Répondre à un livrable en tant qu’approbateur

Le créateur d’un livrable ajoute un ou plusieurs approbateurs au flux de travail du livrable (voir Ajouter des utilisateurs au flux de travail du livrable). Chaque approbateur doit ensuite soumettre une réponse comme décrit dans les étapes ci-dessous. Si la réponse d’un approbateur est en retard, le système envoie un rappel automatique par e-mail au réviseur jusqu’à ce qu’une réponse soit soumise. Si aucune réponse n’est reçue, un rappel est envoyé une fois par jour pendant 45 jours.

• Autorisations utilisateur requises :

  • Autorisations de niveau « Standard » ou supérieures dans l’outil Livrables du projet et en cours Balle au tribunal pour le livrable.

• Pour les entreprises utilisant la fonction de réponses personnalisées aux livrables :

  • Si votre entreprise a créé des réponses de livrable personnalisées (voir Créer des réponses aux livrables personnalisées), les sélections dans la liste déroulante Réponse peuvent être différentes de celles documentées ci-dessous.

• Informations complémentaires :

  • Le livrable doit avoir le statut « Ouvert ».

  • Si un approbateur vous a transféré un livrable pour révision, voir Répondre à un livrable transféré en tant que réviseur.

Facultatif : révisez les pièces jointes PDF du livrable

Si vous recevez un e-mail de Procore dont l’objet est « Action requise pour le livrable », procédez comme suit :

• Réviser l’e-mail Action requise pour un livrable

• Répondre à un livrable dans Procore

Réviser l’e-mail Action requise pour un livrable

1. Ouvrez votre programme de messagerie. Ouvrez ensuite l’e-mail avec la ligne d’objet Action requise pour le livrable.

Répondre à un livrable dans Procore

1. Effectuez l’une des opérations suivantes :

   • Cliquez sur Passer à l’action dans Procore dans l’e-mail Action requise.

   • Accédez à l’outil Livrables du projet et cliquez sur Afficher à côté du livrable nécessitant votre réponse. Votre nom sera inscrit dans le champ « Responsable ».

2. Passez en revue les informations du livrable et toutes les pièces jointes incluses.

    Note

   Toutes les pièces jointes PDF auxquelles vous avez ajouté des annotations dans Procore seront automatiquement incluses dans votre réponse. Voir Réviser les pièces jointes PDF du livrable.

3. Cliquez sur Répondre à côté de votre nom dans le tableau « Flux de travail de la livrable ».

   

4. Optionnel: Joignez tout fichier supplémentaire à inclure dans votre réponse.

   

5. Cliquez sur Suivant.

6. Ajoutez les informations suivantes :

   • Réponse. Sélectionnez la réponse appropriée dans le menu déroulant.

   • Commentaires. Facultatif. Effectuez l’une des opérations suivantes :

     • Saisissez les commentaires à inclure dans la réponse.

     • Transférer le livrable à un autre utilisateur pour qu’il réponde en tant que « Réviseur ». Voir Transférer un livrable pour révision.

7. Cliquez sur Aperçu.

8. Prévisualisez les informations.

    Pourboire

   S’il y a une autre étape dans le flux de travail du livrable, le nom de l’utilisateur ou du groupe d’utilisateurs de l’étape suivante s’affichera dans le champ « Suivant dans le flux de travail ».

9. Cliquez sur l’une des options suivantes :

• Cliquez sur Répondre pour enregistrer vos informations et répondre au livrable.

• Cliquez sur Retour si vous devez modifier les informations que vous avez ajoutées.

• Cliquez sur Annuler pour fermer la fenêtre et revenir à la page du livrable. Note: Les informations que vous avez ajoutées avant de fermer la fenêtre ne seront pas enregistrées.

Une fois que vous avez enregistré votre réponse, le système envoie une notification par e-mail à tous les types d’utilisateurs sélectionnés dans la configuration de messagerie « Le rôle d’approbateur répond (via flux de travail) ». Voir Qui reçoit un e-mail lorsqu’un livrable est créé ou mis à jour ?

Le système attend que tous les utilisateurs requis à chaque étape du flux de travail d’un livrable répondent avant de transférer la responsabilité à l’étape suivante.