Guide de l’utilisateur d’Assets

Vous pouvez créer des observations d’actifs directement à partir de l’outil Actifs au niveau Projet. Le champ de ressource est prérempli avec la ressource, et l’observation est automatiquement liée en tant qu’élément lié.

Vous pouvez également utiliser des actions en masse pour créer une observation pour plusieurs actifs.

• Autorisations utilisateur requises

• Actifs

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  • The asset field is pre-populated when creating an observation from an asset.

  • Selecting an asset when creating or editing an observation, automatically links the observation to the asset as a related item.

  • You can click the asset link in the observation to view the asset's details in the Assets tool.

• Personnes assignées

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  • Vous pouvez assigner une observation à un seul utilisateur, à plusieurs utilisateurs individuels ou à un groupe de distribution.

  • Toutes les personnes assignées doivent disposer des autorisations « Standard » ou Admin dans l’outil Observations.

  • Les utilisateurs « Standard » peuvent assigner des observations à un 'Admin' utilisateur, ou à d’autres utilisateurs de niveau « Standard » s’ils ont reçu le autorisation granulaire « Peut assigner des utilisateurs standard à Observations».

  • Par défaut les personnes assignées : vous pouvez définir plusieurs personnes assignées comme par défaut dans les modèles d’observation via la page Paramètres du Niveau projet Observations.

• Dates d’échéance

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  • Le champ « Date d’échéance » est automatiquement renseigné en fonction du nombre de jours par défaut spécifié dans la page Configurer les paramètres de l’outil Observations. Voir Configurer les paramètres avancés : Observations.

  • La date d’échéance respecte également les jours définis comme 'jours ouvrables' pour le projet. Voir Définir les jours ouvrables du projet.

• Notifications (en anglais)

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  • Lorsque vous créez une observation, vous recevez des notifications par e-mail chaque fois qu’un autre utilisateur commente ou modifie le statut de l’observation.

  • Les notifications d’observation ne sont PAS automatiquement distribuées une fois qu’elles ont été créées. Les utilisateurs devront envoyer la notification après l’avoir créée.

  • Les notifications peuvent être distribuées via le Web ou Procore mobile.

  • S’il y a des personnes que vous souhaitez toujours voir figurer sur la liste de distribution pour les observations, vous pouvez les ajouter à la liste de distribution par défaut dans les paramètres de configuration.

  • Si vous créez une observation sans personne assignée, aucune notification ne sera envoyée. Si vous modifiez l’observation, ajoutez une personne assignée et l’enregistrez, une notification par e-mail sera automatiquement envoyée.

  • Les notifications de retard ne sont envoyées par e-mail que si le statut de l’observation est « Initié » ou « Non accepté ». Les e-mails de retard ne sont PAS envoyés lorsqu’une observation a le statut « Prêt pour révision » ou « Fermé ».

• Numéro d’observation

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  • Le nombre d’observations sera automatiquement renseigné avec le nombre suivant en fonction du nombre d’observations que vous et votre équipe avez créées.

  • Vous pouvez le modifier si nécessaire.

  • Ce numéro peut être un doublon d’un numéro déjà assigné à un autre élément d’observation dans votre projet.

1. Accédez à l’outil Ressources au niveau projet.

2. Sélectionnez les actifs pour lesquels vous souhaitez créer une observation.

   • Actif unique

     1. Cliquez sur les points de suspension verticaux de la ressource et sélectionnez Créer une observation.

   • Actifs multiples

     1. Cochez les cases à côté des actifs que vous souhaitez inclure dans l’observation.

     2. Cliquez ensuite sur les points de suspension verticaux dans le menu Actions en masse et sélectionnez Créer une observation.

3. Saisissez les informations relatives à l’observation.

   Afficher/Masquer les champs

   • Actif : Sélectionnez l’actif que vous souhaitez lier à l’outil d’observation.

   • Type: choisissez le type qui catégorise le mieux l’observation. Les types d’observation vous permettent de filtrer et de rapporter des enregistrements sans affecter les champs affichés lors de la création.

   • Non: le nombre d’observations sera automatiquement renseigné avec le nombre suivant en fonction du nombre d’observations que vous et votre équipe avez créées.

   • Titre: titre de l’observation décrivant le sujet général

   • ​Statut: définissez le statut de l’observation à partir des options suivantes :

     • Initié: lorsque vous créez l’observation, elle est définie sur Initié et attend que la personne assignée réponde.

     • Prêt pour révision: une fois que la personne assignée a répondu à l’observation, elle change son statut en Prêt pour révision. Ceci envoie une notification par e-mail au créateur pour qu’il révise le travail.

     • Non accepté: si le créateur révise le travail et le marque comme Non accepté, l’observation reste non résolue et renvoie à la personne assignée.

     • Fermé: si le créateur approuve le travail, il marque l’observation comme fermée pour résoudre et terminer l’élément.

   • Priorité: sélectionnez une priorité pour indiquer à la partie responsable le degré d’urgence de l’observation (faible, moyenne, élevée, urgente).

   • Métier: sélectionnez le métier pertinent pour cette observation. Voir Ajouter ou supprimer des métiers.

   • Personne assignée: sélectionner les utilisateurs ou le groupe de distribution qui effectueront le travail requis à partir de l’observation.

   • Date d’échéance: saisissez ou sélectionnez une date dans le calendrier à laquelle l’observation sera due.

   • Section du cahier des charges: sélectionnez la section du cahier des charges associée à l’observation.

   • Lieu: sélectionnez le lieu dans lequel l’observation se trouve. Comment ajouter un lieu à plusieurs niveaux à un élément ?

   • Distribution: ajoutez à la liste de distribution les personnes auxquelles vous souhaitez envoyer des e-mails de mise à jour lorsque le statut de l’observation change ou lorsque quelqu’un laisse un commentaire.

   • Privé(e) : cochez la case si vous souhaitez que cette observation soit visible par les utilisateurs Admin de l’observation, la personne assignée et les personnes figurant sur la liste de distribution.

   • Condition contributive: sélectionnez une condition contributive associée à l’observation. Voir Ajouter des champs d’analyse de l’origine des problèmes.

   • Comportement contributif: sélectionnez un comportement contributif associé à l’observation.

   • Danger: sélectionnez un danger associé à l’observation.

   • Description: ajoutez une description de l’observation détaillant les informations pertinentes nécessaires pour rendre compte ou terminer le travail.

   • Pièces jointes: joignez des informations pertinentes comme une photo ou un document de garantie en cliquant sur Joindre les fichiers pour sélectionner un fichier à partir de Procore ou de votre ordinateur local, ou en faisant un glisser-déposer dans la zone grise.
     Remarque: voir Ajouter une photo à une observation pour qu’elle apparaisse dans l’outil Photos.

4. Cliquez sur Créer.

5. Facultatif : Envoyer des notifications pour les observations.

   1. Accédez à l’outil Observations au niveau projet.

   2. Dans la bannière, cliquez sur Envoyer un élément pour envoyer par e-mail un résumé des observations non envoyées aux personnes assignées, aux membres de la liste de distribution et aux créateurs.
      Remarques :

      • Cette action met à jour le champ « Date de notification » à la date du jour.

      • La bannière n’apparaît que lorsqu’un utilisateur est assigné à une observation.