Envoyer une facture au maître d’ouvrage par e-mail à partir de l’outil Facturation (ancien)

Après avoir créé une facture au maître d’ouvrage qui est facturée selon un contrat principal, vous pouvez envoyer une copie de l’onglet « Détail » de la facture à votre collaborateur en amont pour révision. Une fois examinée, votre collaborateur peut alors répondre directement à ce message pour indiquer qu’il a approuvé votre facture pour le paiement (ou pour vous fournir une raison du rejet de votre facture). Pour s’assurer que la réponse de votre collaborateur est consignée par écrit, Procore enregistre toutes les réponses à l’adresse « De » de votre message sortant dans l’onglet E-mails de la facture.

• Autorisations utilisateur requises :

  • Autorisations de niveau Admin dans l’outil Contrats principaux.

• Informations complémentaires :

  • Cliquez sur le bouton Envoyer la facture par e-mail pour envoyer une copie de l’onglet « Détail » de la facture aux destinataires désignés.

  • Les données de l’onglet « PDF configurable » de la facture ne sont PAS fournies avec cet e-mail.

• Créer des factures au maître d’ouvrage

1. Accédez à l’outil Facturation au niveau projet.

2. Cliquez sur l’onglet Maître d’ouvrage .

3. Localisez la facture à envoyer.

4. Cliquez sur le lien # de facture pour l’ouvrir.

5. Cliquez sur le bouton Facture par e-mail.
   Ceci lance la fenêtre « Transférer Facture #[#] pour le contrat principal #[#] - [Début de la période de facturation - Fin de la période de facturation] » dans l’onglet E-mails du facture.

    Notes

   • Le bouton E-mail Facture envoie une copie de l’onglet « Détail » du facture aux destinataires désignés.

   • Les données de l’onglet « PDF configurable » de la facture ne sont PAS fournies avec cet e-mail.

   

6. Renseignez les champs suivants :

   • À. Saisissez le nom de la personne à qui vous demandez le paiement.

   • CC. Saisissez les noms des personnes auxquelles vous souhaitez envoyer une copie du message. Votre nom apparaît dans ce champ par défaut.

   • Privé. Cochez cette case si vous souhaitez que la facture ne soit disponible que pour l’administrateur des factures et les personnes nommées dans les champs À/CC.

   • Sujet. Ce champ sera renseigné avec le numéro de la facture.

   • Pièces jointes. Joignez tout document ou fichier connexe.

   • Message. Incluez un message supplémentaire concernant la facture.

7. Cliquez sur Envoyer.
   Une bannière JAUNE « Communication créée » apparaît pour confirmer que le message sortant a été créé et ajouté à la file d’attente des e-mails sortants de Procore.

    Note

   • Un enregistrement de votre message sortant est enregistré dans l’onglet « E-mails » de la facture.

   • Tous les messages envoyés à l’adresse « De » de votre message sortant sont automatiquement enregistrés dans l’onglet « E-mails » de la facture. Les destinataires de votre message ont ainsi la possibilité d’utiliser la fonction de réponse dans leur programme de messagerie. Il capture également les réponses d’approbation ou de rejet de votre collaborateur par écrit.

• Créer un enregistrement pour un paiement reçu