Envoyer des fichiers ou des dossiers par e-mail à partir de l’outil Documents au niveau entreprise

Vous pouvez envoyer des fichiers et des dossiers par e-mail à d’autres utilisateurs Procore de votre entreprise à l’aide de l’outil Documents. Vos destinataires doivent être des contacts actifs dans l’annuaire de votre entreprise (voir Ajouter un compte utilisateur à l’annuaire de l’entreprise) et ils n’ont pas besoin d’obtenir l’autorisation d’accès à l’outil Documents de l’entreprise pour télécharger une copie du fichier à l’aide du lien de téléchargement dans l’e-mail. Le lien de téléchargement expire 30 jours après l’envoi du message depuis Procore.

• Autorisations utilisateur requises :

  • Pour envoyer des fichiers et des dossiers par e-mail à partir de l’annuaire de l’entreprise :* « Standard » ou « Admin » dans l’outil Documents.
    ET
    Si vous êtes un utilisateur « Standard » et que le fichier ou dossier est marqué « Privé », vous devez disposer d’une autorisation d’accès à ce fichier ou dossier.

  • Pour être ajouté en tant que destinataire d’un e-mail :
    L’utilisateur doit avoir un compte utilisateur actif dans l’annuaire de l’entreprise. Voir Ajouter un compte d’utilisateur à l’annuaire de l’entreprise.

• Informations complémentaires :

  • Les e-mails envoyés depuis l’outil Documents de Procore sont envoyés à partir d’une adresse e-mail spécifique à l’entreprise. Cependant, le nom de l’expéditeur correspondra à la personne qui a envoyé l’e-mail dans Procore.

Envoyer des documents dans un e-mail

Lors de l’envoi de fichiers ou de dossiers par e-mail à partir de l’outil Documents, le système utilise un fil de communication spécifique qui associe automatiquement toute la correspondance sortante et les réponses entrantes au fichier ou au dossier. Si vous êtes le destinataire d’un e-mail, vous pouvez utiliser la fonction de réponse de votre e-mail pour envoyer une réponse au message. Lorsque vous répondez à un e-mail, une copie du message est conservée dans la section E-mails du fichier ou du dossier de l’outil Documents.

1. Accédez à l’outil Documents .

2. Cliquez sur le fichier ou le dossier que vous souhaitez envoyer par e-mail.

3. Cliquez sur E-mails dans le panneau latéral droit.
   Remarque: vous pouvez également accéder aux actions en survolant ou en sélectionnant le fichier ou le dossier.

4. Cela ouvrira la fenêtre « Composer un e-mail ». Cliquez sur Composer un e-mail.

5. Remplissez les champs suivants si nécessaire :

   • À: sélectionnez un ou plusieurs utilisateurs ou groupes auxquels envoyer le document par e-mail.

   • CC: utilisez le champ CC pour inclure d’autres utilisateurs et les tenir informés. Vous (l’expéditeur) serez automatiquement mis en copie sur l’e-mail pour vous assurer que vous recevrez également un e-mail si les utilisateurs répondent à l’e-mail.

   • Cci: utilisez le champ Cci pour envoyer une copie d’un e-mail aux destinataires sans montrer leur adresse e-mail aux autres destinataires.

   • Objet: ce champ est automatiquement renseigné avec « FW : [Dossier ou fichier] : [Nom du dossier ou du fichier] ». Cependant, vous pouvez modifier manuellement la ligne « Objet » en conséquence.

   • Pièces jointes: vous pouvez joindre des fichiers supplémentaires du projet ou des fichiers de votre ordinateur. Les fichiers dans le dossier ou le fichier que vous avez sélectionné seront automatiquement liés dans l’e-mail. Les vignettes de prévisualisation des fichiers joints ne seront pas affichées.

   • Message: saisissez un message dans le corps de l’e-mail.

6. Cliquez sur Envoyer.

​​​​Note:

• Si vous aviez été en copie sur l’e-mail, vous devriez avoir reçu un e-mail dans votre boîte de réception avec un lien pour télécharger le fichier. Les destinataires peuvent soit télécharger des fichiers en utilisant l’hyperlien dans l’e-mail, soit cliquer sur le lien texte « Afficher en ligne » pour afficher le document dans l’application web de Procore.

• Une fois qu’un fichier a été envoyé par e-mail à partir de Procore, un enregistrement de l’e-mail est stocké dans la section E-mails de ce fichier. La section E-mails masque automatiquement les enregistrements de correspondance par e-mail des utilisateurs qui ne figuraient pas sur la liste de distribution d’un e-mail pour les transferts de documents « privés ». Cependant, les utilisateurs « Admin » peuvent voir l’e-mail même s’ils n’ont pas été inclus dans la liste de distribution de l’e-mail.

Afficher et exporter les e-mails associés à un document

Pour chaque fichier et dossier que vous chargez dans l’outil Documents, le système conserve un historique du moment où la ressource a été envoyée à d’autres utilisateurs dans l’annuaire de l’entreprise. Il effectue également le suivi de toutes les réponses envoyées au fil de communication du fichier ou du dossier. Si l’expéditeur a marqué la correspondance par e-mail comme privée, le registre des e-mails n’est visible que par les destinataires et les utilisateurs disposant de l’autorisation « Admin » dans l’outil Documents.

Pour exporter un e-mail à partir du registre des e-mails pour un fichier ou un dossier :

1. Accédez à l’outil Documents .

2. Sélectionnez le fichier ou le dossier.

3. Cliquez sur l’icône Infos pour ouvrir le panneau Informations.

4. Faites défiler vers le bas et cliquez sur E-mails.
   Remarque: tous les e-mails envoyés sont affichés dans la fenêtre E-mails.

5. Cliquez sur l’icône Exporter sur l’e-mail que vous souhaitez exporter.