Créer et gérer des couches d’annotation privées et publiques dans l’outil Documents

Auparavant, les documents devaient être téléchargés et annotés dans des applications tierces, puis chargés dans l’outil Documents, ce qui rendait le processus d’annotation plus fastidieux. L’introduction des annotations privées et publiques dans la nouvelle visionneuse Apryse permet d’annoter directement dans l’écosystème Procore. L’outil Documents prend en charge l’annotation de documents PDF dans la visionneuse unifiée sans dépendre d’applications tierces. Les annotations privées ne sont visibles que par leur créateur, tandis que les annotations publiques sont visibles par tous les utilisateurs. Seuls les utilisateurs disposant des autorisations granulaires appropriées peuvent créer des annotations publiques. La fonctionnalité prend également en charge l’organisation des annotations en groupes, le filtrage des annotations, la gestion de la visibilité des couches, ainsi que le téléchargement et le partage de documents avec ou sans annotations.

En plus des annotations, l’outil Documents prend en charge la comparaison de documents, ce qui permet aux équipes de projet d’annoter, de croiser et de comparer des fichiers sans quitter Procore.

• Autorisations utilisateur requises :

  • L’autorisation de niveau 'Admin' a un accès automatique aux couches « Mes annotations » (privée) et « Annotations partagées » (publique).

  • Les utilisateurs disposant d’autorisations de niveau « Standard » ou « Affichage » sur un document ont automatiquement accès à la couche « Mes annotations » (privé) et Admin peuvent donner accès à la couche « Annotations partagées » (publique) avec l’autorisation suivante ajoutée par un Admin :

    • « Modifier, créer et supprimer des couches d’annotation publiques »

  • Autorisations de niveau « Lecture seule » ou supérieures dans l’outil Documents du projet. 

• Le téléchargement en masse avec des annotations n’est pas pris en charge pour les fichiers de l’outil Documents dans cette version.

• L’annotation privée sera activée pour tous les utilisateurs ayant accès à l’outil Documents.

• Admin ne peut pas désactiver l’accès des utilisateurs à la couche Mes annotations. Si un utilisateur est autorisé à afficher un document, il peut également ajouter des annotations privées.

• Promouvoir des groupes (à sens unique): vous pouvez promouvoir un groupe de privé à public, mais vous ne pouvez pas déplacer un groupe public vers le privé.

• Permissions: Vous pouvez promouvoir un groupe si vous avez l’autorisation de faire du balisage public. 

• Règles de modification des marges : Aucun utilisateur, y compris les admins, ne peut modifier les annotations privées d’un autre utilisateur. Toute utilisateur ayant autorisation de créer des annotations publiques peut modifier les annotations publiques, même si elles ont été créées par un autre utilisateur, car ces annotations existent dans la couche publique.

Créer des annotations

1. Accédez à l’outil Documents du projet.

2. Cliquez sur le nom du document. OU 

3. Ouvrez le panneau d’informations et cliquez sur l’icône Aperçu pour lancer la visionneuse. 

4. Cliquez sur l’icône Ajouter une annotation ou des couches dans le panneau latéral d’annotation gauche.

5. Ceci affiche la section Mes annotations , qui contient les couches Mes annotations (privées) et Annotations partagées (publiques) :

   • Mes annotations: ces annotations sont créées par vous et sont privées et visibles uniquement par vous. Même l’Admin ne pourra pas le voir.

   • Annotations partagées : elles sont visibles par toute personne ayant accès au document et disposant d’une autorisation granulaire appropriée. Si vous ne disposez pas des autorisations requises, vous ne pourrez pas ajouter d’annotations publiques, mais vous pourrez toujours afficher les annotations publiques. 

Gérer les marges

Procore organise automatiquement vos annotations privées et publiques en groupes. Si aucun groupe n’est sélectionné, vos annotations sont automatiquement ajoutées à un groupe de votre couche privée.     

1. Création d’un groupe d’annotations : Cliquez sur l’icône + à côté de Mes annotations/Annotations partagées pour créer des groupes d’annotations.

2. Masquage du balisage :  Cliquez sur l’icône en forme d’œil à côté d’un groupe pour le masquer.

3. Ajout d’un élément de balisage : Sélectionnez l’élément d’annotation dans la liste Élément d’annotation. Exemple : Zone de texte. L’élément sélectionné passera automatiquement sous la couche d’annotation privée. Vous pouvez ajouter plusieurs éléments d’annotation dans un groupe.

4. Groupes de recherche : Saisissez un nom de groupe dans la barre de recherche pour l’afficher.
   Seules les annotations appartenant à ce groupe spécifique sont affichées. Par exemple, Groupe 1 ou Groupe 2.

5. Modifier les groupes: faites glisser et déplacez les groupes dans l’ordre spécifique dans lequel vous souhaitez qu’ils apparaissent, car Procore conserve cet ordre.

6. Dupliquer les groupes : Cliquez sur l’icône points de suspension verticaux à côté du groupe d’annotation et sélectionnez Dupliquer. Cela crée une copie contenant toutes les annotations d’origine. L’ajout de nouvelles annotations à cette copie n’affecte pas le groupe d’origine.

7. Supprimer les groupes: cliquez sur l’icône de points de suspension verticaux à côté du groupe individuel et sélectionnez Supprimer. 

8. Promouvoir des groupes: pour rendre un groupe privé public, cliquez et faites glisser le groupe de la section privée vers la section publique.

9. Renommer les groupes: passez la souris sur le nom du groupe d’annotations et cliquez sur l’icône Modifier pour renommer votre groupe. Appuyez sur la touche ENTRÉE de votre clavier ou cliquez à l’extérieur de la boîte pour enregistrer.

10. Utilisez l’en-tête:

    • Ajouter une annotation: si vous cliquez sur Ajouter une annotation, une session est automatiquement démarrée dans une session privée « Pour moi ».

    • Comportement par défaut: si vous n’avez pas sélectionné manuellement l’emplacement où vous souhaitez modifier, le système est privé par défaut.

    • Raccourcis clavier: utilisez des raccourcis clavier pour copier et coller des annotations dans le document.

      • Pour Windows, utilisez Copier : Ctrl + C et Coller : Ctrl + V

      • Pour Mac, utilisez Copier : Commande + C et Coller : Commande + V

11. Télécharger les annotations: cliquez sur l’icône points de suspension verticaux à côté de l’icône d’information (i) et sélectionnez Télécharger pour exporter le document avec ou sans annotation.
    Remarque : Si l’utilisateur souhaite télécharger à partir de la page de liste de l’outil documents, vous avez deux options : Télécharger sans annotation ou Télécharger avec annotation publique.

12. Publier une annotation publique : Après la publication d’une annotation publique pour un fichier, une icône d’indicateur d’annotation apparaît à côté du fichier sur la page de liste Documents. 

Filtrer les annotations

1. Cliquez sur l’icône Filtres dans le panneau d’annotation. Le panneau d’annotation du filtre s’affiche .

2. Sélectionnez un ou plusieurs filtres d’annotation que vous souhaitez appliquer :

   • Entreprise: entreprise à laquelle une personne qui a ajouté l’annotation est associée dans Procore.

   • Rédigé par: la personne qui a ajouté l’annotation.

   • Couleur: Couleur de l’annotation.

   • Type: Type de marge.

3. Cliquez sur Appliquer.
   Les annotations sont automatiquement ajustées sur le document et dans l’onglet Liste en fonction des filtres. Si vous souhaitez effacer les filtres, cliquez sur Effacer les filtres , puis sur Appliquer.

4. Optionnel: Lorsque vous affichez les annotations dans l’onglet Liste , cliquez sur le menu Trier pour choisir un attribut pour organiser votre liste d’annotations.

Options d’annotation

Ce tableau répertorie les outils d’annotation et les raccourcis clavier à utiliser lors de l’ajout d’annotations aux fichiers PDF. 
Note : Cliquez sur l’élément d’annotation pour le copier, le dupliquer, le styliser ou le supprimer. De plus, quatre styles préenregistrés sont disponibles pour chaque élément d’annotation.