Remplir les factures au maître d’ouvrage avec DocuSign®

Une fois que votre équipe a créé une facture au maître d’ouvrage, les utilisateurs Procore disposant d’un compte DocuSign® peuvent préparer une enveloppe DocuSign® pour la facture à envoyer au(x) destinataire(s) approprié(s) pour demander une signature.

Si vous êtes le destinataire d’une demande de signature, vous n’avez pas besoin d’un compte DocuSign®. Toutefois, si vous disposez d’un compte DocuSign® et que l’adresse e-mail correspond à l’adresse e-mail que vous utilisez dans Procore, une copie de tous les documents que vous signez sera enregistrée dans votre compte DocuSign®. Une fois que toutes les signatures requises sont collectées dans DocuSign®, Procore définit le statut de l’engagement sur Approuvé.

• Autorisations utilisateur requises :

  • Autorisations de niveau « Admin » dans l’outil Contrats principaux du projet

• Informations complémentaires :

  • Une fois que vous vous serez connecté à votre compte DocuSign® depuis Procore, vous n’aurez PAS besoin de vous reconnecter jusqu’à l’expiration du jeton de connexion. Une fois expirée, la bannière Réauthentification requise apparaît dans Procore. Pour en savoir plus, voir Que signifient les différentes bannières DocuSign® dans Procore ?

  • Pour effectuer les étapes ci-dessous, le statut de la facture doit être Approuvé, Approuvé avec note conditionnelle ou En attente de l’approbation du maître d’ouvrage .

• Activer l’intégration DocuSign® sur le compte Procore de votre entreprise

• Activer l’intégration DocuSign® sur un projet

• Pour demander des signatures à l’aide de l’intégration Procore + DocuSign®, vous devez disposer d’un compte DocuSign® actif. Vous n’avez PAS besoin d’un compte DocuSign® pour signer un document. Pour plus de détails, voir :

  • Ai-je besoin d’un compte DocuSign© ?

  • Comment puis-je obtenir un compte DocuSign® ?

• Créer des factures au maître d’ouvrage

• Ouvrir la facture au maître d’ouvrage

• Connectez-vous à DocuSign®

• Préparer l’enveloppe DocuSign®

Ouvrir la facture au maître d’ouvrage

Il existe deux façons d’ouvrir une facture au maître d’ouvrage :

• À partir de l’outil Contrats principaux

• À partir de l’outil Facturation

À partir de l’outil Contrats principaux

1. Accédez à l’outil Contrats principaux du projet.

2. Localisez le contrat principal associé à la facture au maître d’ouvrage. Cliquez ensuite sur son lien Numéro .

3. Cliquez sur l’onglet Factures .

4. Dans le tableau Factures (demandes de paiement), cliquez sur le lien # de facture .

5. Dans la facture, cliquez sur le bouton Modifier .

6. Dans l’onglet Résumé , cliquez sur le bouton Mettre à jour et configurer DocuSign .
   

À partir de l’outil Facturation

Si vous disposez d’une autorisation de niveau « Admin » dans l’outil Contrats principaux , vous pouvez également utiliser l’outil Facturation du projet pour envoyer des factures groupées à DocuSign®.

1. Accédez à l’outil Facturation du projet.

2. Cliquez sur l’onglet Maître d’ouvrage .

3. Localisez la facture dans le tableau. Puis

4. , cliquez sur le lien # de facture .

5. Dans la facture, cliquez sur le bouton Modifier .

6. Dans l’onglet Résumé , cliquez sur le bouton Mettre à jour et configurer DocuSign .
   

Procore lance l’application DocuSign®. Si vous n’êtes pas déjà connecté à DocuSign®, vous serez invité à saisir vos identifiants de connexion.

Connectez-vous à DocuSign®

Si vous n’êtes PAS connecté à votre compte DocuSign®lorsque vous lancez l’application DocuSign® de Procore :

1. Sur la page de connexion DocuSign®, saisissez votre adresse e-mail dans la zone E-mail :
   

2. Cliquez sur Suivant.

3. Entrez votre mot de passe.

4. Cliquez sur Connexion.

Préparer l’enveloppe DocuSign®

Une fois que vous êtes connecté au DocuSign®, la page Charger un document et ajouter un destinataire d’enveloppe s’affiche. Procédez comme suit :

• Ajouter des documents à l’enveloppe

• Ajouter des destinataires à l’enveloppe

• Ajouter un message à tous les destinataires

• Ajouter les champs de signature et envoyer l’enveloppe

Ajouter des documents à l’enveloppe

Les informations Procore suivantes remplissent automatiquement l’enveloppe DocuSign® :

• Une copie PDF de la facture est automatiquement ajoutée à la section Ajouter des documents à l’enveloppe .

Vous avez la possibilité d’ajouter d’autres documents comme suit :

1. Optionnel: Si vous souhaitez ajouter des documents supplémentaires à l’enveloppe, choisissez l’une des options disponibles dans la section « Ajouter des documents à l’enveloppe » :
   

    Remarque

   Les options disponibles dans la section « Ajouter des documents à l’enveloppe » sont développées et maintenues par DocuSign^®. Pour apprendre à utiliser DocuSign^®, Procore recommande de consulter le contenu de support.docusign.com.

   1. Télécharger

   2. Utiliser un modèle

   3. Obtenir à partir du cloud

Ajouter des destinataires à l’enveloppe

Pour ajouter des destinataires à l’enveloppe :

1. Sous Ajouter des destinataires à l’enveloppe, conservez les blocs de destinataire par défaut, leurs noms et leurs adresses e-mail. Pour les factures au maître d’ouvrage, vous ajouterez généralement deux (2) destinataires de la manière suivante :

   • Destinataire 1. Dans le champ Nom , saisissez le nom de la personne de votre entreprise qui est responsable de la signature des demandes de paiement. Si un utilisateur correspondant existe dans l’annuaire du projet Procore, le nom de cet utilisateur apparaît sous forme de sélection dans la liste déroulante et l’intégration Procore + DocuSign® complète l’adresse e-mail enregistrée. Si la personne ne figure PAS dans l’annuaire du projet, vous pouvez saisir l’adresse e-mail ici.

   • Destinataire 2. Dans le champ Nom , saisissez le nom de l’architecte chargé de certifier la demande de paiement avec une signature. En règle générale, il s’agit de l’architecte ou de l’ingénieur du projet. Si un utilisateur correspondant existe dans l’annuaire du projet Procore, le nom de cet utilisateur apparaît sous forme de sélection dans la liste déroulante et l’intégration Procore + DocuSign® complète l’adresse e-mail enregistrée. Si la personne ne figure PAS dans l’annuaire du projet, vous pouvez saisir l’adresse e-mail ici.
     

Ajouter un message à tous les destinataires

1. Dans la section Message à tous les destinataires , procédez comme suit :

   • Objet de l’e-mail
     Saisissez une ligne d’objet pour l’e-mail sortant.

   • Message électronique
     Saisissez la copie du corps de l’e-mail sortant.

2. Cliquez sur Suivant.

Ajouter les champs de signature et envoyer l’enveloppe

L’étape suivante consiste à prévisualiser les champs de signature sur le PDF. Les champs de signature correspondent aux rôles dans Procore. Par exemple, l’entrepreneur et l’architecte qui sont parties au contrat avec la facture. Ces champs sont automatiquement ajoutés à l’enveloppe DocuSign® par l’intégration Procore + DocuSign®.

1. Localisez le champ Signature de l’entrepreneur dans la facture.

2. Sous Champs standard, effectuez un glisser-déposer pour déplacer le champ Signature vers la ligne de signature du contrat. Dans le volet de droite, sous Signature, assurez-vous que le destinataire approprié est sélectionné, comme illustré ci-dessous.
   
   

3. Répétez l’étape ci-dessus pour ajouter le champ de signature de « Architecte/Ingénieur » sur le projet.

4. Optionnel: Ajoutez si vous le souhaitez, ajoutez des « champs standard » supplémentaires au formulaire PDF.

    Remarque

   Les options de la zone « Champs standard » sont développées et gérées par DocuSign^®. Pour apprendre à utiliser DocuSign^®, Procore recommande de consulter le contenu de support.docusign.com.

5. Optionnel: Pour prévisualiser l’enveloppe en tant que destinataire, cliquez sur Aperçu. Cliquez ensuite sur l’icône de fermeture (x) dans le coin supérieur droit pour fermer l’aperçu.

6. Lorsque vous êtes prêt à envoyer l’enveloppe pour signature, cliquez sur Envoyer.
   DocuSign® envoie l’enveloppe aux destinataires spécifiés. Les destinataires peuvent ensuite passer à l’étape suivante. Une fois toutes les signatures collectées et appliquées au document dans DocuSign®, vous devrez changer manuellement le statut de la facture en « Approuvé » dans Procore.

• Signer un document Procore avec DocuSign®