L’option d’importation des prévisions avancées est disponible dans l’outil Budget, sous l’onglet « Prévisions ». Pour activer cette fonctionnalité, rejoignez le programme bêta Prévisions : prévisions des revenus, pourcentages et valeurs réelles restantes via Procore Explore.
L’importation des prévisions avancées pour un budget permet aux chefs de projet et aux équipes financières d’importer en masse les courbes de distribution des flux de trésorerie et les périodes de prévision directement dans l’outil Budget d’un projet à l’aide d’un modèle ou d’un fichier Excel.
Au lieu d’ajouter manuellement des postes budgétaires et de configurer leurs dates de début, leurs dates de fin et leurs courbes de distribution prévisionnelles (telles que Chargement initial, Chargement de fin, Bell, Linéaire ou Manuel) ligne par ligne dans Procore, vous pouvez importer ces données pour mettre à jour plusieurs postes simultanément.
Autorisations utilisateur requises :
Autorisations de niveau « Admin » dans l’outil Budget du projet.
OU
Autorisations de niveau « Lecture seule » ou « Standard » dans l’outil Budget du projet avec les autorisations granulaires « Importer le budget à partir du fichier » et « Créer et modifier le montant du budget d’origine » activées dans votre modèle d’autorisations.
Si un utilisateur disposant des autorisations « Lecture seule » ou « Standard » dispose uniquement de l’autorisation granulaire « Importer le budget à partir du fichier », il ne peut importer qu’une prévision. Ils ne peuvent pas créer ou modifier manuellement les prévisions.
Si un utilisateur disposant des autorisations « Lecture seule » ou « Standard » dispose uniquement de l’autorisation granulaire « Créer et modifier le montant du budget d’origine », il peut uniquement créer ou modifier manuellement une prévision. Ils ne peuvent pas importer de prévisions.
Conditions préalables:
Type de fichier d’importation pris en charge :
XLSX
Informations complémentaires :
Pour créer de nouveaux postes, le fichier d’importation doit contenir des données dans les colonnes suivantes :
Code de coût
Type de coût
Date de début
date de fin
Courbe
Pour importer plusieurs postes avec le même code de coût, chaque poste DOIT avoir une assignation de type de coût différente. Par exemple:
02-300 - Terrassement, M, 30 000 $
02-300 - Terrassement, L, 10 500 $
Ne modifiez PAS , ne mettez PAS à jour ou ne modifiez PAS les données de la feuille de calcul « Champs de données de l’importateur » du modèle d’importation de prévisions. Cette feuille de calcul est fournie à titre de référence uniquement et présente les options disponibles pour la sélection dans les listes déroulantes de l’onglet « postes budgétaires ». Ces options reflètent ce qui était disponible pour la sélection sur votre projet Procore lorsque vous avez téléchargé le modèle d’importation.
Limitations:
Les fichiers de prévisions Procore exportés ne sont PAS pris en charge. Les fichiers d’exportation CSV et PDF contiennent des colonnes de données supplémentaires et ne peuvent pas être utilisés pour réimporter une prévision.
Le modèle d’importation de prévisions ne contient PAS de colonne « code budgétaire ». Au lieu de cela, Procore crée automatiquement des codes budgétaires sur votre projet lorsque vous saisissez la combinaison code de coût, type de coût et sous-projet (si activé) sur vos postes dans le modèle d’importation de prévisions. Pour en savoir plus sur les codes budgétaires, voir Qu’est-ce qu’un code budgétaire dans la SDP de Procore ?
Pour importer des données dans Procore, la base de données a besoin d’une colonne « Description » dans le modèle d’importation des prévisions. Vous pouvez laisser ce champ vide pour utiliser la description concaténée par défaut dans la structure de découpage du projet (SDP) de votre entreprise, ou vous pouvez saisir une description pour importer une description personnalisée. Pour en savoir plus sur le champ Description, voir Modifier les descriptions de codes budgétaires sur un projet.
Le nombre maximal de postes autorisés pour une importation de prévision individuelle est de 500.
Procore recommande de n’importer vos prévisions qu’une seule fois pour éviter d’écraser les valeurs des prévisions d’un projet. Si vous devez importer une prévision mise à jour, gardez les points suivants à l’esprit :
Tous les postes de la prévision précédemment importée seront inclus dans le nouveau modèle d’importation des prévisions.
L’importation d’une prévision mise à jour écrasera les valeurs existantes pour les postes correspondants.
Pour obtenir de l’aide lors d’une importation, e-mail : support@procore.com.
Accédez à l’outil Budget au niveau Projet.
Sélectionnez l’onglet Prévisions .
Sélectionnez une vue des prévisions dans la liste déroulante Vue .
Cliquez sur Importer.
Cliquez sur Télécharger le modèle Excel.
Le système télécharge une copie du fichier de Template.xlsx d’importation des prévisions dans le lieu de téléchargement spécifié par votre navigateur Web.
Saisissez toujours vos données de prévision dans le modèle Excel que vous avez téléchargé à partir de votre projet Procore.
Les colonnes du modèle d’importation de prévisions NE correspondent PAS aux colonnes du fichier d’exportation de prévisions généré avec les options de menu Exporter > CSV ou Exporter > PDF . Les fichiers du menu « Exporter » ne peuvent pas être importés dans l’outil Budget .
Avant de procéder à l’importation, il convient de prendre connaissance de cet avertissement important :
Le modèle d’importation de prévisions que vous avez téléchargé doit être utilisé pour l’importation. De plus, la disposition des colonnes et les en-têtes du modèle sont requis :
NE PAS renommer les en-têtes de colonne dans le modèle.
NE PAS ajouter, supprimer ou modifier l’ordre des colonnes de données dans le modèle.
Si vous prévoyez d’importer des postes budgétaires avec des codes de coût :
Chaque poste ajouté au modèle d’importation de budget doit inclure un code de coût.
Les codes de coût dans le modèle d’importation de prévisions doivent correspondre exactement aux codes de coût dans la structure de découpage du projet (SDP) de votre entreprise ou de votre projet.
Les codes de coût doivent être associés à au moins un (1) type de coût. Voir Ajouter des types de coûts d’entreprise et Assigner des types de coûts par défaut aux codes de coût. Cela vous permet de créer des codes budgétaires lors de l’ajout de postes. Voir Qu’est-ce qu’un code budgétaire dans la SDP de Procore ?
Vous pouvez importer une (1) poste budgétaire par combinaison code de coût/type de coût. Le but d’un poste budgétaire est d’afficher le montant total budgété pour chaque code budgétaire sur un seul poste. Les combinaisons code de coût/type de coût en double ne sont pas autorisées.
Il n’est pas nécessaire de supprimer les postes inutiles dont les champs Type de coût et Montant du budget sont vides. Si vous laissez ces lignes dans le modèle, Procore n’importera pas de données et ne créera pas d’éléments dans vos prévisions pour ces lignes .
Sur votre ordinateur, ouvrez le fichier Forecasting Import Template.xlsx téléchargé dans Microsoft Excel.
Cliquez sur la feuille de calcul Postes budgétaires .
Mettez à jour le poste budgétaire données sur chaque ligne comme suit :
Un astérisque (*) ci-dessous indique un champ obligatoire.
Certaines colonnes du modèle d’importation vous obligent à choisir une valeur pour vos postes dans une liste déroulante.
Sous-projet. Cette colonne n’apparaît que lorsque la fonctionnalité Sous-projets est active dans Procore. Voir Activer les sous-projets pour SDP. Choisissez le sous-projet dans la liste déroulante. Pour savoir comment ajouter des codes de sous-projets à Procore, consultez Ajouter des sous-projets à un projet.
Code de coût*. Choisissez le code de coût dans la liste déroulante : « Division-Code ». Par exemple, 02-200. Voir Quels sont les codes de coût par défaut de Procore ? et Ajouter des codes de coût d’entreprise.
Type de coût*. Choisissez le type de coût dans la liste déroulante. Par exemple, L = main-d’œuvre, E = équipement, M = matériaux, etc. Voir Quels sont les types de coûts par défaut de Procore ? et Ajouter des types de coûts d’entreprise.
La description. Laissez ce champ vide pour utiliser la description concaténée par défaut dans la structure de découpage du projet (SDP) de votre entreprise. Saisissez une description pour importer une description personnalisée. Pour en savoir plus sur le champ de description, voir Modifier les descriptions des codes budgétaires d’un projet.
Pourquoi laisser le chantier « Description » vide ? Pour importer des données dans Procore, la base de données nécessite la présence d’une colonne « Description » dans le modèle d’importation. Cependant, étant donné que Procore crée automatiquement une « Description » pour vous (après l’importation), il est important de toujours laisser les lignes de saisie de données dans la colonne « Description » vides.
date de début*. Saisissez une date de début pour la courbe de prévision que vous souhaitez appliquer.
Date de fin*. Saisissez une date de fin pour la courbe de prévision que vous souhaitez appliquer.
Courbe*. Saisissez le nom de la courbe de prévision que vous souhaitez appliquer dans l’onglet Prévisions de l’outil Budget du projet. Pour en savoir plus sur les options de courbe, voir Appliquer des courbes de prévision avancées.
Enregistrez vos modifications.
Remarque: choisissez toujours le format de fichier Classeur Excel (.xlsx) lors de l’enregistrement de votre données.
Retournez à l’outil Budget de votre projet.
Dans la section Fichier Excel , cliquez sur Charger un fichier ou faites glisser-déposer le modèle mis à jour.
Dans la fenêtre qui apparaît, sélectionnez votre fichier. Cliquez ensuite sur Ouvrir.
Cliquez sur Importer.
Révisez les données importées dans l’outil Budget du projet pour vérifier que les données de poste ont été importées comme prévu.
Optionnel: Si vous souhaitez modifier vos postes budgétaires, vous avez les choix suivants :
Ajoutez manuellement des postes budgétaires. Voir Ajouter un poste budgétaire.
Supprimez tous les postes budgétaires. Voir Supprimer un poste budgétaire.
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