Créer une facture simplifiée pour un engagement
Contexte
La facture simplifiée est une expérience de facturation spécialement conçue pour les fournisseurs de matériaux, les consultants et les prestataires de services qui facturent plus d’une fois par période. Contrairement à la facturation de l’avancement de la construction, la facturation simplifiée vous permet de modifier à tout moment toute facture non approuvée ou non synchronisée et fournit une vue simplifiée du Planning des valeurs (DDC).
Éléments à prendre en compte
Autorisations utilisateur requises :
Autorisations de niveau « Standard » ou « Admin » sur l’outil Engagements du projet.
Informations complémentaires :
La facturation simplifiée doit être activée dans les paramètres de configuration de l’outil Engagement avant de créer une facture.
Escalier
Accédez à l’outil Engagements du projet.
Cliquez sur Afficher à côté de l’engagement que vous souhaitez mettre en facture.
Cliquez sur l’onglet Factures .
Cliquez sur Créer.
Dans la section Informations générales , saisissez les informations suivantes :
# de facture : saisissez un identifiant unique pour la facture.
Période de facturation : Sélectionnez la période appropriée.
Date de facturation : Sélectionnez la date de la facture.
Dans la section Planning des coûts , cliquez sur Modifier.
Saisissez les montants de facturation dans les colonnes suivantes :
Travaux réalisés cette période ($) : Inscrivez le montant en dollars pour le travail effectué au cours de cette période.
Retenue de garantie sur les travaux cette période ($) : Entrez le montant de la retenue de garantie à retenir pour cette période.
Retenue de garantie totale libérée : saisissez les montants de retenue de garantie que vous souhaitez libérer au fournisseur.
Passez en revue les colonnes Retenue de garantie cumulée et Cumulatif terminé pour vérifier les montants totaux facturés pour l’ensemble de l’engagement.
Cliquez sur Enregistrer.
Cet exemple illustre comment un fournisseur de matériaux utilise la facturation simplifiée pour facturer plusieurs livraisons au cours d’un même mois. Contrairement à la facturation proportionnelle à la construction, la facturation simplifiée permet au fournisseur de soumettre plusieurs factures sans attendre l’approbation de la facture suivante et offre une vue claire de la facturation cumulée par rapport à la valeur totale du contrat.
Scénario
Une équipe de projet attribue un bon de commande de 10 000,00 $ à un fournisseur de béton. Le contrat est configuré pour utiliser la méthode de facturation simplifiée avec un taux de retenue de garantie de 10 %.
Facture #1 : Livraison initiale
Le fournisseur livre la première charge de matériaux et crée une facture de 2 000,00 $.
Travaux réalisés cette période ($) : 2 000,00 $
Retenue de garantie sur les travaux pour cette période ($) : 200,00 $ (10 % des travaux complétés)
Cumulatif complété : 2 000,00 $
Retenue de garantie cumulative : 200,00 $
Montant net dû : 1 800,00 $
Facture #2 : Deuxième livraison (même période de facturation)
Une semaine plus tard, le fournisseur livre d’autres matériaux et crée une deuxième facture de 3 000,00 $. Comme la facturation simplifiée est activée, ils n’ont pas besoin d’attendre l’approbation de la première facture ou le début d’une nouvelle période de facturation.
Travaux réalisés cette période ($) : 3 000,00 $
Retenue de garantie sur les travaux pour cette période ($) : 300,00 $
Cumulatif complété : 5 000,00 $ (Facture 1 + Facture 2)
Retenue de garantie cumulative : 500,00 $ (Facture 1 + Facture 2)
Montant net dû : 2 700,00 $
Facture #3 : Correction d’une saisie précédenteLe
fournisseur se rend compte qu’il a surfacturé sur la facture #1. Avec la facturation simplifiée, l’administrateur de projet peut modifier directement la facture #1 pour changer le montant à 1 500,00 $ sans supprimer la facture #2.
Vérification de la validation : Procore® met automatiquement à jour les valeurs cumulatives, terminées et de retenue de garantie cumulée sur toutes les factures pour refléter le changement.
Nouveau cumulatif terminé : 4 500,00 (1 500,00 + 3 000,00 $)
Facture #4 : Livraison finale et libération de la retenue de garantie
Le fournisseur livre les matériaux restants (5 500,00) et demande la libération de toute retenue de garantie détenue (450,00).
Travaux réalisés cette période ($) : 5 500,00 $
Retenue de garantie totale libérée : 450,00 $
Vérification de la validation : Procore® valide que la libération de 450,00 $ n’excède pas les 450,00 $ actuellement détenus en retenue de garantie cumulée.
Cumulatif achevé : 10 000,00 $ (valeur totale du contrat)
Retenue de garantie cumulative : 0,00 $
Montant net dû : 5 950,00 (5 500,00 travaux + 450,00 $ de retenue de garantie)