Créer et lier un DDR, un événement de changement ou un élément de correspondance différent à un élément de correspondance existant

Les documents de correspondance sont souvent utilisés comme processus métier précurseurs d’une DDR, d’un événement de changement ou d’un type de correspondance différent. Un exemple courant de ceci est lorsqu’une NOD (Notification of Delay) est approuvée et convertie en EOT (Extension of Time) pour prolonger la durée du projet. L’action Créer et lier un nouvel élément sur les documents de correspondance permet aux utilisateurs de créer rapidement de nouveaux éléments, de reporter toutes les informations essentielles et pièces jointes du document de correspondance d’origine, puis de lier les éléments afin que les utilisateurs puissent facilement référencer l’événement d’origine ainsi que tout autre processus métier lié à un document de correspondance individuel.

• Autorisations utilisateur requises :

  • Pour créer et lier une ébauche de DDR :

    • Autorisations de niveau « Lecture seule » ou supérieur sur le type de correspondance de l’élément source avec l’autorisation granulaire « Créer un élément » et autorisations de niveau « Standard » ou supérieur dans l’outil DDR du projet.

  • Pour créer et lier une DDR « ouverte » ou « fermée » :

    • Autorisations de niveau « Lecture seule » ou supérieur sur le type de correspondance de l’élément source avec l’autorisation granulaire « Créer un élément » et autorisations de niveau « Admin » dans l’outil DDR du projet.
      OU

    • Autorisations de niveau « Lecture seule » ou supérieur sur le type de correspondance de l’élément source avec l’autorisation granulaire « Créer un élément » et autorisations de niveau « Standard » dans l’outil DDR du projet avec l’autorisation granulaire « Agir en tant que gestionnaire de DDR » activée dans votre modèle d’autorisation.

  • Pour créer et lier un événement de changement :

    • Autorisations de niveau « Lecture seule » ou supérieur sur le type de correspondance de l’élément source et autorisations de niveau « Standard » ou supérieur dans l’outil Événements de changement.

  • Pour créer et lier un document de correspondance :

    • Autorisations de niveau « Lecture seule » ou supérieur sur le type de correspondance de l’élément source et autorisations de niveau « Lecture seule » sur le type de correspondance du nouvel élément avec l’autorisation granulaire « Créer un élément » activée dans votre modèle d’autorisation.
      OU

    • Autorisations de niveau « Lecture seule » ou supérieur sur le type de correspondance de l’élément source et autorisations de niveau « Standard » ou supérieur sur le type de correspondance du nouvel élément.

• Une fois qu’un élément est lié à un document de correspondance, cette action ne peut pas être annulée.

• Créer et lier une DDR

• Créer et lier un événement de changement

• Créer et lier un document de correspondance

Créer et lier une DDR

1. Accédez à l’outil Correspondance du projet.

2. Cliquez sur l’onglet Liste .

3. Cliquez sur Numéro à côté du document de correspondance auquel vous voulez créer et lier une DDR.

4. Cliquez sur Lier

5. Sélectionnez Créer et lier un nouvel élément

6. Sélectionnez DDR.
   Vous êtes redirigé vers la page Nouvelle DDR .
   Les champs suivants contiennent automatiquement les informations suivantes :

   • Le champ Lieu correspond au champ Lieu du document de correspondance source.

   • Le champ Question correspond au champ Description du document de correspondance source.

   • Les pièces jointes comprennent les pièces jointes qui ont été chargées dans le document de correspondance source (à l’exclusion des pièces jointes ajoutées aux réponses dans la section Activité du document de correspondance).

7. Optionnel: Mettez à jour les informations des champs Lieu, Question et Pièces jointes si nécessaire.

8. Terminez la création de la DDR. Voir Créer une DDR pour plus d’informations.
   Une fois la DDR créée, la section Liens est ajoutée à la correspondance source avec un lien vers la DDR.

Créer et lier un événement de changement

1. Accédez à l’outil Correspondance du projet.

2. Cliquez sur l’onglet Liste .

3. Cliquez sur Numéro à côté du document de correspondance auquel vous souhaitez créer et lier un événement de changement.

4. Cliquez sur Lier

5. Sélectionnez Créer et lier un nouvel élément

6. Sélectionnez Événement de changement.
   Vous êtes redirigé vers la page Nouvel événement de changement .
   Les champs suivants contiennent automatiquement les informations suivantes :

   • Le champ Origine comprend les champs Numéro et Objet du document de correspondance source.

   • Le champ Titre correspond au champ Objet du document de correspondance source.

   • Le champ Description correspond au champ Description du document de correspondance source.

   • Les pièces jointes comprennent les pièces jointes qui ont été chargées dans le document de correspondance source (à l’exclusion des pièces jointes ajoutées aux réponses dans la section Activité du document de correspondance).

7. Optionnel: Mettez à jour les informations des champs Origine, Titre, Description et Pièces jointes si nécessaire.

8. Terminez la création de l’événement de changement. Voir Créer un événement de changement pour plus d’informations.
   Une fois l’événement de changement créé, la section Liens est ajoutée à la correspondance source avec un lien vers l’événement de changement.

Créer et lier un document de correspondance

1. Accédez à l’outil Correspondance du projet.

2. Cliquez sur l’onglet Liste .

3. Cliquez sur le numéro à côté du document de correspondance que vous souhaitez créer et auquel vous souhaitez lier un autre document de correspondance.

4. Cliquez sur Lier

5. Sélectionnez Créer et lier un nouvel élément

6. Sélectionnez le type de correspondance que vous souhaitez utiliser.
   Vous êtes redirigé vers la page Nouveau [type de correspondance].
   Les champs suivants contiennent automatiquement les informations suivantes :

   • Le champ Objet correspond au champ Objet du document de correspondance source.

   • Le champ Personnes assignées correspond au champ Personnes assignées du document de correspondance source.

   • Le champ Lieu correspond au champ Lieu du document de correspondance source.

   • Le champ Reçu de correspond au champ Reçu de du document de correspondance source.

   • Le champ Distribution correspond au champ Distribution du document de correspondance source.

   • Le champ Description correspond au champ Description du document de correspondance source.

      Remarque

     Si le type de correspondance utilisé pour le nouvel élément de correspondance a une Description Par défaut configurée (voir Configurer les paramètres avancés : Correspondance), la nouvelle La description du élément de correspondance correspondra à la description par défaut du type de correspondance au lieu de la description de l’élément de correspondance source.

   • Les pièces jointes chargées dans le document de correspondance source sont incluses en tant que pièces jointes à cette nouvelle correspondance. Toutefois, les pièces jointes ajoutées aux réponses dans la section Activité du document de correspondance source ne sont pas incluses. Le maximum de pièces jointes pour chaque document de correspondance est de 2 500 fichiers joints.

      Remarque

     Si les mêmes champs personnalisés ont été ajoutés aux ensembles de champs configurables pour les types de correspondance utilisés pour l’élément de correspondance source et le nouvel élément de correspondance (ou si les éléments de correspondance utilisent le même ensemble de champs configurables avec des champs personnalisés), les champs personnalisés et leurs données de l’élément de correspondance source seront ajoutés au nouvel élément de correspondance.

7. Optionnel: Mettez à jour les informations des champs Objet, Personnes assignées, Lieu, Reçu de, Distribution, Description et Pièces jointes si nécessaire.

8. Terminez la création du document de correspondance. Voir Créer un document de correspondance pour plus d’informations.
   Une fois le nouveau document de correspondance créé, la section Liens est ajoutée à la correspondance d’origine (source) avec un lien vers le nouveau document de correspondance. La section Liens est également ajoutée au nouveau document de correspondance avec un lien vers la correspondance d’origine.

Remarque:

• Éléments existants (outil Origine) : Lorsque vous liez un élément existant, il apparaît dans la section supérieure. Vous pouvez les « modifier » ou les « dissocier » à tout moment.

• Nouveaux éléments (outil) : Lorsque vous utilisez « Créer et lier », le lien apparaît dans la section inférieure. Cette action est permanente ; Une fois créés, ces éléments ne peuvent pas être dissociés ou modifiés.