Procore peut être configuré pour utiliser une terminologie spécifique aux entreprises générales, aux maîtres d’ouvrage ou aux entreprises spécialisées. Découvrez comment appliquer les options du dictionnaire.
Si votre entreprise ou votre projet ne souhaite pas accorder à des collaborateurs externes l’autorisation d’accéder à votre projet Procore afin qu’ils puissent soumettre leurs propres factures, votre équipe peut collecter les factures numériques ou papier auprès de vos contacts de facturation en dehors de Procore. Une fois collectées, les administrateurs de factures peuvent les créer dans Procore au nom de chaque contact de facturation.
Informations complémentaires :
Un administrateur des factures peut :* Créer des factures pour tous les engagements d’un projet.* Modifiez les montants sur une ventilation des coûts lorsque le statut de la facture est Ébauche ou Réviser et soumettre à nouveau . Lorsqu’il existe plusieurs factures pour un engagement au cours d’une même période de facturation, vous ne pouvez obtenir que les montants de la dernière facture.* Pour les utilisateurs légalement tenus de fournir aux demandeurs un échéancier de paiement, voir Exporter un échéancier de paiement.* Révisez la « date d’échéance du paiement » sur la facture pour les programmes de paiement anticipé.
Pour effectuer les étapes de ce tutoriel, l’engagement de la facture doit avoir :
Une entreprise sous-traitante désignée comme « Entreprise sous-traitante ». Voir Créer un engagement.
Un employé de « l’entreprise sous-traitante » désigné comme « contact de facturation ». Voir Ajouter des contacts de facturation à un bon de commande ou à un contrat de sous-traitance.
Le statut est Approuvé ou Terminé. Voir Quels sont les statuts d’engagement par défaut dans Procore ?
Tous les postes de la ventilation des coûts du sous-traitant doivent avoir le statut Approuvé . Voir Réviser une facture de sous-traitant en tant qu’administrateur des factures. Pour savoir comment activer l’onglet facultatif Ventilation des coûts du sous-traitant, voir Ajouter une ventilation des coûts du sous-traitant à un engagement.
En outre, un administrateur de factures doit créer une période de facturation pour la facture. Voir Gérer les périodes de facturation.
Ouvrir la page Nouvelle facture
Mettre à jour la fiche d’informations générales
Mettre à jour la carte Ventilation des coûts
Mettre à jour la carte des détails du paiement
Ajouter des pièces jointes
Enregistrez la facture
Optionnel: Envoyer une facture avec DocuSign©
Les utilisateurs créent toujours des factures dans l’outil Engagements du projet.
Accédez à l’outil Engagements du projet.
Recherchez l’engagement pour lequel créer une facture dans l’onglet « Contrats ».
Cliquez sur le lien Numéro pour l’ouvrir. 
En haut de l’engagement, cliquez sur Créer , puis choisissez Créer une facture dans le menu.
L’option « Créer une facture » est-elle inactive ? Pour savoir pourquoi, placez le curseur de votre souris sur l’infobulle. Cette option ne s’active que lorsque les conditions préalables sont remplies.
Dans la page Nouvelle facture, mettez à jour la fiche Informations générales . Une fois la mise à jour effectuée, continuez en mettant à jour la ventilation des coûts.
L’élément entouré en ORANGE n’est disponible qu’avec Procore Pay.
La carte « Détails du paiement » apparaît à côté de la carte « Informations générales pour les administrateurs de factures avec Procore Pay ».
Pour modifier la date d’échéance du paiement de cette facture, sélectionnez une nouvelle date dans le calendrier Date d’échéance du paiement .
Lorsqu’un bénéficiaire est inscrit à un programme de paiements anticipés, cette carte indique le statutd’inscription au programme de paiements anticipés, la date d’échéance et les frais du bénéficiaire. Voir Réviser et gérer les inscriptions à la paie anticipée en tant que bénéficiaire. Le programme de paiement anticipé attribué au projet Procore détermine automatiquement la date d’échéance et les frais. Voir À propos des programmes de paiement anticipé.
Les champs de saisie de données de la ventilation des coûts d’une facture dépendent de la méthode comptable de l’engagement correspondant (basée sur le montant ou sur la base des unités/quantités). Pour en savoir plus, voir Comment définir la méthode comptable d’un contrat ?
Vous ne voyez pas de colonne ? Si vous personnalisez la disposition des colonnes, les colonnes que vous voyez peuvent être différentes des colonnes par défaut du système. Pour rétablir la disposition des colonnes par défaut du système, cliquez sur l’icône Débordement
dans n’importe quel en-tête de colonne et choisissez Réinitialiser les colonnes. Voir Gérer les lignes et les colonnes de la ventilation des coûts d’une facture de sous-traitant.
Facturation des matériaux entreposés dans Procore ? Pour en savoir plus, consultez la section À propos des matériaux entreposés sur les factures.
Besoin de définir ou de libérer la retenue de garantie ? Pour plus de détails, voir Définir ou libérer Retenue de garantie sur une facture de sous-traitant.
Cliquez sur Modifier les valeurs.
Le panneau Modifier les valeurs s’ouvre.
Dans le panneau Modifier les valeurs, entrez les valeurs de ce facture période de facturation :
Facultatif. Travaux terminés cette période ( %). Saisissez une valeur pour définir le pourcentage de travail effectué.
Saisissez 25 % dans la colonne Travaux terminés cette période ( %). Lorsque vous cliquez sur Appliquer, Procore calcule automatiquement les valeurs des cellules Total terminé et entreposé à ce jour ($), Total terminé et entreposé à ce jour ( %), Solde restant jusqu’à la fin et Retenue de garantie sur les travaux cette période ($). Il applique également les mises à jour des totaux des factures.
Facultatif. Total terminé et entreposé à ce jour ( %). Saisissez une valeur pour le pourcentage de matériaux installés et entreposés sur le site projet ou dans une installation de stockage. Cette saisie représente l’ensemble des travaux et matériaux entreposés pour cette facture période de facturation ainsi que toutes les facture soumises pour cette engagement dans le passé.
Saisissez 40 % dans la colonne Total terminé et entreposé à ce jour ( %). Lorsque vous cliquez sur Appliquer, Procore calcule automatiquement les valeurs des cellules Travaux terminés cette période ( %), Total terminé et entreposé à ce jour ($), Solde restant et Retenue de garantie sur les travaux cette période ($). Il applique également les mises à jour des totaux des factures.
Facultatif. Retenue de garantie sur les travaux cette période ( %). Saisissez une valeur pour le pourcentage de retenue de garantie à retenir.
Facultatif. Retenue de garantie totale libérée ( %). Saisissez une valeur pour le pourcentage de retenue de garantie à libérer.
Cliquez sur Appliquer pour mettre à jour le(s) poste(s) sélectionné(s) dans la planning des coûts.
Le système applique vos mises à jour aux postes sélectionnés et recalcule les totaux des factures.
Répétez les étapes pour mettre à jour tous les postes souhaités, si nécessaire.
Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer les mises à jour.
Cliquez sur Modifier les valeurs.
Le panneau Modifier les valeurs s’ouvre.
Dans le panneau Modifier les valeurs, entrez les valeurs de cette facture période de facturation :
Facultatif. Total terminé et entreposé à ce jour ( %). Saisissez une valeur pour définir le pourcentage de matériaux installés et entreposés sur le site projet ou dans une installation de stockage. Cette saisie représente l’ensemble des travaux et des matériaux entreposés pour cette facture période de facturation ainsi que les facture soumises pour cette l’engagement dans le passé. Voir
Facultatif. Travaux terminés cette période ( %). Saisissez une valeur pour définir le pourcentage de travail effectué.
Facultatif. Retenue de garantie sur les travaux cette période ( %). Saisissez une valeur pour le pourcentage de retenue de garantie à retenir.
Facultatif. Retenue de garantie totale libérée ( %). Saisissez une valeur pour le pourcentage de retenue de garantie à libérer.
Cliquez sur Appliquer pour mettre à jour le(s) poste(s) sélectionné(s) dans la ventilation des coûts.
Le système applique vos mises à jour aux postes sélectionnés et recalcule les totaux des factures.
Répétez les étapes pour mettre à jour tous les postes souhaités, si nécessaire.
Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer les mises à jour.
La carte « Détails du paiement » apparaît à côté de la carte « Informations générales pour les administrateurs de factures avec Procore Pay ».
Pour modifier la date d’échéance du paiement de cette facture, sélectionnez une nouvelle date dans le calendrier Date d’échéance du paiement .
Lorsqu’un bénéficiaire est inscrit à un programme de paiements anticipés, cette carte indique le statutd’inscription au programme de paiements anticipés, la date d’échéance et les frais du bénéficiaire. Voir Réviser et gérer les inscriptions à la paie anticipée en tant que bénéficiaire. Le programme de paiement anticipé attribué au projet Procore détermine automatiquement la date d’échéance et les frais. Voir À propos des programmes de paiement anticipé.
Faites défiler jusqu’à la section « Pièces jointes ».
Choisissez parmi ces options :
Cliquez sur le bouton Joindre des fichiers . Cela ouvre la boîte de dialogue Joindre des fichiers , dans laquelle vous pouvez charger des fichiers depuis votre ordinateur. Cliquez sur le bouton Joindre lorsque vous avez terminé.
OU
Effectuez un glisser-déposer pour déplacer les fichiers de votre ordinateur ou du réseau vers la zone des pièces jointes.
Cliquez sur le bouton Enregistrer en bas de la page « Nouvelle facture ».Remarque : si les flux de travail sont activés pour les factures des sous-traitants, vous pouvez également choisir « Enregistrer comme ébauche » pour enregistrer votre travail et rester à la même étape du flux de travail.
Optionnel: Si votre équipe de projet souhaite collecter des signatures sur vos factures à l’aide de l’intégration Procore + DocuSign ©, cliquez sur le bouton Envoyer avec DocuSign© en haut de la page. Pour utiliser ce bouton, l’intégration DocuSign© doit être activée sur le projet (voir Comment activer l’intégration DocuSign® ?) et le statut de la facture doit être Approuvé, Approuvé avec note conditionnelle ou En attente d’approbation . Pour en savoir plus sur lintégration © DocuSign et la préparation des enveloppes pour la signature, voir DocuSign®.
How do you collect signatures with DocuSign? After the data entry for the item is complete, Procore recommends changing the item's status to 'Out for Signature' before clicking the Send to DocuSign button to launch the DocuSign® application. If you have not previously signed in, you will be prompted to Log In to DocuSign®. Once you are signed in, you can prepare the DocuSign_®_ envelope for signatures. After the signature process is complete, Procore automatically changes the status of the item to 'Approved' and marks the item as 'Executed'. To learn more, see DocuSign®.
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