L’outil Gestion documentaire est disponible pour les comptes des pays suivants : Royaume-Uni, Irlande, Australie et Nouvelle-Zélande. Il n’est pas encore disponible pour les comptes Procore aux États-Unis. Pour en savoir plus, veuillez contacter votre point de contact Procore.
L’outil de gestion de documents de Procore est un système de gestion de documents qui organise automatiquement vos documents en fonction de leurs attributs. Trouvez rapidement les documents dont vous avez besoin en sachant que vous ouvrez la dernière révision approuvée et que seules les personnes qui doivent la voir y ont accès.
Cet outil est conçu pour les entreprises qui ont besoin d’une solution unifiée et configurable pour gérer les informations et les approbations à toutes les étapes d’un projet de construction.
Avec l’outil Gestion de documents, les entreprises peuvent :
Configurez les autorisations relatives aux documents en fonction des attributs de chaque révision, tels que le statut, le type ou la discipline.
Aidez les membres de l’équipe à accéder, réviser, approuver et gérer les documents de manière rationalisée à partir d’un système centralisé.
Bénéficiez des mêmes avantages qu’avec l’outil Documents d’origine dans Procore, tout en ajoutant des fonctionnalités telles que des flux de travail d’approbation de documents avec annotations, des autorisations plus précises, le balisage des métadonnées et des conventions de dénomination applicables.
L’outil de gestion de documents comprend actuellement les fonctionnalités et avantages suivants :
Une expérience cohérente et facile à utiliser pour accéder aux fichiers de projet sur le Web et les appareils mobiles via un référentiel de fichiers centralisé. Voir Afficher les documents (Web) | (iOS) | (Android).
Capture simplifiée des métadonnées à l’aide de l’apprentissage automatique, ce qui permet de gagner du temps et d’améliorer l’organisation. Voir Quelles données Procore peut-il remplir automatiquement lors du chargement de fichiers vers l’outil de gestion de documents ?
Une expérience de flux de travail unique pour la révision et l’approbation des documents, accélérant les processus tels que les revues de conception. Voir À propos des flux de travail dans l’outil Gestion de documents.
Groupes d’autorisations de documents granulaires et flexibles en fonction des attributs de chaque document (par exemple : Statut, Type ou Discipline). Voir Créer un groupe d’autorisations pour l’outil de gestion de documents et Afficher et gérer les autorisations de documents dans l’outil de gestion de documents.
Gestion de l’information conformément aux normes internationales telles que la norme ISO 19650. Voir Modifier les exigences de chargement de l’outil de gestion de documents et Modifier la norme de dénomination de l’outil de gestion de documents.
Organisation efficace des documents avec des « vues sauvegardées » qui permettent aux utilisateurs d’accéder rapidement à des groupes de documents spécifiques à tout moment. Voir Créer une vue enregistrée dans l’outil Gestion de documents. Tous les utilisateurs peuvent créer leurs propres vues personnelles, et les utilisateurs disposant d’autorisations « Admin » dans l’outil de gestion de documents peuvent créer des vues que tous les membres du projet pourront utiliser.
Saisie simplifiée des documents grâce à l’intégration native de SharePoint. Les employés éligibles de l’entreprise de projet peuvent lier des fichiers directement à partir d’un site Microsoft SharePoint connecté dans les chargements de gestion documentaire, en contournant les étapes de téléchargement et de rechargement manuels. Voir Lier des fichiers de SharePoint à l’outil Gestion documentaire.
Vous trouverez ci-dessous une liste de FAQ générales pour la version limitée (bêta) de l’outil de gestion de documents. Pour des articles plus détaillés, consultez l’onglet FAQ .
Bien que l’outil Documents original de Procore soit toujours largement salué dans l’industrie pour sa capacité à servir plusieurs parties prenantes tout au long du cycle de vie du projet, les besoins des clients de Procore évoluent rapidement. Certains de ces besoins sont motivés par des exigences réglementaires telles que les normes ISO 19650 et 9001. D’autres besoins sont motivés par le désir d’optimiser les flux de travail pour faciliter l’accès à l’information et la collaboration avec celle-ci.
L’objectif de cette nouvelle solution est non seulement de répondre aux besoins des clients en matière de conformité et de flux de travail, mais aussi de le faire d’une manière entièrement intégrée à la plateforme et aux outils de Procore. Cela permettra aux clients de véritablement gérer leurs informations tout au long du cycle de vie du projet, de la pré-construction à la clôture.
Pour une comparaison des deux outils, voir Quelle est la différence entre les outils « Documents » et « Gestion de documents » dans Procore ?
Les utilisateurs mobiles peuvent afficher les documents approuvés dans l’outil de gestion de documents sur les applications mobiles Procore pour iOS et Android. Vous pouvez restreindre leur accès aux seuls documents approuvés. Lorsqu’un utilisateur ouvre un document pour l’afficher, celui-ci est téléchargé sur son appareil à ce moment-là.
Seules les personnes assignées du flux de travail peuvent ajouter une annotation à un .pdf Document. Voir À propos des flux de travail dans l’outil Gestion de documents.
Les dossiers ne sont pas pris en charge dans l’outil de gestion de documents, car ils peuvent augmenter le risque qu’un document perde sa source unique de vérité.
Pour organiser les fichiers de manière visuelle similaire à celle des dossiers, vous pouvez créer des « vues enregistrées » qui permettent aux utilisateurs d’accéder rapidement et facilement à des documents spécifiques. Voir Créer une vue enregistrée dans l’outil Gestion de documents. Contrairement aux dossiers traditionnels, les vues enregistrées affichent automatiquement les documents pertinents en fonction des filtres appliqués et des autorisations de document, tout en préservant une source unique de vérité pour chaque document.
Vous pouvez créer des « vues sauvegardées » personnalisées pour accéder rapidement et facilement à des documents spécifiques à tout moment. Voir Créer une vue enregistrée dans l’outil Gestion de documents. Tous les utilisateurs peuvent créer leurs propres vues personnelles, et les utilisateurs disposant d’autorisations « Admin » dans l’outil de gestion de documents peuvent créer des vues que tous les membres du projet pourront utiliser.
Outre les vues enregistrées, il existe également plusieurs façons de parcourir vos documents :
Appliquez des filtres et triez les résultats. Vous pouvez même filtrer par « Moi » pour voir les documents que vous avez créés ou mis à jour. Voir Rechercher et filtrer des documents dans l’outil de gestion de documents.
Afficher, masquer ou réorganiser n’importe quelle colonne de données. Voir Configurer votre affichage dans l’outil Gestion documentaire.
Les utilisateurs qui sont affectés à une étape du flux de travail d’approbation seront avertis par e-mail lorsque ce sera leur tour d’approuver un document. Aucune autre notification automatisée ne sera envoyée par l’outil de Gestion documentaire pour le moment.
Oui, les administrateurs et les utilisateurs disposant des autorisations appropriées peuvent afficher toutes les modifications apportées aux attributs et aux métadonnées d’un document, ainsi que la date à laquelle ces modifications ont eu lieu. Voir Afficher l’historique des changements des documents dans l’outil Gestion de documents.
Oui, vous pouvez ouvrir des fichiers de gestion de documents dans l’outil Plans. Au lieu de faire passer le même document par le processus de chargement complet dans les deux outils, faites-le une seule fois dans l’outil de gestion de documents. Ensuite, à partir du sélecteur de fichiers de l’outil Plans, recherchez ce document et importez-le rapidement avec toutes les métadonnées jointes. Pour en savoir plus, consultez Que se passe-t-il lorsque j’importe un fichier de gestion de documents dans l’outil Plans ?
Bien qu’il n’y ait pas encore d’intégrations avec des applications tierces, nous travaillerons en étroite collaboration avec nos partenaires tiers pour créer de nouvelles intégrations avec l’outil de gestion de documents.
Non, il n’y a pas d’intégration avec les outils Documents au niveau entreprise ou projet.
Non, il n’y aura pas de migration automatisée des données entre l’outil Documents et l’outil Gestion de documents. Si vous souhaitez transférer des données entre les deux outils, vous devrez télécharger des documents à partir de l’outil Documents et les charger dans l’outil de gestion de documents.
Chargement des articles connexes...