Procore peut être configuré pour utiliser une terminologie spécifique aux entreprises générales, aux maîtres d’ouvrage ou aux entreprises spécialisées. Découvrez comment appliquer les options du dictionnaire.
Avant que les utilisateurs de Procore Invoice Management puissent créer des factures de sous-traitant, un administrateur des factures doit créer une période de facturation dans l’outil Facturation. Une fois créés, les administrateurs de factures peuvent envoyer à un contact de facturation une « invitation à facturer » pour la période de facturation ouverte.
Il s’agit d’un exemple d’invitation à facturer envoyée au contact de facturation de l’engagement.
Informations complémentaires :
Une « invitation à facturer » ne peut pas être envoyée pour la période de facturation ouverte si la « date d’échéance » de la facture est dépassée.
Si votre équipe préfère ne pas inviter les contacts de facturation à soumettre des factures, suivez les étapes décrites dans Créer une facture de sous-traitant au nom d’un contact de facturation.
Une « invitation à facturer » n’est peut-être pas nécessaire pour créer une facture afin de débloquer la retenue de garantie uniquement. Voir Créer une facture de sous-traitant pour le déblocage de la retenue de garantie dans l’outil Facturation.
Avant d’envoyer des invitations :
Un contact de facturation doit être affecté à l’engagement de la facture. Voir Ajouter des contacts de facturation à un bon de commande ou à un contrat de sous-traitance.
La ventilation des coûts du sous-traitant doit avoir le statut « Approuvé » (s’il en existe une). Voir Réviser la ventilation des coûts d’un sous-traitant pour un engagement.
La facture doit correspondre à la période de facturation ouverte . Voir Modifier les périodes de facturation.
Accédez à l’outil Facturation du projet.
Cliquez sur l’onglet Sous-traitant pour afficher une liste des factures des sous-traitants.
Vous recherchez des factures qui n’ont pas reçu d’invitation à facturer ? Cliquez sur Ajouter un filtre, choisissez Statut de la facture, puis cochez Non invité
Sélectionnez les factures pour lesquelles envoyer des invitations :
Pour sélectionner des factures individuelles, cochez les cases dans les lignes correspondantes.
Pour sélectionner toutes les factures, cochez la case en haut du tableau.
Le bouton « Envoyer des invitations » est-il grisé ? Les raisons possibles d’un bouton « Envoyer des invitations » inactif sont les suivantes :
L’engagement n’a pas de contact de facturation assigné. Vous ne pouvez envoyer une invitation que lorsqu’un contact de facturation est affecté à un engagement. Voir Ajouter des contacts de facturation à un bon de commande ou à un contrat de sous-traitance.
La ventilation des coûts du sous-traitant (VDCS) n’est pas approuvée. Vous ne pouvez envoyer une invitation que lorsque la ventilation des coûts du sous-traitant (VDCS) a le statut « Approuvé » (s’il en existe une). Voir Activer ou désactiver l’onglet Ventilation des coûts du sous-traitant dans l’outil Engagements et Réviser la ventilation des coûts du sous-traitant pour un engagement.
La date actuelle est dépassée par rapport à la date d’échéance de la période de facturation ouverte. Vous ne pouvez pas envoyer d'« invitation à facturer » pour la période de facturation ouverte si la « date d’échéance » de la facture est dépassée. Voir Gérer les périodes de facturation.
Cliquez sur Envoyer des invitations et choisissez une option dans le menu déroulant :
Travaux et matériaux. Permet aux sous-traitants de facturer uniquement les travaux et les matériaux.
Libération de retenue de garantie. Permet aux sous-traitants de facturer uniquement la libération de retenue de garantie.
Travaux, matériaux et retenue de garantie. Permet aux sous-traitants de facturer le travail, les matériaux et la retenue de garantie. 
Après l’envoi des invitations, les événements suivants se produisent
Une bannière apparaît pour confirmer que l’invitation a bien été envoyée.
Le contrat est supprimé du total « Non invité » et déplacé vers le total « Invité ».
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