Configurer et utiliser le rôle de commentateur dans les flux de travail pour le projet

Le rôle de commentateur vous permet de fournir des commentaires, des pièces jointes et des annotations sur une étape du flux de travail sans sélectionner un statut de décision formel (tel que Approuver ou Rejeter). Cela garantit que les contributions consultatives critiques sont saisies directement dans le flux de travail Procore sans attribuer la responsabilité de la prise de décision aux réviseurs consultatifs.

• Pour l’administration des modèles : autorisations de niveau 'Admin' dans l’outil Niveau projet Flux de travail.

• Pour la modification du flux de travail à la volée : autorisations de niveau 'Admin' dans l’outil parent ou droits de gestionnaire de flux de travail désignés.

• Exigences du rôle : Chaque étape du flux de travail doit avoir au moins un intervenant affecté. Une étape ne peut pas être entièrement composée de commentateurs.

• Progression du flux de travail :

  • Sur les étapes de décision de plusieurs intervenants , les commentateurs requis doivent soumettre leur contribution avant que l’étape puisse avancer, bien que leurs commentaires n’affectent pas le routage directionnel.

  • Sur les étapes du premier intervenant décide , les commentateurs sont facultatifs par définition, et l’étape avance dès que le premier intervenant soumet une décision.

• Affectation à double rôle : Si vous êtes assigné à une étape à la fois en tant que répondant et en tant que commentateur dans différents rôles, l’affectation de répondant est prioritaire. La soumission d’une seule réponse satisfait aux deux tâches.

• Suivi des tâches : les commentateurs requis voient les tâches de flux de travail en attente dans leur liste Web Mes éléments ouverts. Facultatif : les commentateurs ne voient pas les tâches en attente dans Mes éléments ouverts.

• Outils pris en charge : Paiements, Budget, Gestion documentaire, Facturation, Contrats principaux, Engagements (ordres de changement à un seul niveau, ordres de changement potentiels) et coûts directs.

Ajouter un rôle de commentateur à un modèle de flux de travail

1. Accédez à l’outil avec Plateforme Flux de travail à la niveau Projet.
   Remarque : Au niveau Projet, Flux de travail ne dispose pas d’un outil autonome. Au lieu de cela, les flux de travail sont imbriqués dans un outil.

2. Cliquez sur l’icône engrenage (paramètres) à côté du nom de l’outil. La page des paramètres de l’outil s’ouvre.

3. Sélectionnez l’onglet Paramètres du flux de travail .
   Remarque : Si un outil dispose d’un flux de travail, il comportera une section Paramètres de flux de travail dans les paramètres de l’outil.

4. Vous verrez les modèles d’entreprise et de projet.

   • Modèles d’entreprise : modèles que vous avez créés pour cet outil et que vous avez affectés à ce projet. Vous ne pouvez pas modifier le type de réponse (commentateur ou répondeur) pour une personne assignée d’étape dans les modèles d'entreprise.

   • Modèles de projet : Si l’outil vous permet de créer un modèle de projet ou de cloner un modèle au niveau Entreprise pour le modifier au niveau Projet, vous pouvez les voir ici. Les modèles de projet permettent de gérer les personnes assignées et leurs types de réponse (commentateur ou répondeur).

5. Cliquez sur l’icône « Modifier » (crayon) dans la ligne d’actions d’un projet le modèle. L’écran du générateur de flux de travail s’ouvre.
   Remarque :

   • Vous ne pouvez ajouter un rôle de commentateur qu’au niveau Projet à un modèle au niveau projet.

   • Lorsque vous configurez un modèle d’entreprise au niveau Projet, il est impossible de modifier le type de réponse (commentateur ou répondeur) pour une personne assignée d’étape.

   • Vous pourrez ajouter des membres supplémentaires à des rôles personnalisés, mais leur type de réponse est déjà défini et non modifiable.

6. Cliquez sur n’importe quelle étape. Le panneau des détails de l’étape s’ouvre.

7. Dans le menu déroulant Type de décision, sélectionnez Premier intervenant décide ou Plusieurs intervenants décident.

C’est le premier intervenant qui décide

1. Cliquez sur Gérer les personnes assignées.

2. Sélectionnez le rôle de la personne assignée et cochez la case à cocher Commentaire uniquement à côté du rôle de la personne assignée. Le rôle sélectionné est mis à jour pour désigner ses membres en tant que commentateurs.

3. Vous pouvez également cliquer sur + Personne assignée pour ajouter une nouvelle personne assignée.

4. Cliquez sur Enregistrer les modifications. La fenêtre se ferme et vos mises à jour s’appliquent au canevas visuel.

5. Cliquez sur Enregistrer et publier.

Plusieurs intervenants décident

1. Cliquez sur Gérer les personnes assignées.

2. Sélectionnez le rôle et le type de personne assignée (Répondeur ou Commentateur).

3. Cliquez sur Enregistrer les modifications. La fenêtre se ferme et vos mises à jour s’appliquent au canevas visuel.

4. Cliquez sur Enregistrer et publier.

Remarque : l’historique du flux de travail affiche une icône distincte pour les intervenants et une étiquette distincte pour les commentateurs. En fonction des exigences de réponse, la visibilité de l’historique du flux de travail change. Par exemple, si tous les membres ou au moins un membre doivent répondre en tant que commentateurs.

Gérer les commentateurs sur un flux de travail en cours

1. Accédez au flux de travail actif.

2. Ouvrez le panneau latéral Flux de travail et cliquez sur les points de suspension verticaux. 

3. Sélectionnez Gérer les personnes assignées. La fenêtre Gérer les personnes assignées s’ouvre.

4. Effectuez l’une des actions suivantes selon vos besoins :

   • Changer le type d’un rôle existant entre Répondeur et Commentateur.

   • Ajoutez des utilisateurs individuels en tant que commentateurs dans la section « Personnes assignées supplémentaires ». Les affectations d’utilisateur ou de rôle mises à jour sont répertoriées dans la fenêtre.

5. Cliquez sur Enregistrer les modifications. La fenêtre se ferme et un e-mail de notification est automatiquement envoyé à tous les commentateurs nouvellement assignés. 

Envoyer des commentaires en tant que commentateur sur le Web

1. Accédez à l’élément ou ouvrez la tâche à partir de Mes éléments ouverts. Les détails de l’élément et le formulaire de réponse du flux de travail s’affichent. Le menu déroulant Statut/Réponse de décision est masqué.

2. Saisissez vos commentaires dans le champ « Commentaires ». Votre texte apparaît dans la zone de saisie de commentaire.

3. Facultatif : Chargez des fichiers ou ajoutez des annotations à l’aide de la superficie « Joindre un fichier ». Les fichiers joints ou les documents annotés apparaissent répertoriés dans la section Pièces jointes.

4. Cliquez sur Soumettre. Une nouvelle saisie étiquetée avec votre rôle apparaît dans le panneau Historique du flux de travail, et les commentateurs requis verront l’élément effacé de leur liste Mes éléments ouverts.