Procore peut être configuré pour utiliser une terminologie spécifique aux entreprises générales, aux maîtres d’ouvrage ou aux entreprises spécialisées. Découvrez comment appliquer les options du dictionnaire.
De la même manière que vous pouvez inviter un contact de facturation à soumettre une facture de sous-traitant pour révision, vous pouvez également inviter un contact de facturation à fournir une ventilation plus détaillée des postes sur l’onglet « Ventilation des coûts » en activant l’option « Sous-traitant VDC ' d’un engagement.
Dans l’onglet général « Ventilation des coûts » d’un engagement, chaque poste est affecté à un code de coût et à un type de coût spécifiques.
Dans l’onglet « Sous-traitant VDC » d’un engagement, il peut vous être demandé de fournir une ventilation plus détaillée d’un poste dans l’onglet « Ventilation des coûts ». Cela peut être nécessaire pour fournir une explication plus complète sur les montants pour obtenir l’approbation d’une facture.
Limitations:
Si un engagement utilise la méthode comptable basée sur la quantité unitaire, l’ajout du Sous-traitant VDC n’est pas pris en charge. Voir Comment définir la méthode comptable d’un contrat ou d’un financement ?
Informations complémentaires :
Dans l’onglet Général du bon de commande ou du contrat de sous-traitance, vous devez sélectionner le nom d’utilisateur de votre collaborateur dans les champs « Privé » et « contact de facturation » avant que votre collaborateur puisse voir la VDC.
Seuls les postes de détail ajoutés dans l’onglet Sous-traitant VDC seront reportés dans le facture.
Pour les entreprises qui utilisent l’outil Intégrations ERP, les postes Sous-traitant VDC que vous créez ne sont PAS synchronisés avec votre système ERP intégré.
Créez-vous un Sous-traitant VDC que vos collaborateur en aval pourront mettre à jour ultérieurement ? Si c’est le cas, votre entreprise doit fournir au collaborateur un compte Procore utilisateur dans votre Entreprise Annuaire. En outre, cet utilisateur doit disposer des autorisations appropriées pour un contact de facturation. Pour en savoir plus, consultez l’article Qu’est-ce qu’un contact de facturation ?
Créez un engagement.
Assurez-vous que l’engagement est configuré pour utiliser la méthode comptable basée sur le montant. Voir Comment définir la méthode comptable d’un contrat ou d’un financement ?
Activez l’onglet Sous-traitant VDC. Voir Activer ou désactiver l’onglet Sous-traitant VDC de l’outil Engagements.
L’utilisateur effectuant ces étapes doit disposer des autorisations de contact de facturation. Voir Ajouter des contacts de facturation à un bon de commande ou à un contrat de sous-traitance.
Suivez les étapes décrites dans Créer des bons de commande et Créer des contrats de sous-traitance.
Accédez à l’outil Facturation du projet.
Cliquez sur l’onglet Sous-traitant .
Recherchez l’engagement dans la liste et cliquez sur le lien Contrat pour l’ouvrir.
Dans l’onglet Général , cliquez sur Modifier.
Cliquez sur l’onglet Ventilation des coûts .
Cliquez sur Ajouter une ligne.
L’onglet « Ventilation des coûts » est une VDC général qui détaille chaque périmètre des travaux associé à l’engagement.
L’onglet « Sous-traitant VDC » est l’superficie le plus spécifique dans lequel les collaborateurs sont invités à fournir une ventilation détaillée des postes pour chaque poste du engagement de l’onglet général « Ventilation des coûts ».
Ajoutez tous les postes associés à l’onglet général « Ventilation des coûts » :
Élément d’événement de changement
Si les événements de changement sont activés, vous pouvez sélectionner un poste d’événement de changement si vous souhaitez lier l’engagement à un événement de changement spécifique.
Élément du contrat principalSi
les événements de changement ne sont pas activés, sélectionnez le poste associé dans votre contrat principal. Si l’élément n’est pas comptabilisé dans le contrat principal, sélectionnez l’option « Non budgétisé ».
code budgétaire
Sélectionnez un code budgétaire dans la liste ou cliquez sur Créer un code budgétaire pour en créer un nouveau. Voir Qu’est-ce qu’un code budgétaire dans la SDP de Procore ?
Descriptif
Saisissez une brève description du poste.
Code fiscal
Sélectionnez un code fiscal à utiliser pour ce poste. Ce champ n’apparaît que si vous avez activé la fonction de codes fiscaux. Voir Comment puis-je utiliser les codes fiscaux sur un projet ?
Montant
Spécifiez le coût du poste.
Cliquez sur Ajouter un poste pour ajouter des postes supplémentaires, si nécessaire.
Une fois que vous avez terminé d’ajouter des postes, effectuez l’une des opérations suivantes :
Si vous avez déjà enregistré la facture, le bouton Créer est intitulé Enregistrer et le bouton Créer et envoyer par E-mail est intitulé Enregistrer et envoyer par E-mail.
Pour ajouter sous-traitant VDC postes au nom de votre sous-traitant, cliquez sur Créer ou Enregistrer.
OU
Pour inviter vos contacts de facturation à créer les postes Sous-traitant VDC, cliquez sur Créer et E-mail ou Enregistrer et E-mail.
Quand Procore envoie-t-il des notifications par e-mail aux administrateurs de factures, aux contacts de facturation et aux membres de la liste de distribution d’une facture ? En savoir plus, consultez Quand Procore envoie-t-il des notifications par e-mail aux contacts de facturation ?
Passez à l’étape suivante.
Si vous êtes un administrateur des factures (ou un contact de facturation qui a été invité à mettre à jour un Sous-traitant VDC ), vous pouvez effectuer ces étapes sur le l’engagement.
Cliquez sur l’onglet Sous-traitant VDC.
Si vous ne voyez PAS d’onglet « Sous-traitant VDC » dans le contrat engagement, un utilisateur avec des autorisations de niveau Admin sur le L’outil Engagements doit l’activer. Voir Ajouter un Sous-traitant VDC à un Engagement et Activer ou désactiver l’onglet Sous-traitant VDC dans l’outil Engagements.
Cliquez sur Modifier.
Dans l’onglet Sous-traitant VDC, saisissez une ventilation détaillée des postes comme suit :
Cliquez sur le lien +Ajouter un élément de poste.
Dans la zone Description , ajoutez une description détaillée du travail à effectuer.
Dans la zone Montant , ajoutez le montant spécifique pour ce travail.
Continuez cette étape jusqu’à ce que le montant « Restant à allouer » pour ce code budgétaire et cette description soit de 0,00 $.
Lorsque vous avez alloué tous les montants dans l’onglet Sous-traitant VDC, cliquez sur le bouton Soumettre.
Le bouton Soumettre est grisé et indisponible jusqu’à ce que les champs Restant à allouer dans le Sous-traitant VDC affichent tous 0,00 $.
Après avoir cliqué sur le bouton, Procore remplace le statut du Sous-traitant VDC par En cours de révision.
Vous ne serez PAS en mesure de modifier votre soumission à moins que le administrateur des factures ne change le statut de l’Sous-traitant VDC en Réviser et soumettre à nouveau.
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