Un contact de facturation a-t-il besoin d’une invitation à facturer pour soumettre une facture ?

Non. Un contact de facturation dispose de plusieurs options pour créer une facture.

Il existe deux façons de répondre à une « invitation à facturer » en tant que contact de facturation : (1) à partir de l’e-mail « Invitation à facturer » ou (2) à partir de l’outil Engagements au niveau projet du collaborateur en amont. Utilisez la deuxième option lorsque vous savez que vous disposez des autorisations de contact de facturation, mais que l’invitation à facturer est manquante ou perdue.

Lorsque vous répondez à une invitation, vous pouvez l’accepter ou la refuser comme suit :

• Pour répondre à un e-mail « Invitation à facturer » : Afficher/Masquer

  • 1. Ouvrez votre e-mail Boîte de réception.

    2. Recherchez l’e-mail dont l’objet est « Nom du projet : le nom de l’utilisateur vous a invité à facturer ».

    3. Ouvrez l’invitation à facturer.
       
       
       

    4. Vérifiez les détails de la facture :

       • engagement. Indique le numéro et le nom de l’engagement.

       • Type de facture. Indique le type de facture. Voir Configurer les paramètres : Facturation.

       • période de facturation. Plage de dates pour la période de facturation ouverte.

       • Invité par. Le nom et le prénom de l’expéditeur. En règle générale, il s’agit de l’administrateur des factures.

       • date d'échéance. La date à laquelle votre facture est due. Les contacts de facturation ne peuvent pas créer ou soumettre une facture dans le projet Procore après cette date.

    5. Cliquez sur l’un de ces boutons pour répondre à la question Voulez-vous facturer cette période ? Invite :

       • Oui. Acceptez l’invitation et envoyez une facture. Le facture statut devient alors Accepté. Continuez avec les étapes de Soumettre une nouvelle facture en tant que contact de facturation.

       • Non. Refusez l’invitation si vous ne souhaitez pas soumettre de facture pour la période de facturation ouverte. Le facture statut devient alors Refusé.

• Pour répondre à une « invitation à facturer » dans l’outil Engagements : Afficher/Masquer

  • Accédez à l’outil Engagements du projet.

  • Recherchez l’engagement auquel vous avez été ajouté en tant que contact de facturation.

  • Sous Voulez-vous facturer cette période ?, indiquez votre intention de soumettre une facture en cliquant sur le bouton Oui.
    

  • Cliquez sur le bouton Publier une réponse .

Comment le rôle de contact de facturation est-il attribué aux utilisateurs ?

Pour ajouter un contact de facturation, un utilisateur autorisé de l’entreprise gérant l’engagement dans le projet Procore doit :

1. Ajoutez l’entreprise de contrat de sous-traitance à l’Annuaire des entreprises. L’entreprise sous-traitante correspond à « l’Entreprise sous-traitante » sur un engagement. Voir Ajouter un Entreprise au Entreprise Annuaire. L’utilisateur qui sera le contact de facturation doit être ajouté à l’entreprise. Voir Ajouter des utilisateurs à l’entreprise.

    Notes 

   • Optionnel. Vous pouvez sélectionner un (1) utilisateur comme contact de facturation par défaut dans un enregistrement d’entreprise. Voir Ajouter une entreprise à l’annuaire de l’entreprise.

2. Accorder au compte utilisateur du contact de facturation des autorisations de niveau « Lecture seule » dans l’outil Niveau projet Engagements. Procore recommande de gérer les autorisations de contact de facturation à l’aide d’un modèle d’autorisation de projet. Voir Modifier un modèle d’autorisations de projets.

3. Ajoutez l’entreprise sous-traitante et le contact de facturation à l’engagement. Voir Ajouter des contacts de facturation à un bon de commande ou à un contrat de sous-traitance.

4. Facultatif. Configurez des notifications par e-mail facultatives pour le contact de facturation :

   • Pour envoyer une notification par e-mail lorsque le statut d’une facture passe à « Approuvé », voir Configurer les paramètres : Facturation.

Quand Procore envoie-t-il une invitation à facturer ?

Lorsqu’un administrateur des factures pour le compte d’entreprise Procore crée une nouvelle période de facturation, cet utilisateur a la possibilité d’envoyer une invitation de facturation automatique à toute personne qui est (1) nommée sur la liste « Privée » de la facture ou (2) membre de la liste « Contact de facturation » par défaut de l’outil Engagement. Voir Ajouter des contacts de facturation à un bon de commande ou à un contrat de sous-traitance.

Que se passe-t-il si mon invitation à facturer est perdue ou manquante ?

• Les droits de soumission des factures ne peuvent être accordés que par un administrateur des factures. Contactez le collaborateur en amont pour confirmer que vous avez été ajouté en tant que contact de facturation sur votre engagement. Voir Ajouter des contacts de facturation à un bon de commande ou à un contrat de sous-traitance.

• Si vous ne trouvez pas votre invitation à facturer (bien que vous disposiez d’autorisations suffisantes), il se peut que l’administrateur ne l’ait pas envoyée. Un contact de facturation peut toujours créer une nouvelle facture pour son engagement dans l’outil Engagements. Voir Un contact de facturation a-t-il besoin d’une invitation à facturer pour soumettre une facture ?

• Si vous n’avez pas les droits de soumission des factures, contactez le collaborateur en amont. Certains administrateurs préfèrent collecter votre facture sous forme papier ou numérique et la créer en votre nom dans leur projet Procore. Contactez-les pour obtenir des instructions supplémentaires.

• Créer une facture de sous-traitant