Netsuite (en anglais)®

Considérations

• L’intégration NetSuite (en anglais)® nécessite des paramètres de configuration Admin spécifiques NetSuite (en anglais)® qui seront fournis par le spécialiste de la mise en œuvre de l’intégration Procore (IIS). Calance, partenaire Procore, gérera la connexion d’intégration.

Limitations

• L’intégration est limitée à (1) NetSuite (en anglais)® entreprise (1 filiale) par (1) site Procore.

• Les données de ces outils et éléments Procore ne sont PAS synchronisées avec NetSuite (en anglais)®:

  • Contrats principaux/ordres de changement au contrat principal (OCCP)

  • Paiements

  • Budgets

  • Engagements (contrats de sous-traitance et bons de commande)/ordres de changement de l’engagement (OCE)

  • Pointages/Feuilles horaires

Informations complémentaires

• DONNÉES IMPORTABLES : Le calendrier de synchronisation automatique en arrière-plan est une fois par jour des synchronisations de travaux (coûts du projet) pour les projets intégrés.

  • Des synchronisations à la demande peuvent être lancées dans Procore pour les projets, les fournisseurs, les coûts du projet et les paiements de factures de sous-traitants importables.

• DONNÉES EXPORTABLES : toutes les informations exportables (code de coût, projet, fournisseur et facture de sous-traitant) doivent être approuvées/acceptées par un approbateur de comptabilité, qui est le seul utilisateur pouvant initier l’exportation de Procore vers NetSuite (en anglais)®.

  • Les exportations se font instantanément après approbation par le ou les utilisateurs de la comptabilité de votre organisation. Les importations se font à la suite de demandes qui peuvent être effectuées par vos équipes de projet et de comptabilité directement dans Procore.

  • Activez l’exportation directe pour ignorer le flux de travail « Envoyer à ERP » et l’examen par l’approbateur de comptabilité pour les factures des sous-traitants.

Considérations

• Les codes SDP du projet (codes de coût + type de coût) dans Procore correspondent au type d’élément Autres frais dans votre NetSuite (en anglais)® liste de produits et d’articles.

• Il y aura (1) une liste de codes de coût au niveau entreprise à utiliser avec tous les NetSuite (en anglais)® projets intégrés dans Procore. Au fur et à mesure que des codes SDP (codes de coût + type de coût) sont ajoutés en tant que postes budgétaires sur un projet intégré dans Procore, l’intégration crée automatiquement les autres éléments de charge spécifiques au projet correspondants dans NetSuite (en anglais)®.

  • Le format de ces autres éléments de charge sera [numéro de projet dans Procore]-[code de coût].[ Type de coût]

• Les segments SDP personnalisés SONT pris en charge. Si des segments SDP personnalisés sont utilisés dans un projet intégré, ils seront intégrés dans le nom de l’élément NetSuite (en anglais)® Autres frais dans le même ordre que celui dans lequel ils sont organisés dans Procore.

• Seuls les codes de coût figurant dans le budget et/ou exportés via la facture de sous-traitant créeront un NetSuite (en anglais)® élément de code de coût de projet/coût Autres charges.

Limitations

• Les codes de coût à un seul niveau ne sont PAS pris en charge. Les NetSuite (en anglais)® codes de coût standard de l’intégration ERP de votre site Procore doivent être au format 2 niveaux (ou plus).

• Les sous-projets ne sont PAS pris en charge.

• Synchronisation des codes SDP du projet Procore avec NetSuite (en anglais)® des éléments de tout autre type (inventaire, hors inventaire, etc.)

• Les codes de coût de projet nouvellement créés NetSuite (en anglais)® sont affectés au code de dépense GL par défaut. Un type de coût Procore peut être affecté à un NetSuite (en anglais)® compte de dépenses GL identifié par le client. Il existe un maximum de dix (10) types de coûts qui peuvent être utilisés de cette manière. Votre spécialiste de la mise en œuvre de l’intégration (IIS) travaillera avec vous pour réviser ce paramètre de configuration.

• Les projets dans Procore doivent être associés à la NetSuite (en anglais)® liste Codes de coût standard pour pouvoir être exportés vers NetSuite (en anglais)®.

• Les projets importés à partir de NetSuite (en anglais)® sont automatiquement associés à la NetSuite (en anglais)® liste Codes de coût standard.

Considérations

• Les entreprises de l’annuaire Procore peuvent être synchronisées avec les fournisseurs de NetSuite (en anglais)® différentes manières :

  • NetSuite (en anglais)® Les fournisseurs peuvent être importés dans Procore pour créer une nouvelle entreprise dans l’annuaire Procore.

  • NetSuite (en anglais)® Les fournisseurs peuvent être liés à une entreprise existante dans l’annuaire Procore lors de l’importation.

  • Les entreprises de l’annuaire Procore peuvent être exportées pour créer un nouveau fournisseur dans NetSuite (en anglais)®.

Informations complémentaires

• L’entreprise figurant dans l’annuaire Procore doit être synchronisée avec un NetSuite (en anglais)® fournisseur avant qu’une facture associée à cette entreprise dans Procore puisse être exportée vers NetSuite (en anglais)®.

Limitations

• Les modifications apportées à un fournisseur dans NetSuite (en anglais)® mettront à jour l’entreprise synchronisée dans Procore. Les modifications apportées à une entreprise dans Procore ne mettront pas à jour le fournisseur synchronisé dans NetSuite (en anglais)®.

• Les entreprises de l’annuaire Procore ne peuvent pas être exportées vers NetSuite (en anglais)® en tant que clients.

Considérations

• Les projets en cours ou créés avant la connexion de l’intégration ne peuvent pas être synchronisés. Des services professionnels pour l’aide à l’intégration des dossiers de projet en cours/préexistants sont disponibles moyennant des frais supplémentaires.

• Cochez la case sur le projet - « Autoriser la synchronisation du projet avec ERP »

  • Si la liste des codes de coût standard au niveau entreprise n’est pas activée, cette tâche est automatiquement activée par défaut pour NetSuite (en anglais)® l’utilisation de la liste des codes de coût standard.

• Cochez la case sur le projet - « Activer la synchronisation des transactions de coût du projet ERP »

  • Cela permettra d’importer des entrées de NetSuite (en anglais)® coûts directs.

• Tous les codes de coût doivent avoir au moins une (1) affectation de type de coût avant que le projet Procore puisse être envoyé au système ERP et exporté pour créer un nouveau projet dans NetSuite (en anglais)®.

• Vous pouvez ajouter un NetSuite (en anglais)® seul code de coût ou tous les NetSuite (en anglais)® codes de coût à un projet. Seuls les codes de coût utilisés dans l’exportation d’une facture de sous-traitant et/ou dans le budget créeront un nouveau NetSuite (en anglais)® code de coût de projet pour Autre élément de charge.

Informations complémentaires:

• Avant de pouvoir synchroniser les données du projet entre les deux (2) systèmes, votre point de contact Procore doit activer le privilège « Envoyer à la comptabilité » pour les approbateurs de comptabilité de votre entreprise. Les utilisateurs disposant d’autorisations de niveau « Standard » dans l’outil Intégrations ERP sont ainsi autorisés à accepter ou à rejeter les données synchronisées entre Procore et NetSuite (en anglais)®.

• Une fois le projet exporté avec succès, un nouveau champ Procore Admin nommé NetSuite (en anglais)® ID sera créé et affichera le numéro du NetSuite (en anglais)® projet.

• Le NetSuite (en anglais)® client assigné au projet peut être sélectionné manuellement dans NetSuite (en anglais)® après l’exportation.

• Une option peut être activée dans l’outil Intégration ERP permettant de sélectionner un client lors de l’exportation. Il ne peut y avoir qu’un maximum de 10 NetSuite (en anglais)® clients identifiés à ce moment-là si ce champ est découvert lors de l’intégration. IIS fournira des informations supplémentaires sur cette option de configuration si nécessaire.

Considérations

• Les facture de sous-traitant doivent être approuvées, puis envoyées à l’ERP et exportées vers NetSuite (en anglais)® pour créer une facture fournisseur AP.

  • Le contrat de sous-traitance ou le bon de commande approuvé doit être approuvé, mais il n’est pas nécessaire de l’exporter vers NetSuite (en anglais)®.

  • Les factures de sous-traitant sont des factures saisies sur des engagements (contrats de sous-traitance et bons de commande) dans Procore.

• Le ou les codes de coût de la facture de sous-traitant créeront un nouvel élément de coût du projet dans NetSuite (en anglais)® s’il n’a pas déjà été créé via une mise à jour de synchronisation des codes de coût ERP lorsque le code de coût est sur le Budget du projet.

• Les informations de paiement pour les factures de sous-traitants synchronisées seront importées dans Procore. Les informations de paiement seront affichées dans l’onglet Engagements → Paiements dans Procore.

Informations complémentaires

• L’entreprise de l’engagement doit être synchronisée avec NetSuite (en anglais)® avant que la facture puisse être exportée vers NetSuite (en anglais)®.

• Une facture de sous-traitant négative peut être exportée vers NetSuite (en anglais)®. Cela créera un crédit fournisseur négatif dans NetSuite (en anglais)®. Dans une NetSuite (en anglais)® Paiement tâche de facture, le crédit Fournisseur négatif peut être sélectionné pour compenser une facture Fournisseur existante.
  Remarque : la création d’un crédit fournisseur négatif Procore peut être utilisée en faveur de la création d’un ordre de changement de l’engagement pour réduire un engagement existant si les factures exportées existantes ont déjà été payées.

• Lorsqu’une facture de NetSuite (en anglais)® sous-traitant est payée, les informations de paiement apparaissent dans l’onglet Paiement des engagements Procore.

Considérations

• Les transactions de coût du projet directement saisies doivent NetSuite (en anglais)® être codées dans Autres éléments de frais spécifiques au projet qui ont été créés par l’intégration pour que l’intégration puisse les récupérer.

• Cochez la case du projet « Activer la synchronisation des transactions de coût du projet ERP » pour voir ces transactions à partir de NetSuite (en anglais)®.

• Configuration des colonnes de budget pour la synchronisation transactionnelle

  • Pour vous assurer que les transactions s’affichent correctement dans l’outil Budget lorsque la synchronisation transactionnelle est activée, tenez compte des éléments suivants :

    • Types de transactions : Procore imports les factures de sous-traitant, les dépenses, les Paie et les factures dans l’outil Coûts directs.

    • Filtrage : Utilisez les paramètres de configuration Budget au niveau administrateur Procore pour filtrer ces types.

    • Exemple : Si vous séparez les coûts directs non engagés des coûts engagés des comptes fournisseurs, configurez les filtres pour vous assurer que chaque type est extrait dans la colonne de budget appropriée.

Informations complémentaires

• Les coûts du projet qui sont saisis directement dans NetSuite (en anglais)® sont classés comme coûts directs dans Procore et seront affichés sous forme de transactions détaillées dans l’outil Coûts directs de Procore.

• Ces coûts directs synchronisés seront importés avec un statut Approuvé et ne seront pas modifiables dans Procore.

  • Si des ajustements doivent être apportés au coût direct synchronisé, le coût direct doit être supprimé dans NetSuite (en anglais)®, puis supprimé dans l’outil Coût direct. L’autre option consiste à créer une saisie de coût direct compensatoire pour NetSuite (en anglais)® suivre correctement les transactions.

Limitations

• Les transactions qui sont codées avec des éléments de code de coût de NetSuite (en anglais)® projet non synchronisés ne seront pas récupérées par l’intégration pour être affichées en tant que coût direct dans Procore.

• A NetSuite (en anglais)® Les comptes généraux (p. ex. écritures de journal) peuvent être récupérées par l’intégration pour être affichées en tant que coûts directs dans Procore.

  • Votre IIS fournira les exigences de configuration pour suivre correctement les entrées de journal.

• NetSuite (en anglais)® Les transactions qui ont déjà été synchronisées en tant que coûts directs dans Procore et supprimées dans NetSuite (en anglais)® ne seront pas détectées et ne seront pas supprimées automatiquement dans l’outil Coûts directs. Ils peuvent être supprimés manuellement.

• La date de réception est automatiquement renseignée sur les transactions de facture de sous-traitant. Il s’agit d’un élément clé à prendre en compte pour les utilisateurs qui utilisent la fonctionnalité Préremplissage de l’outil Facturation au maître d’ouvrage.

Considérations

• Les factures au maître d’ouvrage sont des factures saisies sur des contrats principaux dans Procore. Celles-ci peuvent être exportées vers NetSuite (en anglais)® pour créer des factures clients.

• La date de facturation dans Procore renseigne la date de facture dans NetSuite (en anglais)®. Si la date de facturation est laissée vide dans Procore, la date de facture dans NetSuite (en anglais)® sera renseignée avec la date de fin de la période de facturation Procore.

• Au cours du processus de configuration de la facture au maître d'ouvrage, votre équipe sélectionnera un Élément de service dans votre NetSuite (en anglais)® liste de produits et services à utiliser pour le montant du sous-total dû, et un autre Élément de service à utiliser pour le Retenue de garantie retenu/libéré. Vous pouvez choisir d’utiliser le même élément de service pour ces deux valeurs récapitulatives si vous préférez.

Informations complémentaires

• Pour que l’exportation réussisse, la facture doit avoir le statut « Approuvé ».

• Les lignes de facture dans Procore sont résumées sur la NetSuite (en anglais)® facture :

  • Sous-total dû

  • Retenue de garantie retenue/libérée (s’il y a lieu)

• Si vous devez dissocier une facture qui est déjà synchronisée avec NetSuite (en anglais)®, vous devez d’abord supprimer la facture dans NetSuite (en anglais)®.

Limites

• Le bouton « Envoyer au système ERP » n’est disponible que lorsque vous êtes activé pour l’expérience bêta facture au maître d'ouvrage modernisée.