Configurer un modèle de flux de travail personnalisé pour des changements budgétaires apportés à un projet

Une fois qu’un utilisateur autorisé a publié un personnalisé flux de travail à utiliser avec un contrat de sous-traitance ou un bon de commande, l’étape suivante consiste à affecter ce flux de travail à un projet. Une fois le flux de travail affecté à un projet, vous pouvez mettre à jour ses paramètres de configuration pour votre projet spécifique. Cela inclut l’affectation d’une personne pour agir en tant que « gestionnaire de flux de travail » pour votre projet et l’affectation du ou des groupes de distribution appropriés et des personnes assignées à votre flux de travail pour les notifications automatisées de Procore.

Cet article traite des commandes de la section « Paramètres Flux de travail » de l’outil Niveau projet Budget de Procore. Cette section répertorie tous les flux de travail personnalisé changement budgétaire qui ont été affectés à votre projet à partir de l’outil niveau Entreprise Flux de travail.

• Autorisations utilisateur requises :

  • Autorisations de niveau « Admin » dans l’outil Annuaire de l’entreprise.
    OU

  • Les utilisateurs disposant de l’autorisation granulaire « Configurer des modèles de flux de travail » pour les flux de travail budgétaires de correspondance dans leur modèle d’autorisation.

• Créer un flux de travail personnalisé pour changements budgétaires

• Assigner un Personnalisé Flux de travail à un projet

• Assign a Project Workflow Manager & Distribution Group to a Custom Workflow

• Customize the Standard Steps in a Custom Workflow for a Project

• Set a Default Workflow for Budget Changes

Assign a Project Workflow Manager & Distribution Group to a Custom Workflow

1. Navigate to the Project level Budget tool.

2. Click the Configure Settings icon.

3. Under 'Workflow Settings' Click the Configure button next to the workflow you want to configure.
   

4. At the top of the workflow, do the following:

   • Assign Workflow Manager*. Select the project user who is assigned to this role in the drop-down list at the top of the page.

   • Assign Distribution Group. Select a distribution group from this list. These users are the individuals who will receive notification emails from Procore when actions are triggered by your workflow steps.

5. Click Save in the bottom right corner of the Workflows tool.

Customize the Standard Steps in a Custom Workflow for a Project

1. Navigate to the Project level Budget tool.

2. Click the Configure Settings icon.

3. Under 'Workflow Settings', locate the workflow you want to update and click Configure.

4. Click a standard step in the custom workflow to open the right pane for that step.

5. Do the following:

   • Assignee(s). Select one (1) or more Procore user names from this drop-down list. To appear in this list, the individual must be added to the project's Directory tool. Note: If 'Item Creator' was selected for the assignee role of a step in the company level workflow builder, another specific assignee cannot be chosen.

   • Days to Complete*. Enter a number in the first box. Then select Calendar Days or Business Days from the drop-down list. This defines the number of days the 'Assignee(s)' have to complete the workflow step. If the 'Assignees' do not complete these steps, Procore sends an automated notification to the assignee(s) as a reminder.

6. Repeat the steps above for every standard step in the workflow

7. Click Save. Note: If there are any required fields remaining to be filled, a banner will appear at the top of the workflow viewer. Click Show Details to see which step and field needs to be addressed.

Set a Default Workflow for Budget Changes

A default workflow must be configured and set before the workflow can be started on a Budget Change.

1. Hover over the 'Default Workflow' column in the 'Workflow Settings' table.

2. Click Set as Default. Note: If a default workflow has already been set, the same action will remove the default selection.

3. Once the default workflow is set, a checkmark will appear in the 'Default Workflow' column next to that template.