Guide de l’utilisateur de la gestion financière du maître d’ouvrage

Une fois que vous avez élaboré vos contrats d’engagement, vous pouvez créer des ordres de service pour tenir compte des coûts supplémentaires. Bien que la plupart des propriétaires préfèrent commencer par utiliser les niveaux d’ordre de service à 2 niveaux, il existe le choix de le configurer pour utiliser un paramètre à 1, 2 ou 3 niveaux. Un plus grand nombre de niveaux d’ordres de service rend le flux de travail plus complexe, mais offre un contrôle accru.

Outil de financement activé

• Quels sont les différents paramètres de niveau d’ordre de service dans Finances ?

• Créez un ordre de service potentiel pour décrire tout changement potentiel dans les coûts qui aurait une incidence sur le financement. Vous ne pouvez saisir un montant en dollars qu’au niveau de l’ordre de service potentiel. Lorsque vous remplissez une ventilation des coûts pour un ordre de service potentiel, vous avez la possibilité de sélectionner un code budgétaire. Idéalement, il s’agira d’un code budgétaire déjà présent dans le budget, vous pourrez donc voir l’augmentation du budget dans l’onglet Budget.

• Après avoir créé un ordre de service potentiel, vous pouvez créer un ordre de service d’engagement qui agit comme une demande de devis auprès de l’entrepreneur qui sera responsable de l’étendue des travaux décrits dans l’OSP. Vous pouvez comparer l’ordre de service de l’engagement à l’ordre de service potentiel correspondant et examiner l’écart entre les deux.

• Une fois que vous avez créé des ordres de service potentiels de financement, vous pouvez les transformer en demande d’ordre de service. Les demandes d’ordre de service sont généralement les documents soumis pour approbation et peuvent être utilisées pour soumettre des ordres de service potentiels individuels ou pour regrouper des ordres de service potentiels afin de rationaliser le processus de révision et d’approbation.

• Une fois que vous avez marqué les ordres de service de l’engagement comme approuvés, le changement en dollars est reflété dans la colonne « Coûts engagés » de l’outil Budget. Les engagements et les ordres de service potentiels de l’engagement dont le statut est « En attente » s’affichent dans la colonne « Changements de coûts en attente » de l’outil Budget.

Outil de financement désactivé

• Vous ne pouvez saisir un montant en dollars qu’au niveau de l’ordre de service potentiel. Lorsque vous remplissez une ventilation des coûts pour un ordre de service potentiel, vous avez la possibilité de sélectionner un code de coût.

  • Créer une demande d’ordre de service pour un engagement.

  • Les ordres de service dont le statut est défini sur « En attente » s’affichent dans la colonne « Changements budgétaires en attente » de l’outil Budget. Les ordres de service approuvés peuvent être ajoutés aux factures au maître d’ouvrage. Une fois que vous avez marqué l’ordre de service comme approuvé, le changement de montant total en dollars est reflété dans la colonne « OC approuvés » de l’outil Budget.

• Après avoir créé un ordre de service potentiel, vous pouvez créer un ordre de service d’engagement qui agit comme une demande de devis auprès de l’entrepreneur qui est responsable de l’étendue des travaux décrits dans l’ordre de service potentiel. Vous pouvez comparer l’ordre de service de l’engagement à l’ordre de service potentiel correspondant et examiner l’écart entre les deux.

• Une fois que vous avez marqué l’ordre de service de l’engagement comme approuvé, le changement en dollars est reflété dans la colonne « Coûts engagés » de l’outil Budget. Les engagements et les OSE potentiels dont le statut est « En attente » s’affichent dans la colonne « Changements de coûts en attente » de l’outil Budget.

  • Créer un ordre de service de l’engagement

Pour plus d’informations sur l’outil Ordres de service, voir Ordres de service.