(Bêta) Planifier un modèle de flux de travail personnalisé

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Contexte

Avant de se lancer dans une nouvelle personnalisé flux de travail, Procore vous recommande de créer un plan initial ou un croquis de votre processus de flux de travail existant. Ces étapes de planification initiale n’ont pas besoin d’être compliquées. Cependant, le mettre par écrit est une bonne pratique, car cela vous aide à rassembler les détails dont vous avez besoin pour que votre personnalisé flux de travail réponde à vos exigences.

Lorsque vous planifiez votre personnalisé flux de travail, il est utile de comprendre d’abord le processus existant actuellement utilisé dans les comptes Procore de votre entreprise. Il est également important de travailler avec vos parties prenantes, afin de vous assurer que votre nouvelle personnalisé flux de travail répond aux besoins et conditions spécifiques de votre entreprise.

Éléments à prendre en compte

  • Autorisations utilisateur requises :

    • Cette étape de planification n’est pas réalisée dans l’application Web Procore.

Conditions préalables

Steps

Create a Plan for Your Custom Workflow

In this tutorial, we asked ourselves the following questions in order to develop a custom workflow for subcontractor invoices. You can use this planning document as a guide for developing your own plan. Because every company and project can be different, the plans you develop in your environment will be different.

Question

Exemple

Quel est l’objectif du flux de travail ?

Pour acheminer les factures de sous-traitant par le biais des conditions d’approbation et du processus d'approbation de notre entreprise.

Quelle action déclenche le lancement du flux de travail ?

Un contact de facturation d’une « Entreprise sous-traitante » soumet une facture de sous-traitant remplie dans le formulaire d’ébauche à notre projet Procore.

Quelle(s) action(s) signifie(nt) la fin du flux de travail ?

  • Pour les factures inférieures à 100 000,00 USD, un chef de projet (CP) approuve la facture de sous-traitant pour le paiement.

  • Pour les factures inférieures à 1 000 000,00 USD, un vice-président (VP) approuve la facture de sous-traitant pour le paiement.

  • Pour les factures d’au moins 10 000 000,00 USD, un directeur approuve la facture de sous-traitant pour le paiement et le statut de la facture changements à « Approuvé ».

Quelles sont les actions et décisions clés du flux de travail ?

  • An invoice creator submits a 'Draft' invoice. Depending on who has permission to create an invoice, a creator can be:

    • An invoice contact at a 'Contract Company' who submits a 'Draft' invoice in response to an 'Invite to Bill'.
      OR

    • An invoice administrator at your company creates a subcontractor invoice on behalf of the invoice contact.

  • A Project Manager must review the 'Draft' invoice. Upon receipt of the invoice, an approval response is defined by the Project Manager changing the subcontractor invoice status to 'Under Review'.

    • If the invoice is less than the amount defined by our company's signature conditions, the invoice's status will change to 'Approved'. If it is greater than the amount defined by our company, the invoice must be routed to a Vice President.

    • If the Project Manager returns the invoice to the invoice contact, the status will move to 'Revise and Resubmit' and the invoice contact will then revise the invoice and resubmit it to the Project Manager.

  • A Vice President must review the invoice in the 'Under Review' status.

    • If the invoice is less than the amount defined by our company's signature conditions for an Executive, an approval response is defined by the Vice President changing the invoice's status to 'Approved.'

    • If the invoice is greater than the amount defined by our company, it must be routed to an Executive.

Dans tous vos projets Procore, quels rôles sont responsables de la réalisation de chaque action du flux de travail ?

  • Facture Créateur (par exemple, un contact de facturation et/ou un administrateur des factures )

  • Chef de projet

  • Vice-président

  • Directeur

Qui doit être informé de la fin d’une action ? Remarque : il peut s’agir de personnes qui ne sont pas responsables de l’exécution des actions dans le flux de travail.

  • Lorsqu’un Facture Créateur soumet un facture pour demander paiement, un chef de projet doit en être informé.

  • Lorsqu’un chef de projet approuve une facture, le contact de facturation et les comptables doivent en être informés.

  • Lorsque le montant de la facture dépasse les conditions de signature définies pour un chef de projet, le vice-président doit en être informé.

  • Lorsqu’un chef de projet renvoie une facture, le contact de facturation doit en être informé.

  • Lorsqu’un vice-président rejette une facture, le contact de facturation et le chef de projet doivent en être informés afin que la facture puisse être révisée.

  • Lorsqu’un vice-président approuve une facture, le contact de facturation, les comptables et le chef de projet doivent en être informés.

  • Lorsque le montant de la facture dépasse les conditions de signature définies pour un vice-président, le directeur et le chef de projet doivent en être informés.

  • Lorsque le directeur approuve une facture, le contact de facturation, les comptables et le chef de projet doivent en être informés.

  • Lorsque le directeur renvoie une facture, le contact de facturation et le chef de projet doivent en être informés afin que la facture puisse être révisée.

Quels sont les rôles et les groupes qui doivent être informés des actions ? Remarque : répertoriez-les tous.

  • Facture Créateur (par exemple, un contact de facturation et/ou un administrateur des factures )

  • Chef de projet

  • Comptables

  • Vice-président

  • Directeur

Voir aussi

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