Importer des actifs dans l’outil Actifs de l’entreprise

Vous pouvez importer des actifs pour créer de nouveaux enregistrements ou pour mettre à jour des enregistrements existants. En cas d’importation à partir de l’outil Actifs du projet, les actifs sont ajoutés à la fois à l’outil Actifs au niveau projet et niveau entreprise.

• Autorisations utilisateur requises

• Les champs obligatoires varient selon le type d'actif et l’ensemble de champs associé.

• L’ID d’actif doit être unique, car chaque instance individuelle est un actif physique distinct, généralement avec son propre numéro de série, et fait l’objet d’un suivi indépendant.

• Les enregistrements ayant le même ID d’actif sont mis à jour.

• Les types de champs suivants ne sont actuellement pas pris en charge dans l’importation Excel et sont exclus des modèles d’importation : Annuaire Utilisateur du projet (sélection unique), Annuaire Utilisateur du projet (sélection multiple), outil Champs Utilisateur (sélection unique) et Entreprise.

• Plusieurs importations peuvent être exécutées en même temps. Lorsque des doublons apparaissent entre les fichiers, la première version traitée est acceptée ; d’autres sont signalés.

• Erreurs

  • Si des entrées échouent, vous pouvez télécharger un fichier d’erreur répertoriant toutes les lignes ayant échoué, avec une raison d’erreur expliquant le problème spécifique à chaque saisie.

  • L’erreur « En-tête de colonne » est causée par un en-tête de colonne renommé ou modifié dans le modèle d’importation. Par exemple, la colonne « ID du type d’actif » doit être étiquetée exactement comme cela : des variations telles que « Code de type d’actif » entraîneront l’échec de l’importation. Téléchargez une nouvelle copie du modèle, conservez les en-têtes inchangés et relancez l’importation.

Vous devez configurer l’outil Ressources avant de les créer. Suivez le Guide de configuration des ressources ou configurez les paramètres suivants :

• Configurer les types d'actifs

• Configurer les champs par défaut pour les actifs

• Assigner des ensembles de champs configurables aux types d’actifs

• Configurer des groupes de statut pour les actifs

• Assigner des groupes de statut aux types d’actifs

• Créer de nouveaux actifs

• Mettre à jour les actifs existants

1. Accédez à l’outil Actifs de l’entreprise.

2. Cliquez sur Importer et sélectionnez Importer depuis Excel.

3. Sélectionnez Créer.

4. Indiquez si vous souhaitez télécharger un modèle par ensemble de champs ou avec les champs d’un type d'actif spécifique.

   1. Ensemble de champs : téléchargez un modèle avec un ensemble de champs spécifique.

      1. Sélectionner par ensemble de champs

      2. Sélectionnez l’Ensemble de champs.

   2. Type d’actif - Téléchargez un modèle pour un type d’actif spécifique.

      1. Sélectionnez Par type d’actif.

      2. Sélectionnez le type d’actif.

5. Ouvrez le modèle et suivez les instructions de l’onglet « Actifs ».

6. Préparez le fichier en vous basant sur les instructions.

   Champs standard Afficher/Masquer les champs

   • Tapez : Catégorie ou type de l’actif. Vous ne pouvez sélectionner un sous-type qu’à la fin d’une hiérarchie (un « nœud feuille »). Une fois que vous avez sélectionné un type, le formulaire est automatiquement mis à jour pour afficher des champs supplémentaires en fonction de l’ensemble de champs assignés à ce type de ressource.

   • Métier : Transaction associée à l’actif.

   • Nom : Nom descriptif de l'actif.

   • Pièce d’identité : Un code alphanumérique unique pour l'actif. Ce code doit être unique dans l’ensemble de l’entreprise.

   • Statut : statut opérationnel actuel de l’actif. Ce champ reste désactivé jusqu’à ce qu’un type de ressource soit sélectionné. Une fois le type choisi, la liste déroulante est renseignée avec les statuts définis dans le groupe de statuts assigné à ce type d’actif.

   • Crédit photo : Une photo de remplacement ou représentative. Le chargement d’une nouvelle photo remplacera la photo existante.

   • Lieu : lieu physique de l'actif dans la hiérarchie des lieux du projet.

   • Latitude : Coordonnée de latitude de l'actif pour prendre en charge le positionnement basé sur une carte.

   • Longitude: coordonnée de longitude de l'actif pour prendre en charge le positionnement basé sur une carte.

   • La description : Des détails ou des notes supplémentaires pour décrire l’actif et fournir un contexte supplémentaire.

7. Enregistrez le fichier.

8. Sélectionnez le fichier.

   • Cliquez sur Joindre un fichier et sélectionnez le fichier d'actifs préparé.

   • Glissez-déposez le fichier d'actifs préparé de votre ordinateur vers la zone de téléchargement.

9. Cliquez sur Importer.

1. Accédez à l’outil Actifs de l’entreprise.

2. Cliquez sur Importer et sélectionnez Importer depuis Excel.

3. Sélectionnez Mettre à jour l’existant.

4. Mettre à jour un modèle précédemment importé avec les nouvelles informations.

   Champs standard Afficher/Masquer les champs

   • Tapez : Catégorie ou type de l’actif. Vous ne pouvez sélectionner un sous-type qu’à la fin d’une hiérarchie (un « nœud feuille »). Une fois que vous avez sélectionné un type, le formulaire est automatiquement mis à jour pour afficher des champs supplémentaires en fonction de l’ensemble de champs assignés à ce type de ressource.

   • Métier : Transaction associée à l’actif.

   • Nom : Nom descriptif de l'actif.

   • Pièce d’identité : Un code alphanumérique unique pour l'actif. Ce code doit être unique dans l’ensemble de l’entreprise.

   • Statut : statut opérationnel actuel de l’actif. Ce champ reste désactivé jusqu’à ce qu’un type de ressource soit sélectionné. Une fois le type choisi, la liste déroulante est renseignée avec les statuts définis dans le groupe de statuts assigné à ce type d’actif.

   • Crédit photo : Une photo de remplacement ou représentative. Le chargement d’une nouvelle photo remplacera la photo existante.

   • Lieu : lieu physique de l'actif dans la hiérarchie des lieux du projet.

   • Latitude : Coordonnée de latitude de l'actif pour prendre en charge le positionnement basé sur une carte.

   • Longitude: coordonnée de longitude de l'actif pour prendre en charge le positionnement basé sur une carte.

   • La description : Des détails ou des notes supplémentaires pour décrire l’actif et fournir un contexte supplémentaire.

   
   Remarque : Vous pouvez également télécharger le modèle de cet actif sous l’option Créer et ajouter des lignes pour les enregistrements que vous souhaitez mettre à jour. Une fois importés, les enregistrements avec un ID d’actif correspondant seront mis à jour dans le registre des entreprises.

5. Sélectionnez le fichier.

   • Cliquez sur Joindre un fichier et sélectionnez le fichier d'actifs préparé.

   • Glissez-déposez le fichier d'actifs préparé de votre ordinateur vers la zone de téléchargement.

6. Cliquez sur Importer.