Modifier un groupe d’autorisations pour l’outil de gestion de documents

• Autorisations utilisateur requises :

  • Autorisations de niveau « Admin » dans l’outil de gestion de documents du projet.

1. Accédez à l’outil Gestion de documents du projet.

2. Cliquez sur l’icône Configurer les paramètres .

3. Dans la section « Groupes d’autorisations » de l’onglet Autorisations , repérez le groupe d’autorisations que vous souhaitez modifier.

4. Cliquez sur l’icône Modifier du groupe d’autorisations.

5. Voir les sections ci-dessous pour les actions disponibles :

   • Ajouter ou supprimer des personnes

   • Modifier les paramètres du groupe d’autorisations

Ajouter ou supprimer des personnes

1. Dans le panneau Modifier le groupe d’autorisations, cliquez sur l’onglet Personnes .

2. Cliquez sur Modifier les personnes.

3. Ajoutez ou supprimez des personnes si nécessaire :

   • Pour ajouter une personne au groupe, cochez la case à côté de chaque utilisateur que vous souhaitez ajouter au groupe d’autorisations.

   • Pour supprimer une personne du groupe, cliquez sur l’icône Supprimer .
     C’est important ! La suppression d’une personne du groupe aura un impact sur ses autorisations liées aux documents pour le projet.

4. Lorsque vous avez terminé de modifier le groupe d’autorisations, cliquez sur Soumettre.

Modifier les paramètres du groupe d’autorisations

1. Dans le panneau « Modifier le groupe d’autorisations », cliquez sur l’onglet Autorisations .

2. Consultez les sections ci-dessous pour plus d’informations sur la modification des paramètres du groupe d’autorisations.

Modifier les autorisations de chargement et d’envoi

1. Dans la section « Autorisations de chargement », cochez ou décochez la case pour déterminer si ce groupe doit être autorisé à charger et à soumettre des fichiers vers l’outil :

   • Charger de nouveaux fichiers: permet aux utilisateurs de charger des fichiers dans l’outil et de compléter des informations. Voir Charger des documents et Compléter les informations pour les documents.
     Remarque :  

     • Si l’autorisation Charger de nouveaux fichiers est désactivée, l’autorisation Soumettre de nouveaux fichiers est automatiquement désactivée.

     • Cette autorisation permet également aux employés éligibles de l’entreprise de projet de lier nativement des fichiers directement à partir d’un compte Microsoft SharePoint connecté à l’aide du flux de travail Lier depuis SharePoint.

   • Soumettre de nouveaux fichiers: permet aux utilisateurs de soumettre des documents terminés au projet. Voir Soumettre des documents.

2. Si vous avez terminé vos modifications, cliquez sur Enregistrer.

Modifier le type d’autorisation

1. Dans la section « Autorisations relatives aux documents », cliquez sur Accorder des autorisations.

2. Sous « Sélectionner le type d’autorisation », choisissez Admin, Propriétaire ou Lecteur.

3. Cliquez sur Soumettre.

4. Si vous avez terminé vos modifications, cliquez sur Enregistrer.

Modifier les autorisations de documents

1. Dans la section « Autorisations relatives aux documents », cliquez sur Accorder des autorisations pour ajouter de nouvelles autorisations ou cliquez sur l’icône Modifier à côté de toute autorisation relative aux documents existante pour les modifier.

2. Sous « Sélectionner des documents », choisissez l’une des options suivantes pour donner au groupe les autorisations suivantes :

   • Tous les documents

   • Uniquement les documents avec des attributs sélectionnés.

     1. Cliquez sur le bouton Ajouter un jeu d’attributs .

     2. Cliquez sur Sélectionner les attributs pour choisir un attribut (champ) pertinent pour contrôler l’accès à ce groupe.
        Remarque : Vous pouvez sélectionner un champ personnalisé (attribut) s’il s’agit de l’un des types de champs suivants : Entreprise, Lieu ou Sélection unique (liste déroulante).

     3. Cliquez sur le menu « Inclut l’un des » pour sélectionner une ou plusieurs valeurs pour l’attribut sélectionné ci-dessus.
        Remarque : Si l’une des valeurs sélectionnées s’applique à un document, le document s’affichera dans l’outil Gestion documentaire de chaque membre du groupe. Un document n’a pas besoin de toutes les valeurs sélectionnées pour être disponible pour un membre du groupe.

     4. Si vous souhaitez ajouter des jeux d’attributs supplémentaires, répétez ces étapes.

3. Cliquez sur Soumettre.

4. Si vous avez terminé de modifier le groupe d’autorisations, cliquez sur Enregistrer.

Modifier les autorisations d’accès au modèle de flux de travail

1. Dans la section « Autorisations d’accès au modèle de flux de travail », cliquez pour choisir l’une de ces options pour le groupe d’utilisateurs que vous êtes en train de modifier :

   • Appliquer automatiquement tous les modèles configurés: permet de sélectionner tous les modèles de flux de travail créés pour le projet lors de l’affectation d’un modèle de flux de travail à un document.

   • Sélection personnalisée: limite le(s) modèle(s) de flux de travail que le groupe d’utilisateurs peut choisir. Cela réduit le risque qu’une équipe choisisse accidentellement un modèle qui ne correspond pas à ses besoins.

     • Cliquez pour sélectionner les modèles auxquels le groupe d’utilisateurs peut accéder.

2. Cliquez sur Enregistrer.

Modifier les attributs pour l’accès aux documents

Note: Ceci n’est applicable que si l’option « Uniquement les documents avec attributs sélectionnés » est sélectionnée pour le groupe d’autorisations :

1. Sous « Autorisations relatives aux documents », cliquez sur l’icône Modifier .

2. Ajoutez ou supprimez des attributs si nécessaire.
   Remarque : Vous pouvez sélectionner un champ personnalisé (attribut) s’il s’agit de l’un des types de champs suivants : Entreprise, Lieu ou Sélection unique (liste déroulante).

3. Cliquez sur Soumettre.

4. Si vous avez terminé vos modifications, cliquez sur Enregistrer.