Meilleures pratiques
Planification
Étant donné que Correspondance est très flexible, il est important d’établir un plan complet à l’avance afin que vous puissiez vous assurer que vous l’utilisez d’une manière efficace qui répond le mieux aux besoins de vos équipes.
Éléments à prendre en compte
Sondez les intervenants internes. Vous pouvez créer plusieurs types de correspondance : obtenez l’avis des équipes sur les types les plus essentiels ou bénéfiques pour leurs projets.
Identifiez les processus adaptés. Pour un processus donné, si vous répondez « oui » aux questions ci-dessous, la correspondance est probablement un bon choix.
Ce processus est-il basé sur le partage d’informations et la communication avec d’autres parties prenantes ? Avez-vous besoin que les parties prenantes soient responsables de la réception ou de la réponse à ces informations ?
Ce processus est-il actuellement géré par e-mail, ou même par téléphone/SMS ?
Serait-il avantageux pour votre entreprise de formaliser et de centraliser la communication autour de ce processus ?
Y a-t-il un risque de perte de temps ou d’argent si ce processus n’est pas suivi ou enregistré correctement ?
Avez-vous des modèles existants que vous utilisez pour ce processus ?
Terminez-vous actuellement ce processus en dehors de Procore ou dans l’un des outils personnalisés de Procore ?
Est-il nécessaire de lier ce processus aux DDR et aux événements de changement pour un suivi et un suivi complets ?
Ce processus gagnerait-il à être lié à une annotation de plan ?
Évaluez la situation dans son ensemble. Établissez votre plan pour les types de correspondance et leurs données associées, afin de vous assurer que vous utilisez Correspondance de manière efficace, sans redondance et d’une manière qui aura du sens pour vos équipes et vos processus.
Déploiement
Un déploiement et une adoption réussis nécessitent que les équipes participent et commencent à utiliser la nouvelle fonctionnalité. Cela signifie que les gens doivent connaître la fonctionnalité, ses attentes en termes d’utilisation et savoir où trouver de l’aide et des commentaires !
Éléments à prendre en compte
Socialisez. Assurez-vous que les équipes de projet connaissent les types de correspondance que vous avez configurés et clarifiez les attentes relatives à l’utilisation de Correspondance. Faites des annonces générales et offrez des opportunités de questions/réponses (idéalement, plus d’une fois). Mettez à jour les manuels de procédures de l’entreprise en conséquence.
Entraînez-vous. Si vos équipes ont besoin d’une formation sur la correspondance, dirigez-les vers le site d’assistance Procore ou vers l’icône d’aide intégrée à l’application, la page des webinaires, ou contactez votre point de contact Procore pour demander une formation personnalisée.
Recueillez des commentaires. Gardez une ligne de communication ouverte avec les équipes de projet afin d’obtenir des commentaires directs sur ce qui fonctionne bien ou sur les domaines où vous souhaitez apporter des ajustements.
Utilisez des rapports et des tableaux de bord. Surveillez le nombre et le statut des correspondances dans l’ensemble des projets afin d’identifier les domaines dans lesquels améliorer l’adoption, clarifier les attentes ou apporter des changements à vos modèles.