comment affectent-ils les montants des coûts et des ordres de changement ?

Le processus que vous utilisez pour gérer les changements dans Procore dépend également de la configuration des niveaux d’ordre de service d’engagement de votre projet. Pour en savoir plus, voir Quels sont les différents paramètres de niveau d’ordre de service dans Finances ?

• Si votre projet utilise la configuration d’ordre de service à un (1) niveau, vous n’aurez qu’à créer un OSE. Voir Créer un ordre de service de l’engagement. Remarque: si vous utilisez l’intégration DocuSign, veuillez consulter Remplir un ordre de service de l’engagement avec DocuSign® à la place.

• Si votre projet utilise la configuration d’ordre de service à deux (2) niveaux, vous devez d’abord créer un ordre de service potentiel de l’engagement à partir d’un événement de changement. Vous allez ensuite créer un OSE à partir de l’outil Engagements. Voir Créer un ordre de service de l’engagement.

• Autorisations utilisateur requises :

  • Autorisations de niveau « Standard » ou supérieures dans l’outil Événements de changement du projet
    ET

  • Autorisations de niveau « Admin » dans l’outil Engagements du projet.

1. Accédez à l’outil Événements de changement du projet.

2. Sélectionnez un ou plusieurs postes d’événement de changement que vous souhaitez inclure dans l’ordre de service.
   Remarque: vous pouvez sélectionner des postes dans plusieurs événements de changement. Vous pouvez également utiliser la liste déroulante Filtre pour filtrer par fournisseur.

3. Choisissez En masse actions > Créer un Engagement OC.
   Remarque: les postes de la VDC de l’ordre de service sont créés à partir des postes de l’événement de changement.

4. Complétez les informations suivantes :

   • Nombre
     Ce champ se remplit automatiquement en fonction du nombre d’ordres de service déjà créés. Par défaut, le nombre sera automatiquement incrémenté de un.

      Pourboire

     Comment Procore assigne-t-il des numéros aux ordres de service de l’engagement ? Pour en savoir plus, voir Puis-je personnaliser le système de numérotation des objets financiers dans Procore ?

   • Révision
     Ce champ affiche le numéro de révision de l’ordre de service. Lorsqu’un ordre de service est créé pour la première fois, son numéro de révision est zéro. Un ordre de service peut avoir plusieurs révisions en raison des commentaires d’un réviseur/approbateur. Ce champ doit être saisi manuellement car les révisions ne sont pas automatiquement suivies.

   • Titre
     Ce champ sera automatiquement renseigné avec le nom de l’événement de changement.

   • StatutSélectionnez
     l’état actuel de l’ordre de service. Le par défaut statut de Procore est en attente de révision.
     

     Note aux utilisateurs dont la fonction Variations pouvant être réclamées est activée.

     Le nouveau statut En attente - Facturable de Procore vous permet de facturer un montant immédiatement alors que l’ordre de service n’est pas approuvé. Ce statut rend automatiquement la ventilation des coûts (VDC) modifiable et est exclusivement disponible pour les ordres de service à un seul niveau sur les engagements et les contrats principaux. Voir Mettre à jour les paramètres de l’outil pour les contrats et les ordres de service.
     

   • Privé
     Cochez cette case pour que seuls vous et les utilisateurs ayant un accès de niveau 'Admin' aux ordres de service puissiez voir cet ordre de service.

   • Motif du changement
     Le champ motif du changement sera renseigné avec le motif du changement que vous avez sélectionné dans l’événement de changement ; Cependant, vous pouvez apporter des modifications si nécessaire. Sélectionnez le motif de l’ordre de service potentiel : Demande du client, Développement de la conception, Allocation, Condition existante, Forfait, ou toute option personnalisée par l'administrateur Procore. Définissez les configurations Par défaut gestion des changements.

   • Méthode comptable
     Ce champ hérite de la méthode comptable spécifiée dans l’Engagement (par ex. Basé sur le montant).

   • Date d’échéance
     Saisissez la date d’échéance de l’ordre de service.

   • Date de facturation
     Saisissez la date à laquelle l’ordre de service a été facturé.

   • Date de paiement
     Saisissez la date à laquelle l’ordre de service a été payé.

   • Réviseur désigné
     Sélectionnez un utilisateur pour passer en revue l’ordre de service.

   • Demande reçue de
     Sélectionnez dans l’annuaire du projet un utilisateur au nom duquel vous soumettez l’ordre de service potentiel.

   • Descriptif
     Saisissez une description plus détaillée de l’ordre de service.

   • Impact sur le planning
     Si vous le connaissez, vous pouvez fournir une estimation du nombre de jours supplémentaires qui pourraient être ajoutés au planning actuel du projet si l’ordre de service était approuvé.

   • Lieu
     Utilisez le menu déroulant Lieu pour sélectionner un lieu qui a un impact sur [élément]. Sélectionnez l’un des lieux prédéfinis ou consultez Comment ajouter un lieu à plusieurs niveaux à un élément ? Ce lieu peut être aussi général que l’lieu du site au premier niveau ou aussi spécifique que l’endroit sur le site où le sous-traitant travaillera au deuxième niveau.

   • Référence
     Faites référence à tout autre outil, matériel, plan ou document lié à l’ordre de service potentiel.

   • Exécuté
     Cochez cette case une fois que l’ordre de service est terminé.

   • Changement sur le chantier
     Cochez cette case si l’ordre de service concerne un changement sur le chantier.

   • Payé en totalité
     Cochez cette case pour indiquer que vous avez reçu le paiement pour ce changement.

   • Postes d’événement de changement
     Si votre projet est intégré à un système ERP :

     • Poste existant : sélectionnez un poste existant dans le menu déroulant, met à jour son code budgétaire pour qu’il corresponde au code VDC sélectionné et affiche son code fiscal existant en mode lecture seule.

     • Nouveau poste : sélectionnez Nouveau poste si le code budgétaire est tout nouveau ou n’est pas lié à un code existant. Cela crée un poste de zéro dollar (0 $) dans la ventilation des coûts du engagement ( VDC ). Vous devez sélectionner une valeur dans le menu déroulant Code fiscal qui vient de s’afficher avant de créer le poste.

     Si votre projet n’est pas intégré à un système ERP, vous pouvez ignorer cette action et procéder à la création de l’ordre de service.

   • Pièce jointe
     Joignez toute documentation pertinente. Remarque: si une demande de devis (DDD) est associée et que le réviseur a joint des documents à sa réponse à la DDD, l’outil Événements de changement peut être configuré pour ajouter ces pièces jointes aux nouveaux ordres de service. Voir Configurer les paramètres avancés : Événements de changement.

5. Cliquez sur Créer. La ventilation des coûts pour l’ordre de service sera créée à partir des postes d’événement de changement. Vous pouvez cliquer dans l’onglet Ventilation des coûts pour vérifier vos postes.

    Note

   Par défaut, les postes d’événement de changement transmettent le dernier montant de coût aux postes de ventilation des coûts de l’ordre de service de l’engagement.

   Si un ordre de service au contrat général était associé à ce poste d’événement de changement avant la création de l’ordre de service d’engagement, le poste d’événement de changement transmettra alors le montant Dernier prix au poste de ventilation des coûts de l’ordre de service de l’engagement.