Si votre projet a été mis à jour vers l’expérience améliorée de la gestion des appels d’offres, voir Créer un lot d’appels d’offres avec l’expérience améliorée de la gestion des appels d’offres pour connaître les étapes mises à jour.
L’outil Appels d’offres de Procore permet aux entreprises de distribuer des documents d’appel d’offres, de gérer des listes d’appels d’offres et d’inviter des candidats par e-mail. Une fois invités, les candidats peuvent se connecter à Procore pour récupérer les documents d’appel d’offres et soumettre leur offre.
Autorisations utilisateur requises :
Autorisations de niveau « Admin » dans l’outil Appels d’offres du projet.
Informations complémentaires :
Le projet n’a pas besoin d’être à l’étape d’appel d’offres pour créer un dossier d’appel d’offres.
Des autorisations de niveau « Admin » sont requises pour être assigné en tant que contact principal d’appel d’offres.
Confirmez les paramètres par défaut des dossiers d’appel d’offres dans l’outil Configurer les paramètres. Voir Configurer les paramètres avancés : Appels d’offres.
Accédez à l’outil Appels d’offres du projet.
Cliquez sur Créer un lot d’appel d’offres.
Saisissez les informations suivantes :
Remarque : les champs obligatoires sont indiqués par un astérisque (*).
Informations générales:
Titre du lot* : saisissez un titre pour votre lot d’appel d’offres (par ex. plomberie). Celui-ci apparaîtra sur la page de liste de l’outil Appels d’offres et dans l’e-mail envoyé à vos sous-traitants.
Numéro: entrez un numéro pour votre dossier d’appel d’offres. Si vous avez des dossiers d’appel d’offres existants, le numéro suivant de la séquence sera automatiquement renseigné dans ce champ.
Statut: Sélectionnez 'Ouvert' si le dossier d’appel d’offres est toujours en cours. Sélectionnez « Fermé » si l’appel d’offres a été attribué et fermé. Une fois qu’un appel d’offres est « fermé », les candidats ne peuvent pas voir les informations de l’appel d’offres.
Date d’échéance de l’appel d’offres* : définissez la date et l’heure auxquelles cet appel d’offres sera dû. Si vous recevez l’autorisation de prolonger l’appel d’offres, vous devrez modifier la date d’échéance de l’appel d’offres pour en tenir compte. Dans le cas contraire, les candidats pourraient ne pas être en mesure de saisir leurs montants s’ils tentent d’entrer leurs devis après la date d’échéance initiale de l’appel d’offres. Vous pouvez activer l’option permettant d’autoriser les soumissions d’appel d’offres après la date d’échéance. Voir Configurer les paramètres avancés : Répondre à un appel d’offres pour plus d’informations. Celui-ci apparaîtra sur l’e-mail d’invitation que vos sous-traitants recevront.
Remarque : Vous pouvez cocher la case à cocher À déterminer si la date d’échéance de l’appel d’offres est indéterminée.
Contacts du lot:
Contact principal pour l’appel d’offres* : indiquez un contact principal au nom duquel vous souhaitez que l’invitation à soumissionner soit envoyée.
Remarque : Le nom de l’contact principal apparaîtra sur l’invitation à soumissionner et sur toute correspondance, et recevra tous les e-mails d’appel d’offres au lieu de l’dossier d'appel d'offres créateur.
Groupe Cc d’appel d’offres: ajoutez à cette liste les membres qui seront informés des appels d’offres.
Description du projet: entrez la description qui apparaîtra dans l’e-mail d’invitation envoyé aux candidats invités.
Remarque : Vous pouvez définir un par défaut pour ce champ dans l’outil Administrateur Procore afin qu’il soit renseigné chaque fois que vous créez un dossier d'appel d'offres. Voir Définir la configuration des appels d’offres Par défaut Entreprise.
Directives d’appel d’offres: saisissez les directives qui apparaîtront sur la fiche de l'appel d'offres et incluez un lien vers la page d’assistance aux appels d’offres de Procore pour fournir aux candidats un accès rapide sur la façon de télécharger les documents d’appel d’offres.
Remarque : Vous pouvez définir un par défaut pour ce champ dans l’outil Administrateur Procore afin qu’il soit renseigné chaque fois que vous créez un dossier d'appel d'offres. Voir Définir la configuration des appels d’offres Par défaut Entreprise.
Informations préalable à l'offre:
DDR date limite: cliquez pour activer une date limite préalable à l'offre DDR.
Définissez une date et une heure.
Site Visite d'inspection: Cliquez pour activer préalable à l'offre Visite d'inspection.
Définissez une date et une heure.
Visites d’inspection Remarques: entrez les informations pertinentes sur la visite d’inspection.
Paramètres avancés:
Date d’attribution prévue: définissez la date d’attribution prévue du lot. Cette date apparaîtra sur la fiche de l’appel d’offres.
Emails de compte-à-rebours: activez le bouton à bascule et activez les emails de compte-à-rebours quotidiens, puis saisissez la date de début envoyée à tous les candidats qui n’ont pas répondu à l’appel d’offres, à partir du nombre de jours spécifié avant la date d’échéance.
Accepter les soumissions d'appel d'offres après la date d’échéance: cliquez si vous souhaitez autoriser les utilisateurs à soumettre une soumission d'appel d'offres après la date d’échéance spécifiée.
Activer répondre à un appel d'offres à l'aveugle: cliquez sur cette option si vous ne souhaitez pas voir les montants de l'appel d'offres ou recevoir d’e-mails de notification de répondre à un appel d'offres jusqu’à la date d'échéance. Voir Qu’est-ce qu’un appel d’offres à l’aveugle ?
Désactiver la soumission électronique des offres: cliquez sur pour les projets qui ne permettent pas aux sous-traitants de soumettre des offres par voie électronique.
Inclure les documents d’appel d’offres: cliquez si vous souhaitez inclure les documents d’appel d’offres sous forme de fichiers téléchargeables dans l’e-mail d’invitation au lot d’appel d’offres.
Message de confirmation de soumission de l'appel d'offres: saisissez le message qui sera envoyé aux candidats une fois qu’ils auront soumis leur offre.
Remarque : Vous pouvez définir un par défaut pour ce champ dans l’outil administrateur Procore afin qu’il soit automatiquement renseigné chaque fois que vous créez un dossier d'appel d'offres. Voir Définir la configuration des appels d’offres Par défaut Entreprise.
Cliquez sur Créer un lot d’appel d’offres.
Voir la section « Joindre les documents d’appel d’offres » ci-dessous si vous souhaitez joindre des fichiers au dossier d’appel d’offres.
Les lots d’appel d’offres contenant plus de 100 000 fichiers peuvent entraîner une dégradation des performances de l’application.
Remarque : Nous vous recommandons de créer un dossier désigné dans l’outil Documents du projet dans lequel charger les documents d’appel d’offres (par exemple, « Documents d’appel d’offres »). Voir Créer un dossier. Vous pouvez créer un nombre illimité de sous-dossiers pour chaque dossier d’appel d’offres et charger les documents pertinents dans chaque superficie. Voir Charger des Documents d’appel d’offres ou Charger des fichiers ou des dossiers dans l’outil Documents au niveau projet.
Sur la page Joindre des fichiers, ajoutez des fichiers à partir des outils suivants si nécessaire.
plan:
Click plan.
Sélectionnez Lots de plans actuels ou Lots de plans.
Cochez la case à cocher à côté des plans que vous souhaitez joindre.
Remarques :
Si vous avez activé les zones de plans, vous ne pouvez sélectionner des plans que dans une seule Superficie de plans à la fois. Voir Activer ou désactiver les zones de plans pour plus d’informations .
Lors de la sélection des plans, vous pouvez définir l’affichage sur vue en liste ou vignette.
Vous pouvez filtrer les plans par lot, discipline ou recherche par mot-clé.
Documents:
Cliquez sur Documents.
Cochez la case à cocher à côté des fichiers et dossiers que vous souhaitez inclure dans le dossier d’appel d’offres.
Cahier des charges:
Cliquez sur Cahier des charges.
Cliquez sur Spécifications actuelles ou Lots de spécifications.
Cochez la case à cocher à côté des dossiers de cahier des charges ou des cahiers des charges individuels que vous souhaitez joindre.
Remarque : Si l’outil Cahier des charges est activé sur le projet, les sélections de ce menu sont remplies avec les sections du cahier des charges de cet outil et s’afficheront sous forme de lien lors de l’enregistrement du dossier d’appel d’offres. Si l’outil Cahier des charges est désactivé sur le projet, les sélections de ce menu sont remplies avec les valeurs de l’outil Admin du projet.
Cliquez sur Joindre des fichiers.
Cliquez sur Ajouter des candidats.
Vous êtes alors dirigé vers l’onglet Candidats du dossier d’appel d’offres.
Sélectionnez vos candidats via l’une des manières suivantes :
Recherchez et filtrez les candidats que vous souhaitez ajouter au dossier d’appel d’offres. Voir Rechercher des candidats pour plus d’informations.
Ajoutez de nouveaux sous-traitants, fournisseurs et contacts spécialisés à votre Entreprise Annuaire. Voir Ajouter de nouvelles entreprises et de nouveaux contacts au Entreprise Annuaire à partir de l’outil Appels d’offres pour plus d’informations.
Voir Inviter des candidats.
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