Attribuer un appel d’offres et le convertir en contrat de sous-traitance ou en bon de commande

Avec Procore, vous avez désormais la possibilité de choisir de convertir l’offre initiale ou la version de l’offre nivelée en contrat de sous-traitance ou en bon de commande. Une fois qu’un appel d’offres (y compris un appel d’offres nivelé) est attribué et converti, vous pouvez immédiatement envoyer le contrat résultant par e-mail au fournisseur.

Si vous ne souhaitez pas encore créer de contrat, vous pouvez également attribuer un appel d’offres. Voir Soft Attribuer un appel d’offres.

• Autorisations utilisateur requises dans l’outil Appels d’offres du projet.

• Informations complémentaires :

  • Une fois l’offre convertie avec succès, l’outil Engagements du projet s’ouvre sur l’onglet Général du nouveau contrat. Les informations appropriées de l’offre gagnante sont automatiquement copiées dans le nouveau contrat.

  • Pour les entreprises utilisant l’outil Intégrations ERP : Afficher/Masquer

    • Les boutons Convertir en contrat sont pris en charge.

    • C’est important ! Pour synchroniser les données avec votre système ERP intégré, vous devez définir le type de coût du code de coût sur les contrats comme suit. (Voir Quels systèmes ERP intégrés prennent en charge le concept de « type de coût » ? pour plus d’informations .)

    • Trimble Spectrum (Spectre de trimble®): utilisez le type de coût par défaut code de coût défini pendant Trimble Spectrum (Spectre de trimble®) le processus de implémentation.

    • Trimble® Vista: accédez à l’outil Intégrations ERP, cliquez sur Configurer les paramètres , puis sélectionnez manuellement un type de coût par défaut code de coût pour Trimble® Vista.

    • QuickBooks® pour ordinateur de bureau: Le type de coût pour les contrats de sous-traitance doit toujours être défini sur Autre « O ».

    • QuickBooks® en ligne, Sage 100 Sous-traitant®, Sage 300 CRE®, Xero™:

      1. Accédez à l’outil Intégrations ERP .

      2. Cliquez sur Configurer les paramètres .

      3. Sélectionnez manuellement un type de coût par défaut code de coût pour le contrat.

• L’outil Engagements doit être activé pour pouvoir convertir les appels d’offres gagnants.

• Au moins un (1) appel d’offres doit être soumis par un candidat invité.

Lorsque vous attribuez un appel d’offres et que vous le convertissez en engagement, vous pouvez :

• Convertir un appel d’offres initial en engagement

• Convertir un appel d’offres nivelé en engagement

1. Accédez à l’outil Appels d’offres du projet.

2. Cliquez sur le nom du lot d’appel d’offres concerné.

3. Cliquez sur le nom de l’entreprise à laquelle vous souhaitez répondre à un appel d'offres.
   OU
   Cliquez sur l’icône points de suspension verticaux à côté de l’entreprise et passez à l’étape suivante.
   Remarque : L’entreprise sélectionnée doit avoir le statut « Récompensé ».
   

   

4. Cliquez sur le menu Candidat à l’attribution .

5. Sélectionnez Convertir en bon de commande
   OU
   Sélectionnez Convertir en contrat de sous-traitance.

6. Cliquez sur Attribuer et convertir.

7. Continuez jusqu’à compléter les détails de l’engagement ci-dessous.

1. Accédez à l’outil Appels d’offres du projet.

2. Cliquez sur le nom du lot d’appel d’offres concerné.

3. Cliquez sur le nom du formulaire d’appel d’offres.

4. Cliquez sur l’onglet Égalisation de l’appel d’offres .

5. Cliquez sur la vue Appels d’offres échelonnés .

6. Cliquez sur l’ellipse verticale à côté du nom de l’entreprise à laquelle vous souhaitez attribuer le fait de répondre à un appel d'offres.

7. Sélectionnez Convertir en contrat de sous-traitance
   OU
   Sélectionnez Convertir en bon de commande

8. Lorsque la fenêtre Attribuer un contrat d’appel d’offres et de conversion s’ouvre, choisissez parmi les options suivantes :

   • Enchère nivelée : Comprend uniquement les ajustements d’appel d’offres, les postes privés et les variantes les plus récents.

   • Appel d’offres envoyé: inclut l’offre originale soumise par ou au nom de vos candidats.
     

     

9. Cliquez sur Attribuer et convertir.

1. Dans l’onglet « Général » du contrat, cliquez sur l’onglet Ventilation des coûts . Pour en savoir plus, voir Ventilation des coûts.

2. Pour informer l’entreprise de l’appel d’offres retenu :

   1. Cliquez sur Contrat par e-mail.

   2. Dans l’onglet E-mails, renseignez les informations suivantes : Afficher/Masquer les détails

      • À: sélectionnez les noms des destinataires.

      • Cc: sélectionnez les noms des personnes qui doivent recevoir une copie de l’e-mail.

      • Privé: cochez la case à cocher si vous souhaitez que seuls les destinataires et les utilisateurs disposant d’une autorisation de niveau 'Admin' dans l’outil Engagements puissent voir l’e-mail. Il s’agit du paramètre par défaut.

      • Pièces jointes: ajoutez un ou plusieurs fichiers à l’e-mail. Le cas échéant, il est recommandé d’ajouter le formulaire de contrat officiel de votre entreprise en pièce jointe.

      • Message: saisissez le corps de votre e-mail. Il est recommandé de fournir des instructions claires à vos destinataires sur la façon dont les contrats et les documents doivent être signés. Votre message doit également inclure un rappel de retourner le contrat signé, qui peut facilement être ajouté en tant que pièce jointe à leur réponse par e-mail.
        Remarque : L’e-mail inclura automatiquement les détails du contrat.

   3. Lorsque vous êtes prêt à envoyer le contrat par e-mail, cliquez sur Envoyer.