Cette page décrit les bonnes pratiques recommandées pour l’importation de livrables dans Procore. Cliquez ici pour voir des tutoriels, des vidéos et plus d’informations sur l’outil Livrables du projet.
Afin de tirer le meilleur parti de l’outil Livrables, vous devez vous assurer que toutes vos configurations au niveau projet sont en place avant de créer des livrables. Cet article passera en revue les meilleures pratiques pour les paramètres les plus importants. Tu es prêt?
L’activation de certaines configurations fournit des fonctionnalités supplémentaires pour garantir que vos livrables sont traités aussi efficacement que possible.
Si vous souhaitez définir ces configurations par défaut pour tous les nouveaux projets, la plupart de ces paramètres seront reportés dans un modèle de projet. Voir Qu’est-ce qu’un modèle de projet ? et Qu’est-ce qui est copié dans un nouveau projet lors de l’application d’un modèle de projet ?
Ce paramètre active une option permettant de préfixer le numéro de livrable et la révision avec la section du cahier des charges liée. Par exemple, si une section du cahier des charges #03 30 00 est identifiée dans le champ Section du cahier des charges d’un livrable, le numéro de livrable (comme #007) et le numéro de révision (comme #01) seront formatés comme #03 30 00-007.01 lorsque le paramètre est activé. Si le paramètre n’est pas activé, le numéro de livrable et le numéro de révision seront formatés comme #007.01.
De plus, les livrables de chaque section du cahier des charges sont numérotés de manière séquentielle et indépendante des livrables d’une autre section du cahier des charges lorsque ce paramètre est activé. Par exemple:
Section du cahier des charges : 03 30 00
#03 30 00-001 : Conception d’un mélange de béton
#03 30 00-002 : Données Produit
#03 30 00-003 : Disposition du joint de dilatation
Section du cahier des charges : 07 45 00
#07 45 00-001 : Données Produit
#07 45 00-002 : Echantillons
Une fois ce paramètre activé et les livrables créés, nous vous déconseillons de le désactiver. Cela entraînera probablement des numéros de livrables en double.
Les dates d’échéance dynamiques sont une configuration facultative mais recommandée qui définit des durées d’étape de flux de travail au lieu de dates d’échéance fixes. Cela garantit que chaque étape du flux de travail et chaque rôle dispose d’un délai contractuel pour examiner et répondre à chaque élément de livrable. Au fur et à mesure que les étapes du flux de travail sont terminées, la date d’échéance de l’étape suivante s’ajuste automatiquement vers l’avant (si l’étape précédente était en retard) ou vers l’arrière (si l’étape précédente était en avance) pour toujours respecter les durées définies. Les règles de retard s’appliquent toujours si les étapes du flux de travail ne répondent pas à leur date d’échéance. Voir Que sont les dates d’échéance d’approbation dynamique ?
Nous vous recommandons d’activer la configuration « Dates d’échéance d’approbation dynamique » avant de créer et d’utiliser des modèles de flux de travail de livrable.
Les dates d’échéance du flux de travail des livrables sont conformes aux paramètres Jours ouvrables du projet. Voir Définir les jours ouvrables du projet.
Les rappels par e-mail pour les livrables en retard ne seront pas envoyés une fois que le livrable est en retard de 45 jours.
Les calculs du planning des livrables sont une fonctionnalité facultative mais fortement recommandée qui affiche les dates d’étape pertinentes pour un élément de livrable. Ces champs sont les suivants :
Date requise sur place : Un champ de saisie utilisateur indiquant la date à laquelle le livrable doit être installé ou utilisé sur site.
Delai: Un champ d’entrée d’utilisateur pour le nombre de jours civils dont le livrable a besoin pour le traitement, la fabrication et l’expédition.
Temps de révision de l’équipe de conception : Un champ d’entrée d’utilisateur pour les jours civils alloués aux équipes externes pour réviser et approuver le livrable.
Temps d’examen interne : Un champ d’entrée d’utilisateur pour les jours civils alloués aux équipes internes pour examiner le livrable.
Date de retour prévue : Champ généré par le système pour afficher la date d’étape à laquelle vous avez besoin qu’un livrable approuvé par vos réviseurs externes respecte le jalon de date requis sur site, également appelé « date d’échéance ».
Le calcul utilisé pour le déterminer est le suivant : Date requise sur site - Délai
Date prévue d’achèvement de l’examen interne : Un champ généré par le système pour afficher la date d’étape à laquelle vous avez besoin qu’un livrable révisé par vos réviseurs internes respecte le jalon de date requis sur site.
Le calcul utilisé pour le déterminer est le suivant : Date requise sur le site - Délai - Temps de révision de l’équipe de conception
Date prévue pour « Soumettre avant le » : Un champ généré par le système pour afficher la date d’étape à laquelle vous souhaitez qu’un livrable soit soumis à partir de votre rôle de soumissionnaire pour atteindre le jalon de date requis sur site.
Le calcul utilisé pour le déterminer est le suivant : Date requise sur le site - Délai - Temps de révision de l’équipe de conception - Temps de révision interne
Ces champs permettent de calculer rétrospectivement les dates d’échéance planifiées pour chaque membre du processus de flux de travail en fonction des dates spécifiques requises sur site, des délais et des temps de révision alloués. Ce paramètre facilite la création de rapports sur la progression d’un livrable afin de déterminer s’il est sur la bonne voie.
Lorsque l’option « Calculs du planning des livrables » est activée :
Saisissez d’abord une date dans le champ Date requise sur le chantier .
Ensuite, saisissez les jours dans le champ Délai . Par exemple, si vous saisissez 10 jours, le système ajoutera automatiquement la date de retour prévue en soustrayant le délai de 10 jours de la date requise sur site.
Il en va de même pour les dates saisies dans le champ Temps de révision de l’équipe de conception . Par exemple, si vous saisissez 7 jours, le système soustrait 7 jours à la Date de retour planifiée pour calculer la saisie automatique de la Date prévue d’achèvement de la révision interne.
Enfin, saisissez les jours dans le champ Temps de révision interne . Par exemple, si vous saisissez 5 jours, le système soustrait 5 jours à la date de l’heure de révision interne pour calculer automatiquement la date prévue pour « Soumettre avant le ».
Ces champs ne sont donnés qu’à titre indicatif. Elles n’ont pas d’impact sur les autres champs ni ne se synchronisent avec eux, y compris les dates d’échéance du flux de travail.
Pour éviter toute confusion et éliminer les données en double, pensez à masquer le champ de date standard « Soumettre avant le » dans l’ensemble de champs de l’outil Livrable. Voir Quels champs de l’outil Livrables peuvent être configurés comme obligatoires, facultatifs ou masqués ?
Ces calculs supposent un scénario parfait sans révision de livrable. Veillez à tenir compte du nombre de révisions potentielles lors de la détermination des dates d’échéance réelles du flux de travail.
L’affichage de ces informations vous permet d’ajouter et de référencer ces dates importantes lors de la création de votre flux de travail afin de vous assurer que votre livrable est approuvé à la date requise sur le chantier. Voir Activer les calculs du planning des livrables et Configurer les calculs du planning des livrables.
Ce paramètre est fortement recommandé. Lorsqu’elles sont activées, les réponses de livrable « Rejeter » ou « Réviser et soumettre à nouveau » d’un approbateur de flux de travail acheminent automatiquement la responsabilité vers le gestionnaire des livrables pour déterminer l’étape suivante.
Le gestionnaire des livrables sera informé par e-mail qu’il est désormais l’utilisateur responsable en raison d’une réponse « Rejeter » ou « Réviser et renvoyer ». Lorsque la responsabilité est acheminée vers le gestionnaire des livrables, celui-ci peut choisir de :
Fermez le livrable et créez une révision si vous le souhaitez.
Retournez le responsable à l’étape précédente du flux de travail.
Reprenez le flux de travail.* Lorsqu’un flux de travail reprend, il reprend là où il s’était arrêté. Par exemple :* Si la réponse « Rejeter » ou « Réviser et renvoyer » a été saisie sur une étape sans autres approbateurs, le flux de travail passe à l’étape suivante. S’il n’y a pas d’étape suivante, le flux de travail se termine.* Si la réponse « Rejeter » ou « Réviser et renvoyer » a été saisie à une étape avec plusieurs approbateurs requis qui n’ont pas encore répondu, le flux de travail reprendra à la même étape afin que les autres approbateurs requis puissent répondre.
Cette fonctionnalité s’applique également à toutes les réponses personnalisées mappées aux types de réponse « Rejeter » ou « Réviser et renvoyer ».
Lorsque le gestionnaire des livrables choisit de rétablir une étape précédente du flux de travail, aucune des informations de l’étape (pièces jointes, réponse, commentaires, dates d’envoi/retour) n’est supprimée. Ces éléments peuvent être modifiés, mais les informations d’origine ne sont pas stockées dans le livrable. Les actions de modification sont enregistrées dans l’historique des modifications, mais ne sont pas signalées dans les outils de création de rapports. Si la conservation des données historiques est importante pour vous, nous vous recommandons de fermer et de distribuer le livrable et de créer une nouvelle révision au lieu de revenir à une étape précédente.
Ce paramètre simplifie les flux de travail et élimine les révisions inutiles. Pour les interactions entre le Soumissionnaire et l’Approbateur, le Gestionnaire des livrables a la possibilité de traiter une soumission incorrecte de l’Soumissionnaire avant qu’elle ne puisse passer à l’approbateur suivant.
Pour les flux de travail comportant plusieurs étapes d’approbateur, il n’est plus nécessaire d’insérer une étape supplémentaire dédiée au gestionnaire des livrables entre les étapes d’approbateur afin de s’assurer qu’une réponse « Rejeter » ou « Réviser et renvoyer » ne passe pas à l’étape suivante.
Ces paramètres régissent les rôles de livrable qui seront copiés sur les notifications par e-mail résultant d’une action de livrable spécifique. Ces notifications peuvent être configurées selon les besoins pour modifier le nombre de notifications envoyées. Voir Qui reçoit un e-mail lorsqu’un livrable est créé ou mis à jour ?
Ces paramètres ne contrôlent pas les e-mails « Action requise » envoyés aux utilisateurs de Responsable.
Ces rôles identifient les actions spécifiques requises de la personne assignée sur un élément de livrable. Les rôles et leurs actions spécifiques sont les suivants :
Soumissionnaire : en tant que première étape facultative mais recommandée du flux de travail, le rôle de soumissionnaire est responsable de la soumission de la documentation demandée. Plusieurs utilisateurs peuvent être ajoutés au rôle « Soumissionnaire », mais il ne peut y avoir qu’une seule étape de Soumissionnaire dans un flux de travail.
Approbateur: Ces utilisateurs sont responsables de répondre à l’élément de livrable. Les options de réponse peuvent être configurées dans les configurations de l’outil Livrables du projet. Voir Gérer les réponses personnalisées aux livrables.
Réviseur: Ce rôle est généralement utilisé pour donner au rôle d’approbateur la flexibilité nécessaire pour envoyer un élément pour révision à un autre utilisateur qui n’a pas été précédemment ajouté à la même étape du flux de travail. Un approbateur ne peut le faire que lorsque l’élément est dans sa ligne de mire. Une fois que l’élément lui est transféré, le réviseur peut prendre des mesures de réponse similaires à celles d’un approbateur. La responsable revient à l’approbateur pour sa réponse finale. Voir Transférer un livrable pour révision.
Pour créer efficacement des flux de travail de livrable, assurez-vous que les soumissionnaires, les approbateurs et les réviseurs ont tous été ajoutés à l’annuaire du projet. Voir Ajouter un compte utilisateur à l’annuaire du projet.
Voir Livrables - Diagrammes de flux de travail pour obtenir un aperçu de la façon dont ces rôles fonctionnent ensemble dans le cycle de vie d’un livrable.
Ces paramètres vous permettent de personnaliser les réponses qui peuvent être utilisées par les réviseurs et les approbateurs. Par exemple, vous pouvez ajouter « Révisé » comme réponse préférée de votre projet au lieu de « Approuvé ». Les administrateurs de livrables peuvent créer jusqu’à 12 réponses personnalisées pour chaque réponse par défaut, à l’exception de « En attente » et « Soumis » qui autorisent chacune une réponse personnalisée. Les réponses personnalisées ne peuvent pas être supprimées si elles sont utilisées sur un livrable. Elles peuvent être modifiées, mais notez que la réponse modifiée remplacera la réponse précédente dans tous les endroits où la réponse précédente a été utilisée. Voir Gérer les réponses Personnalisé Livrable.
Tout au long d’un projet, les équipes réutilisent constamment le même flux de travail pour plusieurs livrables. Les équipes doivent être en mesure de définir ces flux de travail en tant que modèles et de les appliquer si nécessaire, plutôt que d’avoir à recréer manuellement le même flux de travail pour plusieurs livrables. Si un ingénieur de projet doit créer le même flux de travail sur 10 éléments différents, cela représente beaucoup de temps supplémentaire consacré à l’exécution d’une action répétitive. Grâce à cette fonctionnalité, les modèles peuvent être créés et réutilisés selon les besoins.
Étant donné que les étapes du flux de travail de livrable sont assignées à des utilisateurs spécifiques et qu’aucune étape ne peut être « annulée », il est probable que vous créiez de nouveaux modèles lorsque vous rachetez des portées des travaux.
Si vous préférez éviter de créer plusieurs modèles de flux de travail pour chaque routage unique, vous pouvez créer des modèles de flux de travail partiels contenant uniquement les rôles principaux du flux de travail. Une fois les modèles de flux de travail appliqués, les étapes restantes peuvent être ajoutées et toutes les étapes existantes peuvent être modifiées. Nous suggérons généralement de créer des modèles de flux de travail sans rôle de soumissionnaire, de sorte que vous n’avez pas besoin de créer un modèle pour chaque sous-traitant responsable. Cela fonctionne particulièrement bien si tous les flux de travail de livrable sont les mêmes.
Une fois le flux de travail d’un livrable terminé, la responsabilité revient automatiquement au gestionnaire des livrables. Cependant, aucune date d’échéance n’est associée à ce responsable et aucune notification de retard n’est envoyée. Si vous préférez vous assurer que le gestionnaire des livrables distribue le livrable en fonction d’une date d’échéance, ajoutez cet utilisateur comme dernière étape du flux de travail.
La création de modèles de flux de travail vous fait gagner du temps et garantit que les équipes requises examinent les éléments de livrable dans le bon ordre. Voir Gérer les modèles de flux de travail de livrable.
Maintenant que les configurations de livrables de votre projet sont en place, vous pouvez commencer à créer des livrables. Les méthodes les plus rapides pour créer un registre des livrables consistent à utiliser le générateur de livrables de Procore ou Imports de livrables. Pour plus d’informations et de recommandations sur l’utilisation de ces méthodes, consultez les sections Meilleures pratiques : Générateur de livrables et Meilleures pratiques : importations de livrables.